Affinché un’impresa possa essere gestita in modo efficace, è importante anche incentivare i dipendenti a perseguire specifici obiettivi.

L’MBO (Management by Objectives) è uno dei metodi più diffusi per guidare le persone verso i traguardi aziendali. Ma cosa significa esattamente? Come viene attuato? E come si inizia a elaborare un piano MBO?

MBO, cosa significa

L’MBO è un processo di gestione che si concentra sull’individuazione di obiettivi specifici e misurabili per ogni dipendente, nonché sulla responsabilizzazione di ognuno per il raggiungimento di tali obiettivi.
Solitamente, gli obiettivi vengono concordati tra il dipendente e il suo superiore gerarchico e sono allineati alle strategie e alle priorità dell’azienda. Ad esempio, se l’obiettivo dell’azienda è aumentare il fatturato del 15% nel corso dell’anno, i dipendenti potrebbero concordare obiettivi personali che contribuiscano al raggiungimento di tale risultato.

Il processo MBO prevede anche una valutazione regolare dei progressi compiuti e una valutazione finale del raggiungimento degli obiettivi, che può essere utilizzata come base per definire i bonus, solitamente economici.

MBO, come si pianifica

Abbiamo detto che l’MBO è, di fatto, un processo. Ma come si fa a “fare MBO”?
Il processo, appunto, è composto da 7 fasi:

1. definire chi partecipa
2. determinare il premio
3. stabilire le regole
4. assegnare gli obiettivi
5. comunicare alle risorse
6. controllare l’andamento
7. valutare i risultati

1 – Definisci i partecipanti al piano

Chi partecipa? Prima di estendere a tutta l’azienda, parti dai primi livelli.
Inserisci le persone che possono incidere in modo significativo sui risultati aziendali.

Se è la prima volta che metti in pratica questo metodo, ti consigliamo di fare passi semplici, e di partire gradualmente.
Una volta consolidato il processo, potrai velocemente estenderlo a più persone e migliorare l’efficacia dei tuoi KPI.
Nota importante: non sottovalutare l’impatto che può avere un processo di MBO sul lavoro quotidiano del reparto HR, anche a livello di controllo di gestione

All’inizio definisci quindi un piccolo gruppo di persone da cui partire, utilizza KPI già in uso in azienda e stabilisci poche e semplici regole per stabilire il premio!

2 – Determina il valore del premio

Un sistema MBO può essere implementato anche senza associare un corrispettivo economico. Un premio collegato agli obiettivi è comunque un ottimo modo di sottolineare l’importanza che hanno alcuni obiettivi rispetto ad altri. Se si decide di legare un premio economico ad un sistema di MBO, la cifra deve essere rilevante, solitamente superiore alla mensilità lorda normalmente percepita.

Il valore del premio dovrebbe essere pari o superiore al 20% della Retribuzione Annua Lorda (RAL) per i livelli manageriali e al 10% per gli altri.

Il premio assegnato può essere definito in misura fissa o come una percentuale rispetto alla RAL. Il premio assegnato dovrà poi essere suddiviso sui vari KPI a seconda delle regole del piano (vedi punto successivo).

3 – Stabilisci le regole del piano

Il numero e la tipologia di obiettivi e il modo in cui viene suddiviso il premio assegnato definiscono le regole del piano. Regole semplici facilitano non solo la comprensione da parte di manager e dipendenti ma anche l’attività di gestione da parte dell’HR.

Una buona struttura prevede:

• La soglia di accesso o «gate»: quella soglia minima che determina «l’accensione» o meno dell’MBO; è la condizione in assenza della quale i beneficiari non avranno diritto all’assegnazione del Premio. Il «Gate» è aziendale e serve a garantire la sostenibilità del piano, spesso viene utilizzato come soglia un indicatore di redditività come EBITDA o EBIT, con un target espresso in valore assoluto.
  La condizione di accesso non eroga alcun premio, ma moltiplica o demoltiplica i premi erogati con gli indicatori di team o individuali.
  
• KPI, possono essere da 3 a 7 e sono solitamente di 3 tipologie: 

Aziendali, assegnati a tutti i partecipanti. Definiscono gli orientamenti strategici. Solitamente vengono assegnati 1 o 2 obiettivi aziendali, come la customer satisfaction, il Fatturato o un indicatore di redditività.

Di Team: sono obiettivi che legano più persone al raggiungimento. Il Team vince o perde insieme. Solitamente sono obiettivi di area, specifici per la stessa funzione, anche se in alcuni casi può essere un’ottima strategia assegnare obiettivi comuni a più aree aziendali. Questo semplifica la gestione e crea sinergia tra più team. Gli obiettivi di Team dovrebbero essere da 2 a 3.

