Come organizzare le risorse umane? La nostra guida in 7 passi

Motivazione, presidio dei processi di gestione dei dipendenti, migliorare la produttività, creazione di logiche premianti, necessità di gestire processi di selezione in modo strutturato, sono tante le necessità che possono spingere a creare una funzione HR all’interno di un’azienda. Di seguito, una piccola e molto pragmatica guida su come farlo, partendo da zero. E se sei un HR Manager, inizia dal punto 2!

1. Scegli il tuo HR Manager:

Il primo passo nella strutturazione della funzione HR è la selezione del giusto HR Manager. Se è la prima volta che assumi una figura di questo tipo è molto probabile che dovrà avere un set di competenze molto trasversali perché dovrà occuparsi un pò di tutti i processi: sia quelli amministrativi sia quelli di sviluppo e selezione.
Al di là delle competenze tecniche, è di vitale importanza che l’HR Manager che scegli sia in sintonia con la cultura aziendale, che comprenda appieno i valori e sappia come promuoverli all’interno dell’organizzazione. La cultura aziendale è il cuore pulsante di un’organizzazione, e l’HR Manager svolge un ruolo chiave nel tradurla in azioni concrete.

2. Presidia i Processi Amministrativi:

La gestione accurata dei processi amministrativi è essenziale per il corretto funzionamento dell’azienda.
Molte aziende scelgono di esternalizzare la maggior parte di questi processi amministrativi ad aziende terze o professionisti esterni tenendo per se soltanto una parte, come per esempio la gestione dei contratti per avere più controllo e coerenza.

Per quanto riguarda i processi amministrativi, l’HR deve essere il guardiano e garantire che siano allineati con gli obiettivi strategici e rispettino le normative vigenti.

3. Ottimizza il Processo di Rilevazione Presenze:

La gestione delle presenze può diventare rapidamente un processo time-consuming se non digitalizzato correttamente. L’implementazione di sistemi di gestione delle presenze, inclusi workflow approvativi e la gestione delle anomalie, non solo migliorerà l’efficienza, ma libererà anche tempo prezioso per attività più strategiche.
La digitalizzazione è la chiave per affrontare le attività meno strategiche in modo efficiente, consentendo al neo HR Manager di concentrarsi su iniziative più ad alto valore aggiunto.

4. Concentrati sulla Comunicazione:

La comunicazione efficace è spesso sottovalutata nelle aziende. Mentre molte organizzazioni implementano azioni a favore del benessere dei dipendenti, spesso trascurano di comunicare efficacemente queste iniziative. L’HR deve giocare un ruolo centrale nell’organizzazione di una comunicazione interna ed esterna efficace. La trasparenza è fondamentale per costruire la fiducia e deve essere parte integrante della strategia di comunicazione. I dipendenti devono essere informati non solo sulle politiche aziendali, ma anche sulle iniziative di benessere e sugli eventi che promuovono un ambiente di lavoro positivo. Ed il vantaggio di tutto questo, è che è a costo zero!

5. Organizza la Fase di Selezione:

La fase di selezione e recruiting è un momento cruciale per comunicare i valori aziendali e promuovere l’immagine dell’azienda. Concentrati prima sui processi, sulle modalità e sull’efficacia prima di pensare all’efficienza. La scelta dei nuovi membri del team non riguarda solo le competenze tecniche, ma anche l’adeguatezza ai valori aziendali. Questi ultimi sono difficili da modificare, quindi è essenziale assicurarsi che i nuovi assunti siano allineati con la cultura aziendale fin dall’inizio.

6. Accentra e Gestisci il Processo di Formazione:

La formazione dei dipendenti è un investimento cruciale per lo sviluppo a lungo termine dell’azienda. Cominciando con la formazione obbligatoria, l’HR deve capire come viene tracciata e gestita. La formazione sulla sicurezza e altri aspetti obbligatori devono essere integrati in un sistema coerente. Dopo aver messo sotto controllo la formazione obbligatoria, è il momento di concentrarsi sulla raccolta delle esigenze formative, sulla creazione del piano di formazione e sull’attivazione dei finanziamenti. Collaborare con partner specializzati può semplificare la gestione finanziaria, ma la scelta dei formatori dovrebbe rimanere una decisione interna per garantire un allineamento con la cultura aziendale.

7. Coerenza nel Performance Management:

Il culmine di una funzione HR efficace è la creazione di un sistema di performance management. Questo sistema permette di gestire in modo coerente la formazione, i piani di sviluppo e i premi, allineandoli con la strategia e i valori aziendali. È anche il momento giusto per valutare l’adozione di un sistema gestionale che semplifichi lo svolgimento di tutti i processi HR. Un sistema integrato può supportare la crescita e la cultura di gestione all’interno dell’organizzazione, garantendo che tutte le attività siano allineate agli obiettivi strategici.

In conclusione:

Strutturare la funzione HR – rispetto al passato – è impegnativo per tutte le tipologie di impresa proprio perché si inserisce a quasi tutti i livelli e in moltissimi processi (formazione, valutazione, MBO…).

I sette passi descritti forniscono uno spunto pratico per creare una funzione HR solida e al passo con le necessità emerse negli ultimi anni (come, ad esempio, la divulgazione dei valori aziendali).
Investire tempo e risorse in una funzione HR ben strutturata significa investire nel futuro dell’azienda e creare un ambiente di lavoro che non solo attira i talenti giusti, ma li mantiene e li sviluppa nel tempo, contribuendo al successo continuo dell’azienda.

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People & Organization

Gestisci la struttura organizzativa e i dati di tutte le persone, tenendo traccia della loro storia all’interno dell’azienda

Le funzionalità

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Recruiting

Gestisci le campagne di selezione in modo strutturato, riduci il time to hire ottimizzando l’intero processo. Collega HRTools all’area “Lavora con noi” del tuo sito.

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Talent & Performance

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MBO, premi e incentivi

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Reward

Pianifica la politica retributiva della tua azienda e gestisci i processi di salary review con equità e merito

Le funzionalità

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  • Dinamica Retributiva
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Compensation Management

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Learning

Genera valore attraverso la creazione e la gestione di un’Academy aziendale. Rileva i fabbisogni formativi, crea il Piano di Formazione e monitora l’erogazione dei corsi, l’efficacia formativa e le scadenze.

Le funzionalità

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  • Gradimento dei corsi
  • Academy aziendale
  • Richieste formative
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Safety

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Le funzionalità

  • Fattori di rischio
  • Gestione DPI
  • Visite mediche
  • Scadenzario
  • Organigrammi sicurezza
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DocFlow Manager

Crea, distribuisci e raccogli firme digitali per i documenti aziendali.

Le funzionalità

  • Area News
  • My Task
  • Personal Profile e Team
  • Richieste formative
  • Continuous Feedback
  • Diario di Bordo

OnBoarding

Semplifica e automatizza il processo di inserimento dei nuovi assunti Gestisce la distribuzione di pc, tablet, credenziali di accesso, buoni mensa e tutto il necessario ai nuovi arrivati 

Le funzionalità

  • Libreria di dotazioni aziendali
  • Workflow di consegne
  • Allineamento con gli altri reparti
  • Email alert
  • Gestione automatica calendario
  • Set di dotazioni

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