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Job title efficaci: consigli ed esempi pratici

Conosciamo bene il problema: riassumere tutte le sfumature di una posizione lavorativa in un job title è un compito davvero difficile, se non impossibile. Il job title è un biglietto da visita e – poiché nessuno ama presentarsi con un titolo di lavoro in cui non si identifica – definirne uno, sia in fase di recruiting sia in fase di avanzamento di carriera, non è certamente un’attività da prendere alla leggera. Semplificando al massimo, il titolo lavorativo è una designazione professionale del ruolo che una persona assume e con il quale si identifica sia da sé che dagli altri, proprio come avviene per il titolo di un libro o di un articolo di giornale. Essendo breve e spesso utilizzato in firma alle email, sui biglietti da visita e sui profili sui social media, riveste un’importanza fondamentale nella comunicazione professionale. Il suo ambito di applicazione è triplice: Ma come si redige al meglio un job title? Quali sono le nozioni formali e sostanziali alla base di un titolo di lavoro “corretto”? Meglio l’inglese o l’italiano? Quando puoi utilizzare il suffisso “Junior”? Quali errori non devi assolutamente commettere?Esaminiamo la questione partendo dalla base, per poi passare a suggerimenti pratici ed esempi, cercando di comprendere i benefici per tutte le parti coinvolte. Le famiglie professionali La prima cosa da fare per redigere un job title chiaro ed efficace è individuare correttamente la famiglia professionale. Le famiglie professionali sono un concetto utilizzato nelle organizzazioni per organizzare e raggruppare ruoli simili o correlati in base alle competenze, alle responsabilità e alle funzioni svolte. In sostanza, sono dei raggruppamenti di ruoli o posizioni lavorative che possiedono spazi di autonomia e livelli organizzativi simili.  Ad esempio, in ambito manageriale abbiamo 4 grandi famiglie professionali.  Invece, prendendo ad esempio il settore tecnico, è possibile individuare altre 5 famiglie professionali. Per rendere ancora più chiaro questo aspetto, facciamo un ulteriore esempio in ambito gestionale, dove abbiamo individuato 3 famiglie professionali. Infine, ecco le 5 famiglie professionali dell’area produzione / logistica. Le unità organizzative Dopo aver determinato la famiglia professionale, il passo successivo è individuare la relativa unità organizzativa. Un’unità organizzativa è una parte distinta e specifica di un’organizzazione: può essere un dipartimento, una divisione, una sezione o qualsiasi altra suddivisione aziendale, basta che abbia un proprio mandato e proprie responsabilità. Le unità organizzative possono essere definite in base a funzioni, territori geografici, prodotti o clienti serviti, a seconda della struttura e del contesto.  Vediamo qualche comune esempio di unità organizzativa: Dall’unione tra Unità Organizzativa (U.O.) e Famiglia Professionale (F.P.) si determina il Job Title (J.T.). Questo approccio aiuta a creare una struttura organizzativa più chiara e facilita la gestione delle risorse umane, consentendo un migliore sviluppo delle carriere e un coordinamento più efficace dei talenti all’interno dell’organizzazione. Per capire meglio, vediamo qualche esempio pratico, sempre tenendo a mente la formula:  U.O. + F.P. = J.T. Esempio 1 U.O. HR  F.P. Manager 🡪 J.T. HR Manager Esempio 2 U.O. Program Management F.P. Officer 🡪 J.T. Program Management Officer Ora che abbiamo capito come creare un corretto job title dal punto di vista sostanziale, possiamo decidere di lavorare sulla forma. Italiano o inglese? La scelta tra scrivere un titolo di lavoro in inglese o in italiano dipende da diversi fattori, come il settore lavorativo, la cultura aziendale, il pubblico di riferimento e gli standard del settore. In ambiti come la tecnologia, il business internazionale o l’informatica, lo standard comunemente utilizzato è quello della lingua inglese. In altri settori, come l’educazione o il governo locale, potrebbe essere preferibile l’italiano. Se l’azienda di riferimento opera su scala globale e/o ha un pubblico internazionale, è sicuramente appropriato utilizzare l’inglese. Al contrario, se essa ha un forte legame con la cultura italiana ed il mercato locale, potrebbe essere consigliabile l’italiano. Qualunque sia la tua scelta linguistica, adottala in modo costante. Non creare titoli di lavoro “ibridi”, ovvero metà in italiano e metà in inglese: se decidi