Decreto Whistleblowing 2023: tutto quello che c’è da sapere per impostare un sistema a norma

Secondo la definizione dell’Accademia della Crusca, il Whistleblower è ‘una persona che lavorando all’interno di un’organizzazione si trova ad essere testimone di un comportamento irregolare, illegale, potenzialmente dannoso per la collettività e decide di segnalarlo all’interno dell’azienda stessa o all’autorità giudiziaria o all’attenzione dei media, per porre fine a quel comportamento’.

Il motivo per cui è stato mantenuto il termine inglese è il fatto che l’anglicismo “Whisteblowing” è privo delle connotazioni negative degli equivalenti italiani “fare una soffiata” e “fare la spia”.

Nel 2019, è stata redatta la direttiva UE 1937/2019 con nuove linee sul Whistleblowing. In Italia, il 10 marzo del 2023 questa direttiva è stata implementata con un decreto che prevede l’installazione obbligatoria di un sistema di whistleblowing nelle aziende.

I singoli stati membri avevano i propri sistemi per prevenire gli illeciti e la corruzione anche prima del 2019, ma questa direttiva è stata necessaria poiché l’empirismo prova che, anche in presenza dei canali che lo rendono possibile, non tutte le persone che assistono a comportamenti illegali denunciano poiché temono ripercussioni dirette o indirette. Non è semplice denunciare se si rischia di perdere un incarico o, peggio ancora, il lavoro. Questa direttiva protegge chi segnala da ogni possibile ripercussione: senza freni che bloccano le segnalazioni, le aziende riusciranno a intercettare comportamenti illegali agli albori, salvando tempo, risorse e… la reputazione.

In vista di questo cambiamento imminente che le aziende dovranno adottare in poco tempo, abbiamo preparato una lista con tutte le informazioni da conoscere per istituire un sistema di whistleblowing a norma. Ecco tutto quello che c’è da sapere:

Chi può essere un whistleblower?

La risposta sintetica è: chiunque abbia o abbia avuto a che fare con un’organizzazione. La norma è rivolta infatti non solo ai dipendenti, ma anche ad ex dipendenti, stagisti, tirocinanti, collaboratori esterni, consulenti, partner, azionisti, amministratori e, per la prima volta nel nostro Paese, anche ai candidati che rilevano comportamenti inadeguati in fase di selezione (i cosiddetti abusi precontrattuali). Un’altra novità assoluta è che il diritto alla tutela viene esteso anche a rapporto di lavoro cessato: un dipendente che non supera il periodo di prova, che è stato licenziato o a cui non è stato rinnovato il contratto a tempo determinato può ugualmente avvalersi del diritto di segnalare.

Una zona grigia riguarda il lavoro somministrato: il decreto non parla di lavoratori interinali, per cui queste casistiche dovranno essere valutate nella loro singolarità.

In quali casi è previsto il whistleblowing?

Sono considerate sotto la definizione di whistleblowing tutte le segnalazioni che riguardano azioni illegali che avvengono in un’organizzazione. Furti, illeciti, frode fiscale, riciclaggio di denaro, corruzione, abusi sul lavoro, discriminazione, mobbing sono tutte cause che rientrano nella definizione. Segnalare un collega che fuma in un’area dove c’è il divieto o denunciare un attrito personale non sono casi che rientrano sotto la definizione di whistleblowing poiché sono situazioni che, per quanto fastidiose, non minano la legalità di un’azienda nel suo insieme.

In caso di dubbio saranno istituiti dei servizi di consulenza appositi per valutare se una casistica particolare rientra o meno nella definizione di whistleblowing. 

Come funzionerà un sistema di whistleblowing in un’azienda? 

Ogni azienda sarà obbligata ad avere almeno un referente di gestione delle segnalazioni. Questa persona può essere sia interna all’azienda, come un dipendente o un amministratore, sia esterno. Se vuoi affidare l’incarico a un consulente esterno, ci saranno delle società che si occuperanno di gestire le segnalazioni insieme ai propri clienti. Questi studi non si occuperanno di gestire le segnalazioni per intero: il loro compito si limiterà a stabilire se una segnalazione rientra o meno sotto la definizione di whistleblowing. In caso affermativo, dovrà esserci comunque un addetto interno all’azienda che dovrà occuparsi della segnalazione e di far partire l’iter adeguato.

L’addetto alle segnalazioni può essere un qualsiasi dipendente ma non può coincidere con l’avvocato aziendale dell’organizzazione. 

Tutti i dipendenti dovranno avere ben presente chi è la persona di riferimento. Un segnalatore che non riesce ad accedere a un servizio di whistleblowing efficiente né interno né esterno all’azienda ha il diritto di avvalersi della pubblica divulgazione per denunciare.