Individuali: Sono assegnati al singolo dipendente e sono collegati ad obiettivi specifici (per esempio su progetti ad hoc che il dipendente sta gestendo). In questo caso è molto importante definire in dettaglio il risultato atteso, in modo da rendere il KPI oggettivamente valutabile.

• Pesi: il premio assegnato viene suddiviso tramite il peso% assegnato a ciascun KPI. La somma dei pesi deve dare il 100%, e il nostro consiglio è sempre quello di assegnare il peso al singolo KPI e non alla categoria.
• Condizioni individuali servono a riproporzionare il premio vinto in base a parametri individuali. Hanno la stessa funzione dei gate, ma sono legate a parametri specifici della persona e non collettivi (ad esempio ai giorni di assenza effettuati, % di part-time, periodo di presenza in azienda, ecc.). Le condizioni di accesso individuale sono molto utilizzate quando i beneficiari del sistema MBO sono una popolazione ampia, ed è necessario normare le condizioni individuali di accesso al piano.

4 – Assegna gli obiettivi

Gli obiettivi dovrebbero essere assegnati mediante un processo che prevede la collaborazione di dipendenti e manager.

Gli obiettivi dovrebbero essere chiari, misurabili, realistici e allineati alla strategia dell’azienda. Inoltre, dovrebbero essere definiti in modo tale da essere comprensibili e facilmente controllabili.

5 – Comunica ai dipendenti

La comunicazione a chi partecipa al processo di MBO è fondamentale: consigliamo sempre sia una comunicazione a voce, sia la formalizzazione e l’assegnazione del piano di MBO mediante la consegna di una scheda, contenente obiettivi, target e premio assegnato. Spesso, è opportuno creare un regolamento in cui si definiscono le regole generali del piano. Come ad esempio quando verrà erogato il premio, se ci sono indicatori soglia che fungono da gate di accesso al piano e condizioni di esclusione individuali (per esempio una valutazione dei comportamenti insoddisfacente, o il non essere più in forza al momento dell’erogazione).

6 – Garantisci il monitoraggio

Durante l’implementazione degli obiettivi, il team deve monitorare il progresso regolarmente. Ciò significa che devono essere sviluppati indicatori di performance per misurare i risultati (cioè KPI). Questi indicatori devono essere chiari e quantificabili, in modo da poter valutare il progresso in modo oggettivo e non arbitrario.

7 – Valuta i risultati

Come si calcola il premio?

A ciascun obiettivo è assegnato un target, cioè una quantità.
Il rapporto tra risultato e target determina la percentuale di performance. Solitamente la curva della performance è lineare. Se il target è 1.000, e il risultato è 930, ho raggiunto il 93% di performance. Tuttavia, posso stabilire (n.b.: all’inizio del percorso) che il 93% è una percentuale che reputo non accettabile, e quindi decidere di non pagare premio, oppure di pagarne solo in parte, ma in misura inferiore al 93%.
Queste decisioni devono essere raccolte nella curva del bonus. La curva del bonus può essere lineare o a scaglioni, ed avere dei limiti minimi e massimi (ad esempio, sotto una percentuale di performance dell’80%, non pago il premio, perché non lo considero raggiunto).

Esempio:

Una volta calcolate le percentuali di performance è possibile calcolare il premio. In questo caso è necessario precisare alcune terminologie in merito:

Premio Assegnato: Somma in denaro che viene associata al raggiungimento del

100% della performance

Premio Raggiunto: A seguito della performance ottenuta al netto del parametri esterni

Premio Erogato: Somma in denaro assegnata effettivamente alla persona. Tiene in considerazione gate e condizioni individuali.

Non vedi l’ora di iniziare?

Come avrai intuito i dati da gestire sono tanti e la mole di lavoro per un HR manager non è piccola.
Ad esempio occorre tenere traccia degli accordi intercorsi, dei documenti correlati, delle valutazioni intermedie e dei risultati finali. Questo per ogni dipendente, per ogni team o per ogni gruppo di lavoro.

Noi di hrtools abbiamo sviluppato un software che contiene già diversi modelli pronti all’uso per gestire l’MBO.
Poiché, però, sappiamo bene che ogni azienda ha le sue regole e le sue eccezioni, ognuno dei nostri modelli è stato progettato per essere adattato e riscritto a seconda delle esigenze della tua impresa.
Possiamo modificare tempistiche, tipologie di obiettivi, gerarchie e logiche di team in maniera che combacino perfettamente con le abitudini della tua azienda. 

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