di inserire una parola straniera, uniforma tutto il job title all’idioma che hai scelto. Lo stesso vale a livello macro: l’omogeneità e l’uniformità dei vari titoli di lavoro all’interno della stessa organizzazione rappresentano un ottimo biglietto da visita di coesione intra company. Fai attenzione al livello di esperienza. I termini “Junior”, “Mid-level”, “Senior” o “Esperto”, spesso presenti in tanti job title, vengono utilizzati per distinguere il livello di esperienza o responsabilità all’interno di un’organizzazione. Quello che forse non sapevi è che questi suffissi sono collegati alla persona, e non al ruolo. Mi spiego meglio con un esempio. L’espressione “Junior” si usa per una persona in fase di inserimento in un determinato ruolo. Al termine del periodo di onboarding, quando il soggetto viene confermato, egli “entra” nel ruolo e perde la qualifica “Junior”. Semplificando al massimo, il termine “Junior” è legato ad una persona nella specifica fase di inserimento in una posizione, ed è destinato ad abbandonare quella persona non appena questa “entra di ruolo”.  Quindi, se sei un recruiter e stai cercando, ad esempio, un programmatore senza esperienza, ti consigliamo di includere nel job title il suffisso “Junior”. Viceversa, se lavori in un’organizzazione e devi decidere cosa scrivere sui biglietti da visita ti suggeriamo di limitarti alla dicitura “Developer”.  In sintesi, i suffissi “Junior”, “Mid-level”, “Senior” o “Esperto” sono sconsigliabili quando si comunica all’esterno, mentre sono molto utili per la comunicazione interna e nel contesto di una selezione.  3 errori da non fare assolutamente: creatività, gergo aziendale ed abbreviazioni. La creatività è una bellissima dote, ma non quando si tratta di formulare un titolo di lavoro. Il nostro consiglio è di abbandonare l’idea di creare job title troppo originali o accattivanti e di puntare semplicemente sulla chiarezza e sull’immediatezza. La parola d’ordine è semplificare…less is more! Lascia da parte anche il gergo aziendale, specialmente se troppo complesso, specifico o informale.  L’obiettivo è quello di ispirare professionalità e di attirare potenziali candidati o clienti, quindi più sei facilmente accessibile e meglio è!  Infine, evita l’uso di abbreviazioni o acronimi poco chiari nel titolo di lavoro, a meno che non
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Come organizzare le risorse umane? La nostra guida in 7 passi

Motivazione, presidio dei processi di gestione dei dipendenti, migliorare la produttività, creazione di logiche premianti, necessità di gestire processi di selezione in modo strutturato, sono tante le necessità che possono spingere a creare una funzione HR all’interno di un’azienda. Di seguito, una piccola e molto pragmatica guida su come farlo, partendo da zero. E se sei un HR Manager, inizia dal punto 2! 1. Scegli il tuo HR Manager: Il primo passo nella strutturazione della funzione HR è la selezione del giusto HR Manager. Se è la prima volta che assumi una figura di questo tipo è molto probabile che dovrà avere un set di competenze molto trasversali perché dovrà occuparsi un pò di tutti i processi: sia quelli amministrativi sia quelli di sviluppo e selezione.Al di là delle competenze tecniche, è di vitale importanza che l’HR Manager che scegli sia in sintonia con la cultura aziendale, che comprenda appieno i valori e sappia come promuoverli all’interno dell’organizzazione. La cultura aziendale è il cuore pulsante di un’organizzazione, e l’HR Manager svolge un ruolo chiave nel tradurla in azioni concrete. 2. Presidia i Processi Amministrativi: La gestione accurata dei processi amministrativi è essenziale per il corretto funzionamento dell’azienda.Molte aziende scelgono di esternalizzare la maggior parte di questi processi amministrativi ad aziende terze o professionisti esterni tenendo per se soltanto una parte, come per esempio la gestione dei contratti per avere più controllo e coerenza. Per quanto riguarda i processi amministrativi, l’HR deve essere il guardiano e garantire che siano allineati con gli obiettivi strategici e rispettino le normative vigenti. 3. Ottimizza il Processo di Rilevazione Presenze: La gestione delle presenze può diventare rapidamente un processo time-consuming se non digitalizzato correttamente. L’implementazione di sistemi di gestione delle presenze, inclusi workflow approvativi e la gestione delle anomalie, non solo migliorerà l’efficienza, ma libererà anche tempo prezioso per attività più strategiche.La digitalizzazione è la chiave per affrontare le attività meno strategiche in modo efficiente, consentendo al neo HR Manager di concentrarsi su iniziative più ad alto valore aggiunto. 