Onde evitare questa situazione estrema, sarà obbligatorio rendere chiaro e facilmente accessibile ai dipendenti il percorso da seguire qualora ci fosse necessità di segnalare un illecito. C’è la possibilità concreta che entro luglio sarà obbligatorio consegnare dei vademecum per il whistleblowing fin dalla fase di OnBoarding. A prescindere, i siti web e i canali di comunicazione tra organizzazione e dipendente dovranno prevedere una guida o dei form da compilare sempre facilmente raggiungibili. Inoltre, la legge guarda con lucidità alla realtà delle persone che lavorano in smart abitualmente: anche chi lavora da casa deve poter avere sempre accesso ai numeri utili in caso di segnalazioni anonime.

Al momento, l’iter post segnalazione che le aziende dovranno seguire prevede due step:

  1. Entro 7 giorni lavorativi dalla ricezione da parte dell’ufficio competente occorre recapitare un avviso di ricevimento al segnalatore;
  2. L’incaricato alla gestione delle segnalazioni di whistleblowing è obbligato a dare riscontro al segnalatore entro 3 mesi solari;

Importante: se una segnalazione giunge a un soggetto diverso dalla persona incaricata, il ricevente ha l’obbligo di reindirizzare la segnalazione all’ufficio competente entro 7 giorni.

Questa procedura non è ancora definita e al momento l’ente che si sta occupando della regolamentazione è l’ANAC (Autorità Nazionale AntiCorruzione).

Se pensi di avere delle proposte tangibili da presentare puoi consultare il sito web ufficiale https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing e prendere contatti.

Come si potrà fare whistleblowing?

In linea teorica, qualsiasi segnalazione recapitata al referente whistleblowing che sia in forma scritta e che abbia una data certa è valida. L’inserimento di una data certa è fondamentale, poiché senza date di riferimento è impossibile far partire un iter di segnalazione e, in caso di inadempienze da parte dell’azienda nella gestione del whistleblowing,una casistica deve avere date certe per essere sottoposta a un PM. 

Ogni organizzazione avrà i propri canali: una scatola con una foratura dove inserire dei bigliettini anonimi è un canale di whistleblowing a tutti gli effetti, ma di certo ci sono modi più strutturati di gestire le segnalazioni. Email anonime, linee telefoniche o sistemi informatici criptati sono tutte soluzioni valide, la scelta del canale preferenziale spetta alle organizzazioni.

Chi segnala, rischia ripercussioni sulla carriera?

La principale novità di questo decreto è il principio di massima protezione che viene garantito al segnalante. Questo principio non consiste solo nel rispetto dell’anonimato, la cui violazione comporta severe sanzioni penali, ma anche nel controllo rigido delle possibili ripercussioni dirette o indirette. Esempi di comportamenti ritorsivi da cui il segnalante è tutelato sono:

  • il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti; 
  • la retrocessione di grado o la mancata promozione; 
  • il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro; 
  • la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa; 
  • le note di merito negative o le referenze negative; 
  • l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria; 
  • la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo; 
  • la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
  • la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione; 
  • il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
  • i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
  • l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro; 
  • la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi; 
  • l’annullamento di una licenza o di un permesso; 
  • la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

Fonte: ANAC, Whistleblowing https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing

Quali sono le scadenze da rispettare?

Dipende dalle dimensioni dell’azienda. 

  • Per le aziende molto grandi che abbiano almeno 250 dipendenti, la scadenza per instaurare sistemi di whistleblowing è stata fissata al 15 luglio 2023.
  • Per aziende dai 50 dipendenti, la scadenza è stata fissata al 17 dicembre 2023.

Per le piccole imprese, non è stata ad oggi specificata alcuna scadenza.

Cosa succede se un’azienda non ha un sistema di whistleblowing a norma o se le segnalazioni vengono cestinate?

Se un’azienda non ha installato un sistema di whistleblowing a norma entro le scadenze previste, sono previste sanzioni dai 10.000 € ai 50.000 €. Inoltre, se un segnalatore non è soddisfatto del modo in cui è stato trattato un caso, o se la sua segnalazione è stata ignorata, ha il diritto di rivolgersi al Pubblico Ministero, che dovrà svolgere delle indagini sulle inadempienze.

Se stai pensando di rendere il processo di Whistleblowing nella tua azienda più strutturato, abbiamo pensato a una soluzione tecnologicamente avanzata che sia in grado di gestire le segnalazioni anonime in modo da creare un canale criptato tra tutti i possibili whistleblower e il referente dell’organizzazione, completamente conforme al decreto del 10 marzo 2023. Contatta uno dei nostri HR Expert per saperne di più!

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