I software HR sono ormai diffusi nella maggior parte delle aziende di tutto il mondo. La loro capacità di semplificare e velocizzare i processi legati alla gestione delle risorse umane, in particolare quelli a più basso valore aggiunto, li rendono infatti degli strumenti irrinunciabili. Questi benefici non vanno però dati per scontati: per usufruirne è necessario pianificare un’adeguata HR Digital Strategy ed evitare alcuni errori molto diffusi.

Evitare la proliferazione degli applicativi

Persino organizzazioni strutturate di livello internazionale commettono l’errore di arrivare ad utilizzare decine di software HR diversi. Molti di questi applicativi vengono acquistati per rendere autonomi i dipendenti su alcuni aspetti della gestione HR come la valutazione del personale, l’organizzazione della formazione, la pianificazione delle ferie, la comunicazione delle assenze per malattia e molto altro. Tutto questo inevitabilmente porta i dipendenti a far confusione, smarriti in mezzo a un mare di strumenti diversi. E così i responsabili HR si ritrovano sommersi da richieste di aiuto su come svolgere proprio tutte quelle operazioni che gli applicativi avrebbero dovuto semplificare e automatizzare.
L’unica soluzione possibile è quella di optare per una piattaforma integrata e allo stesso tempo integrabile, che racchiuda in sé gli strumenti più importanti per l’HR management, in un’interfaccia rapida e user friendly, in grado di semplificare davvero la vita dei dipendenti e quindi anche quella degli HR Manager.

L’importanza dei dati

In un mondo ideale dovremmo essere in grado di rilevare tutti i dati più significativi sul percorso dei nostri dipendenti – sul loro inserimento in azienda, sul loro comportamento, sulla valutazione, le skills, le promozioni fino ai colloqui di uscita. Soltanto avendo a disposizione tutte queste informazioni e avvalendosi di un software in grado di connetterle fra loro, si può portare un reale valore aggiunto all’HR Management. In tal senso la mappatura del percorso dei dipendenti da parte del reparto HR diventa fondamentale, poiché permette di identificare i momenti chiave per raccogliere i dati utili in tal senso. Non avere ben chiaro il quadro generale della situazione significa sprecare l’opportunità di sfruttare al meglio le potenzialità del digital HR in termini HR analytics.

Il reparto HR è il compratore ma non l’unico utente finale

La maggior parte delle volte la decisione di acquistare il software è una responsabilità del reparto HR. L’HR è il compratore. Coloro che utilizzano effettivamente l’applicativo, invece, sono quasi sempre tutti i dipendenti dell’azienda. Spesso gli applicativi vengono implementati senza tenere in considerazione le modalità d’uso degli utenti, in che modo potrebbero (o non potrebbero) beneficiarne, come reagiranno allo strumento e in che modo interagiranno con esso. Si tratta in realtà di fattori decisivi: è estremamente difficile trasmettere un cambiamento operativo e culturale se le persone coinvolte non vengono messe nelle condizioni di affrontarlo con serenità.

Promuovere la Digital Innovation

Il precedente punto mette in chiaro la necessità di una cultura dell’innovazione che metta al centro l’utente/cliente. Provare, sbagliare, provare ancora e raggiungere infine il risultato sperato è parte integrante di qualunque processo di digitalizzazione. Non dovrebbe essere un problema solamente del reparto HR. Il reparto HR dovrebbe collaborare con quello IT per comprendere come ottimizzare l’esperienza dei dipendenti rispetto ai servizi digitali, puntando soprattutto a strumenti semplici e user friendly.

La tecnologia al servizio del business

L’uso di software HR, così come la gestione delle risorse umane in generale, dovrebbe essere messo al servizio del business aziendale. Dovrebbe contribuire ad aumentare i ricavi, sia direttamente creando quote di mercato o generando maggiori entrate, sia indirettamente, attraverso il processo di ottimizzazione della gestione del personale. L’unico modo per testare l’efficacia dell’implementazione è attraverso le people analytics. Misurando in che modo l’intervento delle tecnologie e delle persone contribuisce al raggiungimento dei KPI, l’HR può capire come ottimizzarne l’efficacia.