4. Concentrati sulla Comunicazione: La comunicazione efficace è spesso sottovalutata nelle aziende. Mentre molte organizzazioni implementano azioni a favore del benessere dei dipendenti, spesso trascurano di comunicare efficacemente queste iniziative. L’HR deve giocare un ruolo centrale nell’organizzazione di una comunicazione interna ed esterna efficace. La trasparenza è fondamentale per costruire la fiducia e deve essere parte integrante della strategia di comunicazione. I dipendenti devono essere informati non solo sulle politiche aziendali, ma anche sulle iniziative di benessere e sugli eventi che promuovono un ambiente di lavoro positivo. Ed il vantaggio di tutto questo, è che è a costo zero! 5. Organizza la Fase di Selezione: La fase di selezione e recruiting è un momento cruciale per comunicare i valori aziendali e promuovere l’immagine dell’azienda. Concentrati prima sui processi, sulle modalità e sull’efficacia prima di pensare all’efficienza. La scelta dei nuovi membri del team non riguarda solo le competenze tecniche, ma anche l’adeguatezza ai valori aziendali. Questi ultimi sono difficili da modificare, quindi è essenziale assicurarsi che i nuovi assunti siano allineati con la cultura aziendale fin dall’inizio. 6. Accentra e Gestisci il Processo di Formazione: La formazione dei dipendenti è un investimento cruciale per lo sviluppo a lungo termine dell’azienda. Cominciando con la formazione obbligatoria, l’HR deve capire come viene tracciata e gestita. La formazione sulla sicurezza e altri aspetti obbligatori devono essere integrati in un sistema coerente. Dopo aver messo sotto controllo la formazione obbligatoria, è il momento di concentrarsi sulla raccolta delle esigenze formative, sulla creazione del piano di formazione e sull’attivazione dei finanziamenti. Collaborare con partner specializzati può semplificare la gestione finanziaria, ma la scelta dei formatori dovrebbe rimanere una decisione interna per garantire un allineamento con la cultura aziendale. 7. Coerenza nel Performance Management: Il culmine di una funzione HR efficace è la creazione di un sistema di performance management. Questo sistema permette di gestire in modo coerente la formazione, i piani di sviluppo e i premi, allineandoli con la strategia e i valori aziendali. È anche il momento giusto per valutare l’adozione di un sistema gestionale che semplifichi lo svolgimento di tutti i processi HR. Un sistema integrato può supportare la crescita e la cultura di gestione all’interno dell’organizzazione, garantendo che tutte le attività siano allineate agli obiettivi strategici. In conclusione: Strutturare la funzione HR – rispetto al passato – è impegnativo per tutte le tipologie di impresa proprio perché si inserisce a quasi tutti i livelli e in moltissimi processi (formazione, valutazione, MBO…). I sette passi descritti forniscono uno spunto pratico per creare una funzione HR solida e al passo con le necessità emerse negli ultimi anni (come, ad esempio, la divulgazione dei valori aziendali).Investire tempo e risorse in una funzione HR ben strutturata significa investire nel futuro dell’azienda e creare un ambiente di lavoro che non solo attira i talenti giusti, ma li mantiene e li sviluppa nel tempo, contribuendo al successo continuo dell’azienda.
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Software HR: meglio pronto o su misura?

Sveliamo subito l’assassino: grazie alla trasformazione digitale e all’adozione del Cloud, è oggi possibile ridurre drasticamente i costi di acquisto e installazione dei gestionali HR. Le modalità di distribuzione SaaS consentono di abbattere i costi di manutenzione e installazione, grazie a un codice condiviso centralmente gestito e aggiornato. Questi applicativi offrono un livello di personalizzazione attraverso parametrizzazioni, rendendoli adatti a molteplici esigenze aziendali. A meno che non si abbiano necessità estremamente specifiche che richiedano un’applicazione altamente personalizzata, l’adozione di un gestionale già pronto all’uso, con poche personalizzazioni, si rivela spesso la strategia più efficiente e vincente. Proviamo ora a fare un pò di chiarezza.  Cosa significano gli acronimi comunemente utilizzati per definire le tipologie di gestionale in commercio come SaaS, Multi-tenant e On-premise?  