I software HR sono la moda del momento. Gli investimenti in tecnologie HR continuano a crescere vertiginosamente e sempre più aziende decidono di acquistare software per la gestione delle risorse umane che facciano risparmiare tempo e migliorino la vita lavorativa dei loro dipendenti. Ma la tecnologia mantiene davvero le sue promesse? In realtà l’unico modo per ottenere reale valore dalle tecnologie digitali è attraverso l’implementazione di una Digital HR Strategy. Sfortunatamente è qualcosa che la maggior parte dei reparti HR continua a ignorare.

Si continua a parlare di nuovi software che rendano la gestione delle risorse umane più rapida, efficiente e maggiormente basata su dati concreti, ma senza una piena consapevolezza del contesto in cui tali strumenti vengono usati, i problemi non possono essere risolti e anzi rischiano di aumentare.

La proliferazione degli applicativi

Persino organizzazioni strutturate di livello internazionale commettono l’errore di arrivare ad utilizzare decine di software HR diversi. Molti di questi applicativi vengono acquistati per rendere autonomi i dipendenti su alcuni aspetti della gestione HR come la valutazione del personale, l’organizzazione della formazione, la pianificazione delle ferie, la comunicazione delle assenze per malattia e molto altro. Tutto questo inevitabilmente porta i dipendenti a far confusione, smarriti in mezzo a un mare di strumenti diversi. E così i responsabili HR si ritrovano sommersi da richieste di aiuto su come svolgere proprio tutte quelle operazioni che gli applicativi avrebbero dovuto semplificare e automatizzare!
L’unica soluzione possibile è quella di optare per una piattaforma integrata, che racchiuda in sé gli strumenti più importanti per l’HR management, in un’interfaccia rapida e user friendly, in grado di semplificare davvero la vita dei dipendenti e quindi anche quella degli HR Manager.

Si stanno perdendo i veri benefici dei software HR

In un mondo ideale dovremmo essere in grado di rilevare tutti i dati più significativi sul percorso dei nostri dipendenti – sul loro inserimento in azienda, sul loro comportamento, sulla valutazione, le skills, le promozioni fino ai colloqui di uscita. Soltanto avendo a disposizione tutte queste informazioni e avvalendosi di un software in grado di connetterle fra loro, si può portare un reale valore aggiunto all’HR Management. In tal senso la mappatura del percorso dei dipendenti da parte del reparto HR diventa fondamentale, poiché permette di identificare i momenti chiave per raccogliere i dati utili in tal senso. Non avere ben chiaro il quadro generale della situazione significa sprecare l’opportunità di sfruttare al meglio le potenzialità del digital HR in termini HR analytics.

Si rischia di non riuscire a raggiungere gli obiettivi

Utilizzare decine di software HR diversi per la gestione del personale significa automaticamente fallire nello scopo per cui quegli stessi applicativi sono stati scelti. Un simile contesto non semplifica la vita dei dipendenti in termini di efficienza nello svolgimento delle operazioni ma, al contrario, la complica enormemente.
Il processo di digitalizzazione andrà sempre più veloce. Per riuscire a non rimanere indietro in un mondo in così rapido mutamento e non perdere quindi i benefici portati dal Digital HR è necessario fare tre cose.

1. Comprendere che il reparto HR è il compratore e non l’utente finale
La maggior parte delle volte la decisione di acquistare il software è una responsabilità del reparto HR. L’HR è il compratore. Coloro che utilizzano effettivamente l’applicativo, invece, sono soprattutto i dipendenti. Spessissimo gli applicativi vengono implementati senza tenere in considerazione le modalità d’uso degli utenti, in che modo potrebbero (o non potrebbero) beneficiarne, come reagiranno allo strumento e in che modo interagiranno con esso. É fondamentale quindi che il software scelto abbia un’area dedicata all’utente “employee”, dove possa trovare facilmente le informazioni che gli servono e svolgere i task richiesti senza difficoltà.

2. Creare una cultura sulla Digital Innovation
Il precedente punto mette in chiaro la necessità di una cultura dell’innovazione che metta al centro l’utente/cliente. Provare, sbagliare, provare ancora e raggiungere infine il risultato sperato è parte integrante di qualunque processo di digitalizzazione. Non dovrebbe essere un problema solamente del reparto HR. Il reparto HR dovrebbe collaborare con quello IT per comprendere come ottimizzare l’esperienza dei dipendenti rispetto ai servizi digitali, puntando soprattutto a strumenti semplici e user friendly.

3. Massimizzare i profitti derivati dai software HR
L’uso di software HR, così come la gestione delle risorse umane in generale, dovrebbe essere messo al servizio del business aziendale. Dovrebbe contribuire ad aumentare i ricavi, sia direttamente creando quote di mercato o generando maggiori entrate, sia indirettamente, attraverso il processo di ottimizzazione della gestione del personale. L’unico modo per testare l’efficacia dell’implementazione è attraverso la people analytics. Misurando in che modo l’intervento delle tecnologie e delle persone contribuisce al raggiungimento dei KPI, l’HR può capire come ottimizzarne l’efficacia. Le ricerche mostrano che è esattamente questo il contesto in cui l’analytics funziona meglio: quando tecnologia, azioni delle persone e azioni di analisi sono allineate.

Anche se è il reparto risorse umane a scegliere quale software HR acquistare, non bisogna mai dimenticare che anche (e soprattutto) gli altri dipendenti dell’azienda ne faranno uso. Per questa ragione prima di fidarsi di ciò che promettono i fornitori, gli HR manager devono sempre tenere a mente quali siano le esigenze degli utenti finali del software in modo da poter essere certi che l’uso di questo genere di strumenti porti davvero ai benefici auspicati.