Il processo di HR Digital Transformation è un passaggio indispensabile per ogni impresa. Per portarlo a compimento non si può prescindere da questi 7 step.

I benefici legati alla Human Resource (HR) Digital Transformation sono piuttosto evidenti. Questo processo, infatti, può trasformare completamente l’operatività HR in termini di efficienza ed efficacia. Tuttavia, adeguarsi a questo tipo di cambiamento non è facile e i team HR si trovano costretti a fronteggiare quotidianamente la ribellione dei dipendenti, messi in difficoltà dall’utilizzo delle tecnologie digitali.

Cos’è la HR Digital Transformation?

La HR Digital Transformation va oltre l’implementazione di piattaforme e tecnologie self-service per la gestione delle risorse umane. Il fenomeno ha il potenziale per cambiare completamente le carte in tavola in fatto di operatività HR. Porta con sé nuovi modi per snellire la mole di lavoro degli HR in particolare per quanto riguarda la formazione e la valutazione dei dipendenti, portando così a un maggior coinvolgimento, maggiore motivazione e spinta all’innovazione da parte del personale.

Il più grosso mito associato alla HR Digital Transformation è che si tratti esclusivamente di digitalizzare e automatizzare alcune operazioni. In realtà l’aspetto tecnologico è solo una parte del complesso processo che porta verso una cultura digitale. La HR Digital Transformation serve a promuovere nuovi modi di lavorare, a colmare i vuoti in termini di soft skills, ad aumentare il coinvolgimento da parte di tutti coloro che fanno parte dell’organizzazione e a risolvere diversi problemi legati al business.

Le best practices per la HR Digital Transformation

Il percorso per portare a compimento la HR Digital Transformation è piuttosto tortuoso e tutt’altro che lineare. Le imprese che fanno uso di tecnologie digitali senza una strategia sono destinate a incontrare parecchie difficoltà. Adattare le pratiche HR a un nuovo mondo richiede un importante lavoro di preparazione e riorganizzazione che può essere sintetizzato in questi 7 step:

1. Pianificazione Strategica

Bisogna innanzitutto sviluppare un know-how tecnico avanzato in modo da rimuovere gli ostacoli al cambiamento rendendolo così praticabile. HR Digital Transformation non significa semplicemente sostituire una tecnologia obsoleta con una nuova, non è qualcosa che si fa una volta per poi finire nel dimenticatoio. È necessario sviluppare un piano dettagliato per definire le fasi del change management (piano che va rivisto ed eventualmente corretto periodicamente), utilizzare una comunicazione chiara ed esauriente e formare adeguatamente il personale. In questo modo si aiuteranno i dipendenti ad eliminare tutti quegli errori legati ai nuovi strumenti che possono rappresentare un danno per l’impresa.

2. Creazione del Digital Transformation Team

Il passo successivo è quello di creare un nucleo operativo per avviare e portare avanti l’iniziativa di digital transformation. Il team dovrebbe essere composto da almeno una persona di una certa esperienza per ognuna delle aree aziendali, che possa essere in grado di predire l’impatto della nuova tecnologia sul proprio settore di pertinenza. I manager HR, inoltre, dovrebbero assicurarsi che i membri del team monitorino regolarmente il progetto e tengano aggiornati tutti sul suo andamento.

3. Apprendimento Costante

Un altro tassello fondamentale è la promozione dell’apprendimento costante all’interno dell’impresa. Innanzitutto, bisogna calendarizzare con attenzione i corsi previsti in modo da permettere ai dipendenti di imparare gradualmente a lavorare senza difficoltà con i nuovi strumenti digitali. Lo sviluppo delle abilità è un aspetto fondamentale del progetto di HR Digital Transformation. Nessuna tecnologia può essere sfruttata appieno se non sono state apprese le modalità di corretto utilizzo. Di conseguenza diventa altrettanto importante per gli HR manager valutare le skill dei dipendenti e incoraggiarne il personal development.

4. Valutazione delle performance

Con la valutazione è possibile identificare i fattori chiave e gli indicatori di successo verificando lo stadio di avanzamento nel percorso di transformation. Bisogna incoraggiare i dipendenti a impegnarsi in progetti nuovi e innovativi e premiarli se raggiungono dei buoni risultati. Riconoscere lo sviluppo professionale e i risultati ottenuti a tutti i livelli. Coinvolgere e incentivare il personale per mantenere sempre alto il loro morale.

5. Comunicare Efficacemente

Si deve poi creare una struttura comunicativa efficiente per incentivare la collaborazione tra i diversi team. Questo permetterà loro di reagire più rapidamente in caso di problemi e imprevisti. I team avranno così modo di coordinarsi in tempi più brevi e giungere con più facilità ad una soluzione.

6. Integrazione delle Tecnologie Utilizzate

Bisogna assolutamente evitare di frammentare eccessivamente l’utilizzo degli strumenti digitali per la gestione organizzativa. L’integrazione è un passaggio imprescindibile in qualunque iniziativa di Digital Transformation. Adottare piattaforme SaaS (Software as a Service) e soluzioni cloud senza una precisa strategia non fa altro che aumentare la complessità della gestione IT all’interno dell’ecosistema aziendale. Integrare i sistemi, invece, aiuta i team a combinare i sistemi tradizionali utilizzati dai reparti HR con i nuovi sistemi cloud-based. In questo modo, con un unico punto di riferimento, i team possono controllare e gestire le tecnologie all’interno di un ecosistema ibrido. Inoltre, processi e tecnologie possono così essere orchestrati in servizi componibili in base alle esigenze.

7. Struttura di governance

È necessario, infine, creare una struttura di governance per la gestione del cambiamento legato all’operatività HR, una struttura in cui tutti i reparti dell’azienda dovrebbero essere coinvolti. Si possono, ad esempio, utilizzare metodologie di design thinking per impostare un’architettura IT che sia in grado di adattarsi ai cambiamenti futuri, puntando a definire la tipologia di utente e pensando a nuove modalità di user experience. Il risultato sarà la semplificazione di operazioni come l’implementazione di una nuova app per il recruitment, l’impiego dell’Intelligenza Artificiale o la condivisione dei dati sulle paghe coi partner.

Mettere in pratica queste best practice può aiutare gli HR manager a ottenere un successo continuativo e duraturo per le loro iniziative digitali, diventando dei veri e propri game changers in grado di portare efficienza all’interno dell’organizzazione attraverso una continua innovazione.