Quali sono le caratteristiche che possono rendere un gestionale HR più o meno adatto alle tue esigenze?Cerchiamo di capire in termini semplici quali sono i tipi di gestionali HR in commercio e quali sono i punti di forza e di debolezza da tenere sempre sotto controllo in fase di selezione. Software SaaS Se usi sistemi per gestire la clientela (CRM) come Hubspot o Zoho, gestionali come Fatture in cloud, ma anche applicativi di grande uso come Google Suite o Office 365, stai usando software SaaS.L’approccio SaaS è ampiamente adottato per la sua flessibilità, scalabilità e la capacità di semplificare l’implementazione e la gestione del software da parte degli utenti. Banalmente, quando accedi ad una App mediante browser, facendo login con utente e password, probabilmente stai facendo accesso ad un software SaaS. Il termine “Software as a Service” (SaaS) si riferisce a un modello di distribuzione del software in cui le applicazioni sono ospitate da un fornitore di servizi e messe a disposizione degli utenti attraverso Internet. In un modello SaaS, gli utenti possono accedere al software tramite un browser, eliminando la necessità di installare, gestire o mantenere il software sul proprio dispositivo o su più dispositivi aziendali. Caratteristiche chiave del software SaaS includono: Multi-tenant La multi tenancy è un concetto che si riferisce a un modello architetturale nel quale una singola istanza di un’applicazione software serve più clienti, noti come “tenant”. In altre parole, il software è progettato per ospitare e supportare simultaneamente più organizzazioni o utenti, mantenendo comunque separazione e indipendenza tra di loro. Questo approccio è particolarmente comune nei servizi basati su cloud, inclusi molti sistemi SaaS. Proviamo a semplificare questo concetto con un’immagine: Ecco alcuni concetti chiave associati alla multitenancy: La multi tenancy è una strategia efficiente per fornire servizi su larga scala, soprattutto in ambienti cloud, consentendo ai fornitori di servizi di gestire in modo efficiente un gran numero di clienti mantenendo al contempo l’isolamento e la sicurezza tra di essi. On-premise Il termine “on-premise” si riferisce a un modello di distribuzione del software in cui l’applicazione è installata e eseguita su server e sistemi informatici locali all’interno dell’infrastruttura di un’organizzazione. In altre parole, il software viene implementato e gestito direttamente sulle apparecchiature hardware della società, piuttosto che essere ospitato su server remoti o su cloud. Il modello on-premise è frequentemente associato a un approccio più tradizionale alla gestione del software, ed è spesso preferito da aziende che desiderano massimo controllo sulla propria infrastruttura Ecco alcuni punti chiave associati al software on-premise: Potenziali inconvenienti del on-premise E quindi, quale software gestionale HR scegliere? In un mercato in continua evoluzione un software SaaS (quindi “pronto”) è molto probabilmente la scelta più indicata per svariati motivi: velocità, accessibilità, costi, scalabilità della copertura funzionale, ma anche possibilità di accedere a servizi dedicati, che uniscono la consulenza al supporto applicativo.Non tutti i distributori di applicativi SaaS, però, sono disponibili a sviluppare nuove funzionalità su richieste specifiche di un singolo cliente e – a volte – le possibilità di personalizzazione sono davvero poche e non prevedono eccezioni. Anche questo aspetto è importante e da tenere in considerazione nella scelta del software che fa per te! Poiché ogni azienda ha le proprie logiche e le proprie accezioni – anche riguardo alla gestione dei dipendenti – il consiglio che ci sentiamo di dare sempre è di evitare applicativi con scarse possibilità di personalizzazione o che non prevedono sviluppi ad hoc per i propri clienti.Il nostro gestionale HR – ad esempio – parte da modelli prestabiliti e preconfigurati da utilizzare immediatamente, ma è anche estremamente adattabile alle esigenze della singola azienda o del singolo team, prevede moltissimi gradi di libertà e può essere modificato su richiesta.Ti abbiamo incuriosito e vorresti vedere hrtools in azione? Clicca qui per richiedere demo: un nostro HR Expert sarà lieto di mostrarti come funziona e quali soluzioni si adattano maggiormente alle tue esigenze!
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OKR, KPI, MBO: la guida completa!

