OKR, KPI, MBO, spesso si usano come sinonimi, ma non lo sono.
Proviamo a fare un pò di chiarezza?

I KPI – misurano la performance

KPI (Key Performance Indicator) è un indicatore chiave di performance che viene utilizzato per misurare i processi o una specifica attività e serve per fornire una misura.

Un KPI è strutturato sempre in questo modo:

Obiettivo → Misure e formule → Target (obiettivo da raggiungere) → Consuntivo (obiettivo raggiunto) → % di performance

Solitamente un’azienda monitora il proprio andamento (cioé misura le proprie performance) tramite una serie di KPI decisi a priori, generalmente in fase di definizione della strategia di business. 

La struttura dei KPI è ampia, e solitamente si divide:

KPI Aziendali, sono indicatori di alto livello che valutano le prestazioni generali dell’azienda e a cui concorrono più funzioni, come ad esempio Fatturato, Marginalità (EBITDA, EBIT), indice di rotazione del magazzino, produttività, finanziari (PFN, ROE)

KPI di Area o Funzione, sono indicatori legati a processi specifici delle singole funzioni, come ad esempio le Vendite (nuovi clienti, Ricavi per area), le Risorse Umane (tempo di assunzione, rispetto budget del personale)

KPI di commessa o progetto, sono indicatori utilizzati nelle aziende che lavorano per commessa o progetto, e ne misurano l’efficacia (il raggiungimento degli obiettivi funzionali) e l’efficienza (a fronte di impiego di risorse e nel rispetto dei tempi)

Aziendali	Progetto	Vendite	Assistenza clienti
Fatturato	Budget Attuale vs. Budget Pianificato	Numero di nuovi contratti firmati per periodo	Tempo Medio di Risposta (TMA)
EBITDA	Tempo Trascorso rispetto alla Pianificazione	Valore economico relativo ai nuovi contratti firmati per periodo	Risoluzione al Primo Contatto (FCR – First Contact Resolution)
PFN	Utilizzo delle Risorse:(Ore Lavorate / Ore Pianificate)	Numero di clienti mantenuti (rinnovi)	Volume delle Richieste Gestite
Cash Flow	Rispetto requisiti funzionali	Tempo medio per la conversione (da lead a cliente)	Gradi di soddisfazione del servizio

HR	Operations	R&D	Amministrazione
Turnover	Tasso di Rottura delle Scorte (Stockout Rate)	Numero di Nuovi Prodotti o Funzionalità Introdotte	Tempo di Elaborazione delle Fatture
Time to hire	Tempo medio dall’ordine alla consegna	Tempo Medio di Sviluppo di un Prodotto	Tasso di Inadempienza dei Clienti
Ore di formazione erogate rispetto al budget	Scarto di produzione	Fatturato nuovi prodotti	Percentuale di Errori nelle Transazioni Finanziarie
Indice di soddisfazione dei dipendenti	Indice di difettosità	Risparmio di Costi Attraverso l’Innovazione	Ritardo nei Pagamenti dei Clienti

OKR – Processo (condiviso) di definizione degli obiettivi

OKR (Objectives and Key Results) è invece un sistema di definizione degli obiettivi, in estrema sintesi è un processo condiviso di goal setting che parte dalla visione strategica e a cascata lo esplicita tramite obiettivi da raggiungere (concreti e significativi) che a loro volta sono sviluppati in risultati chiave, cioè i KPI di cui abbiamo parlato prima.

Gli OKR prevedono la definizione di obiettivi a breve termine (di solito trimestrali) e dei risultati chiave che devono essere raggiunti per raggiungerli. Questi risultati chiave sono solitamente numerici e quantitativi.

Gli OKR sono spesso utilizzati per allineare l’organizzazione su un obiettivo comune e per concentrare l’attenzione su ciò che è veramente importante.

MBO – Premiamo la performance

L’MBO è nato come un processo di gestione delle risorse umane che si concentra sull’individuazione di obiettivi specifici e misurabili per ogni dipendente (cioé, di nuovo, tramite i KPI), nonché sulla responsabilizzazione di ognuno per il raggiungimento di tali obiettivi.

Tuttavia, con il tempo, questa pratica è stata sempre di più connessa all’assegnazione di premi variabili a seconda del raggiungimento di obiettivi specifici, assegnati prevalentemente a Manager e all’area commerciale.

Il processo MBO prevede anche una valutazione regolare dei progressi compiuti e una valutazione finale del raggiungimento degli obiettivi, che può essere utilizzata come base per definire i bonus, solitamente economici.

OKR, KPI e MBO, a ciascuno il suo scopo, quello che conta è la coerenza e la consistenza del sistema!

L’aspetto più importante da ricordare è che i 3 modelli rispondono a bisogni molto diversi all’interno di una stessa azienda: misurare (i KPI),  definire obiettivi specifici (gli OKR) e premiare i dipendenti (gli MBO).

I KPI controllano la strada che l’azienda segue per raggiungere l’obiettivo e monitorano ogni aspetto del viaggio. I KPI possono essere numerosi, e servono a tenere sotto controllo il funzionamento dell’organizzazione

Periodicamente, l’azienda deve tradurre in azioni concrete la propria strategia. Per fare questo, è necessario che l’azienda fissi anche i suoi OKR (Objectives Key Results). 

Tramite un processo di goal setting ben definito l’azienda riesce così a mettere in comunicazione immediata l’obiettivo di business a lungo termine con la granularità delle azioni specifiche. 

Il sistema MBO serve invece per porre ulteriore enfasi su alcuni obiettivi attesi (spesso più rilevanti di altri) e al cui raggiungimento è previsto il riconoscimento di un premio economico.

E’ evidente che ci saranno aree di sovrapposizione tra i 3 modelli (ad esempio un KPI può essere incluso in un sistema di MBO per misurare una perfomance) e per questo motivo è fondamentale che ognuno dei 3 modelli guidi verso una meta comune e sia coerente con gli altri 2.

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