OKR, KPI, MBO, spesso si usano come sinonimi, ma non lo sono.Proviamo a fare un pò di chiarezza? I KPI – misurano la performance KPI (Key Performance Indicator) è un indicatore chiave di performance che viene utilizzato per misurare i processi o una specifica attività e serve per fornire una misura. Un KPI è strutturato sempre in questo modo: Obiettivo → Misure e formule → Target (obiettivo da raggiungere) → Consuntivo (obiettivo raggiunto) → % di performance Solitamente un’azienda monitora il proprio andamento (cioé misura le proprie performance) tramite una serie di KPI decisi a priori, generalmente in fase di definizione della strategia di business.  La struttura dei KPI è ampia, e solitamente si divide: KPI Aziendali, sono indicatori di alto livello che valutano le prestazioni generali dell’azienda e a cui concorrono più funzioni, come ad esempio Fatturato, Marginalità (EBITDA, EBIT), indice di rotazione del magazzino, produttività, finanziari (PFN, ROE) KPI di Area o Funzione, sono indicatori legati a processi specifici delle singole funzioni, come ad esempio le Vendite (nuovi clienti, Ricavi per area), le Risorse Umane (tempo di assunzione, rispetto budget del personale) KPI di commessa o progetto, sono indicatori utilizzati nelle aziende che lavorano per commessa o progetto, e ne misurano l’efficacia (il raggiungimento degli obiettivi funzionali) e l’efficienza (a fronte di impiego di risorse e nel rispetto dei tempi) Aziendali Progetto Vendite Assistenza clienti Fatturato Budget Attuale vs. Budget Pianificato Numero di nuovi contratti firmati per periodo Tempo Medio di Risposta (TMA) EBITDA Tempo Trascorso rispetto alla Pianificazione Valore economico relativo ai nuovi contratti firmati per periodo Risoluzione al Primo Contatto (FCR – First Contact Resolution) PFN Utilizzo delle Risorse:(Ore Lavorate / Ore Pianificate) Numero di clienti mantenuti (rinnovi) Volume delle Richieste Gestite Cash Flow Rispetto requisiti funzionali Tempo medio per la conversione (da lead a cliente) Gradi di soddisfazione del servizio HR Operations R&D Amministrazione Turnover Tasso di Rottura delle Scorte (Stockout Rate) Numero di Nuovi Prodotti o Funzionalità Introdotte Tempo di Elaborazione delle Fatture Time to hire Tempo medio dall’ordine alla consegna Tempo Medio di Sviluppo di un Prodotto Tasso di Inadempienza dei Clienti Ore di formazione erogate rispetto al budget Scarto di produzione Fatturato nuovi prodotti Percentuale di Errori nelle Transazioni Finanziarie Indice di soddisfazione dei dipendenti Indice di difettosità Risparmio di Costi Attraverso l’Innovazione Ritardo nei Pagamenti dei Clienti OKR – Processo (condiviso) di definizione degli obiettivi OKR (Objectives and Key Results) è invece un sistema di definizione degli obiettivi, in estrema sintesi è un processo condiviso di goal setting che parte dalla visione strategica e a cascata lo esplicita tramite obiettivi da raggiungere (concreti e significativi) che a loro volta sono sviluppati in risultati chiave, cioè i KPI di cui abbiamo parlato prima. Gli OKR prevedono la definizione di obiettivi a breve termine (di solito trimestrali) e dei risultati chiave che devono essere raggiunti per raggiungerli. Questi risultati chiave sono solitamente numerici e quantitativi. Gli OKR sono spesso utilizzati per allineare l’organizzazione su un obiettivo comune e per concentrare l’attenzione su ciò che è veramente importante. MBO – Premiamo la performance L’MBO è nato come un processo di gestione delle risorse umane che si concentra sull’individuazione di obiettivi specifici e misurabili per ogni dipendente (cioé, di nuovo, tramite i KPI), nonché sulla responsabilizzazione di ognuno per il raggiungimento di tali obiettivi. Tuttavia, con il tempo, questa pratica è stata sempre di più connessa all’assegnazione di premi variabili a seconda del raggiungimento di obiettivi specifici, assegnati prevalentemente a Manager e all’area commerciale. Il processo MBO prevede anche una valutazione regolare dei progressi compiuti e una valutazione finale del raggiungimento degli obiettivi, che può essere utilizzata come base per definire i bonus, solitamente economici. OKR, KPI e MBO, a ciascuno il suo scopo, quello che conta è la coerenza e la consistenza del sistema! L’aspetto più importante da ricordare è che i 3 modelli rispondono a bisogni molto diversi all’interno di una stessa azienda: misurare (i KPI),  definire obiettivi specifici (gli OKR) e premiare i dipendenti (gli MBO). I KPI controllano la strada che l’azienda segue per raggiungere l’obiettivo e monitorano ogni aspetto del viaggio. I KPI possono essere numerosi, e servono a tenere sotto controllo il funzionamento dell’organizzazione Periodicamente, l’azienda deve tradurre in azioni concrete la propria strategia. Per fare questo, è necessario che l’azienda fissi anche i suoi OKR (Objectives Key Results).  Tramite un processo di goal setting ben definito l’azienda riesce così a mettere in comunicazione immediata l’obiettivo di business a lungo termine con la granularità delle azioni specifiche.  Il sistema MBO serve invece per porre ulteriore enfasi su alcuni obiettivi attesi (spesso più rilevanti di altri) e al cui raggiungimento è previsto il riconoscimento di un premio economico. E’ evidente che ci saranno aree di sovrapposizione tra i 3 modelli (ad esempio un KPI può essere incluso in un sistema di MBO per misurare una perfomance) e per questo motivo è fondamentale che ognuno dei 3 modelli guidi verso una meta comune e sia coerente con gli altri 2. Noi di hrtools, per esempio, abbiamo sviluppato vari modelli dedicati a gestire KPI, MBO e OKR specificatamente alla gestione del processo di valutazione ed è una delle soluzio..Vuoi vedere il nostro software in azione? 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Gestionale HR: come sceglierlo? Ecco la checklist completa!

L’avrai sicuramente notato anche tu: non sono più solo le grandi aziende ad avere bisogno di un gestionale dedicato alle risorse umane. Anche le piccole e le medie imprese hanno ormai bisogno di un software per guidare, velocizzare, automatizzare e riorganizzare la gestione del personale, per evitare inutili attività ripetute, per minimizzare gli errori e per concentrarsi sul vero valore del proprio lavoro. Scegliere il giusto software per gestire le HR può fare la differenza: poiché ogni azienda ha le sue regole e le sue complessità è fondamentale optare per un sistema che si adatti alle esigenze specifiche della tua azienda.In questo articolo ti aiuteremo a identificare gli elementi da tenere in considerazione e ti forniremo uno spunto metodologico fornendoti una check list completa! 1. Fai un elenco delle esigenze della tua azienda Prima di iniziare la ricerca, stila un elenco di ciò che serve alla tua azienda, eventualmente confrontati con i responsabili delle diverse aree per ottenere un quadro ancora più completo di quello che vi servirà per lavorare al meglio. Considera fattori come il numero di dipendenti, la complessità dei processi HR gestiti e le sfide strategiche che il business richiede alla funzione HR.Ad esempio, se gestisci molte assunzioni, potresti cercare un sistema con un modulo ATS dedicato alla gestione delle campagne di selezione.Se invece stai implementando un modello di performance management, allora non dimenticare di richiedere un modulo che ti consente di gestire il processo di valutazione delle prestazioni e la costruzione di piani di sviluppo.Uno dei tuoi obiettivi è quello di trattenere le risorse chiave? Allora potresti cercare un applicativo in grado di costruire politiche retributive competitive rispetto al mercato di riferimento. Elencare le proprie esigenze non è un’operazione da non sottovalutare: senza un’idea chiara di ciò che serve all’azienda rischi di spendere più tempo del necessario in fase di selezione, di pagare più del necessario per funzionalità che non userai mai e, infine, potresti ritrovarti tra le mani un gestionale non allineato alle aspettative del management. Per definire dove concentrarti maggiormente, puoi lavorare su questi tre semplici passi. 1 – Definisci quali sono i tuoi processi HR 2 – Valutali in base allo sforzo necessario per implementarli in azienda (EFFORT), al livello di digitalizzazione che richiedono e all’importanza strategica del processo stesso (RILEVANZA) 3 – Crea la matrice di rilevanza e scegli quali sono i processi da digitalizzare. Per esempio: 2. Adoption: facilità d’uso e intuitività Un buon gestionale HR dovrebbe semplificare – non complicare! – le attività quotidiane. Opta per una soluzione con un’interfaccia intuitiva che richiede una curva di apprendimento minima. La facilità d’uso è cruciale per garantire che tutti gli utilizzatori, sia i dipendenti che i componenti del reparto HR, possano sfruttare appieno le funzionalità del software. Non pensare che questo aspetto sia marginale. Ricorda sempre che: 1 – software intuitivi consentono di risparmiare tempo in formazione 2 – software intuitivi consentono di evitare le gestioni “fuori sistema” dei processi, con perdita di coerenza dei dati e un carico di lavoro maggiore 3 – software intuitivi aumentano la percezione della bontà del lavoro del team hr da parte dei colleghi 3. Scalabilità e Adattabilità Scegli un software che sia in grado di crescere con la tua azienda. La scalabilità è essenziale per gestire la crescita e l’evoluzione delle tue attività. Assicurati che il gestionale HR sia in grado di adattarsi a cambiamenti nel numero di dipendenti, a nuove procedure aziendali e a nuovi requisiti normativi. Un software si può adattare alle esigenze della tua azienda in due modi: A – Gestione Integrata: Tutti i Processi in un’unica Piattaforma La gestione integrata rappresenta un approccio consolidato nella scelta di un gestionale HR. Optare per una piattaforma che copre tutti gli aspetti della gestione delle risorse umane può semplificare notevolmente le operazioni quotidiane. Dalla gestione delle assunzioni e delle ferie alla valutazione delle performance, avere tutto in un’unica piattaforma può migliorare l’efficienza e ridurre la necessità di passaggi manuali dei dati tra diversi sistemi. Vantaggi: Efficienza Operativa: Tutti i processi sono accessibili da una singola interfaccia, riducendo il tempo necessario per eseguire compiti amministrativi. Consistenza dei Dati: La gestione integrata riduce il rischio di errori dovuti a dati non allineati tra piattaforme diverse. Rapporto Costo/Beneficio: In molti casi, la scelta di una piattaforma integrata può essere più conveniente rispetto all’acquisto di software separati. B. Integrazione Modulare: Ottimizzare con Più Software Specializzati Alcune aziende preferiscono un approccio modulare, integrando più software specializzati per gestire funzioni specifiche. Questo approccio consente una maggiore flessibilità nella selezione di strumenti altamente specializzati per soddisfare esigenze particolari. Vantaggi: Flessibilità: Puoi personalizzare la tua suite di software utilizzando soluzioni specializzate che meglio si adattano alle esigenze uniche della tua azienda. Aggiornamenti Specifici: Puoi aggiornare singoli moduli senza influenzare l’intero sistema, permettendo una maggiore agilità. Adattabilità alle Esigenze Futuro: L’approccio modulare facilita l’aggiunta di nuovi strumenti in risposta alla crescita o ai cambiamenti nelle esigenze aziendali. 4. Integrazione Una nuova tecnologia, una nuova normativa o anche solo un nuovo macchinario inserito in azienda può impattare molto sui software che si utilizzano per gestire i processi aziendali. A.I. e sistemi di Business Intelligence – per esempio – devono necessariamente avere accesso a basi dati sempre più in relazione tra di loro, ma spesso raccolti da fonti molto differenti. Per questo tante aziende stanno scegliendo di creare dei layer intermedi (chiamati Data Warehouse) che acquisiscono informazioni dagli applicativi dipartimentali e le rendono disponibili per A.I. e altre applicazioni. La scelta del software giusto, quindi, non è più solo un problema del reparto HR ma deve tenere conto di tutti i sistemi con cui deve entrare in contatto per generare valore. 5. Conformità Normativa e Sicurezza dei Dati La gestione delle risorse umane (per complicare ancora di più la vita dell’HR manager 😉 comporta anche la gestione di dati sensibili. Assicurati quindi che il gestionale HR che scegli sia conforme alle normative sulla privacy e sicuro per proteggere le informazioni sensibili dei dipendenti.Verifica – come accennato in precedenza – la capacità del sistema di
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Scale di valutazione del personale: quali sono e come usarle

Cos’è una Scala di Valutazione delle Prestazioni? Una scala di valutazione è essenzialmente il mezzo attraverso il quale le metriche vengono uniformate e offrono un metodo standardizzato per misurare le performance di un/una dipendente.Utilizzare la giusta scala consente di valutare in modo oggettivo il contributo di ciascun individuo, facilitando il processo di identificazione delle abilità, delle competenze e delle aree di miglioramento. Una scala di valutazione deve: 1 – evidenziare le differenze di prestazione 2 – far valutare prestazioni simili allo stesso modo da valutatori differenti Ricorda: scale più ampie (cioè con più opzioni tra cui scegliere) consentono un distinzione maggiore ma hanno bisogno di un livello di confidenza con lo strumento più alto da parte di chi valuta, altrimenti si rischia di perdere uniformità tra le diverse valutazioni. In generale non si dovrebbero superare le 7 opzioni di risposta per non sovraccaricare cognitivamente gli intervistati. Vediamo ora quali sono le scale più usate all’interno di un processo di valutazione delle performance. Scale Likert  La scala Likert, con il nome derivante dal suo creatore Rensis Likert, è una tipologia di scala di misurazione comunemente utilizzata per valutare l’atteggiamento o il livello di accordo o disaccordo di un individuo rispetto a un’affermazione. Le scale Likert possono essere scale di accordo, di frequenza, di soddisfazione, di probabilità. La scala di Likert è solitamente composta da cinque livelli, ma possono essere create scale da tre a sette livelli, a seconda del contesto e del grado di confidenza con lo strumento. I valutatori selezionano il numero che meglio rappresenta la loro opinione nei confronti dell’affermazione specifica. Le risposte possono quindi essere analizzate statisticamente per ottenere una valutazione quantitativa consentendo la raccolta di dati in modo strutturato e comparabile. Scala di Accordo – esempio tre opzioni quattro opzioni cinque opzioni sette opzioni D’accordo Molto d’accordo Molto d’accordo Molto d’accordo Né d’accordo né in disaccordo D’accordo D’accordo D’accordo Disaccordo In disaccordo Né d’accordo né in disaccordo Abbastanza d’accordo   Molto in disaccordo Disaccordo Né d’accordo né in disaccordo     Molto in disaccordo Abbastanza in disaccordo        Disaccordo       Molto in disaccordo Scala di Soddisfazione – esempio tre opzioni quattro opzioni cinque opzioni sette opzioni Molto soddisfatto Molto soddisfatto Molto soddisfatto Completamente soddisfatto Neutrale Soddisfatto Soddisfatto Per lo più soddisfatto Molto insoddisfatto Insoddisfatto Neutrale Abbastanza soddisfatto    Molto insoddisfatto Insoddisfatto Né soddisfatto né insoddisfatto     Molto insoddisfatto Abbastanza soddisfatto       Per lo più insoddisfatto       Completamente insoddisfatto Scala di Frequenza – esempio tre opzioni quattro opzioni cinque opzioni Sempre Sempre Sempre Qualche volta Spesso Spesso Mai Raramente Qualche volta   Mai Raramente     Mai Scala di Probabilità – esempio tre opzioni quattro opzioni cinque opzioni Molto probabile  Molto probabile Molto probabile  Né probabile né improbabile  Probabile Probabile  Molto improbabile  Improbabile Né probabile né improbabile    Molto improbabile  Improbabile     Molto improbabile Scale di Valutazione a Quattro Punti Le scale a quattro punti semplificano leggermente il processo di valutazione e soprattutto forzano la scelta togliendo l’opzione di neutralità. Utilizzando questa scala si spinge il valutatore a fare una scelta verso un orientamento positivo o negativo. Scala di Valutazione a Cinque Punti La scala di valutazione a 5 punti è particolarmente adatta alla valutazione comportamentale e combina la precisione con la facilità d’uso e di analisi. La letteratura consiglia di utilizzare la variante a 5 punti della scala in quanto è molto più precisa ed evita la perdita di precisione nelle risposte offrendo l’opzione di neutralità agli intervistati.  Scale Narrative Le scale narrative, note anche come scale qualitative o descrittive, sono sistemi di valutazione delle prestazioni che si basano su feedback scritti piuttosto che su valutazioni numeriche o quantitative delle prestazioni.  Invece di assegnare punteggi numerici o categorie predefinite, i valutatori che utilizzano scale narrative forniscono valutazioni scritte dettagliate delle prestazioni di un dipendente. Spesso, per poter avere comunque degli output numerici, si usano delle scale miste dove, oltre ad una descrizione qualitativa della prestazione, si usa una metrica numerica per fornire un dato di sintesi o categorizzazione della valutazione. Scale Grafiche Le scale grafiche utilizzano rappresentazioni visive per illustrare la performance. Queste possono includere grafici a barre o diagrammi a radar per comunicare in modo rapido e chiaro il rendimento su diversi criteri. Scale di Valutazione ancorate al Comportamento Le scale di valutazione ancorate al comportamento (BARS – Behaviourally Anchored Rating Scale) rappresentano un approccio distintivo alla valutazione delle prestazioni dei dipendenti, in quanto offrono una misurazione più completa e precisa rispetto alle convenzionali scale Likert o 1-5.  Questo metodo impiega un quadro di valutazione dettagliato, utilizzando vari criteri, da eccellenti a insoddisfacenti, per valutare le prestazioni dei dipendenti. L’obiettivo principale di BARS è quello di fornire valutazioni altamente accurate, obiettive e affidabili durante le valutazioni delle prestazioni. Per raggiungere questo obiettivo, il BARS si concentra su comportamenti specifici e osservabili, direttamente collegati ai requisiti del lavoro e ai risultati desiderati. Livello Ancora Descrizione A Non ha una spiccata motivazione all’apprendimento Le conoscenze che utilizza sono generalmente limitate a poche materie (per lo più riguardano le nozioni appena necessarie per svolgere il ruolo affidatogli) e sono spesso datate. Segue meccanicamente le prassi tradizionali senza valutarne in modo critico l’attualità. Partecipa passivamente o con supponenza alle attività formative istituzionali.  B Accresce le proprie conoscenze ma non le diffonde Cerca di ampliare il raggio delle proprie conoscenze sulle novità normative, metodologiche e tecnologiche che interessano le materie di competenza, ma questa motivazione ad apprendere non trova corrispondenza in una eguale tensione a diffondere quanto appreso nel proprio ambito di lavoro. C Applica le nuove conoscenze al proprio ambiente di lavoro Nelle materie fondamentali del proprio settore, dimostra di possedere un bagaglio di conoscenze ed esperienze ampio ed aggiornato e lo applica per migliorare l’efficacia del proprio lavoro e di quello altrui e per risolvere in modo innovativo problemi complessi o nuovi. E’ molto interessato ad apprendere e cerca di ampliare quanto già sa anche con riguardo a materie non immediatamente collegate al proprio ruolo. D Ha la