Dalla semplice organizzazione e ricerca dei dati, fino alla gestione dei processi e all’analisi di risultati e indicatori. Quanto tempo spendiamo nella gestione dei processi, nella ricerca delle informazioni e nella produzione di report legati alla nostra attività di gestione e sviluppo HR? In questo articolo un focus sui 5 sintomi che devono farci comprendere quanto sia necessario intervenire con soluzioni digitali adatte a colmare il nostro Hr digital gap.

Il tempo, questo (s)conosciuto. Nella nostra esperienza di HR digital company abbiamo incontrato centinaia di realtà, tutte diverse tra loro per dimensioni, area geografica di provenienza e settore. Tutte diverse ma tutte allineate su un semplice principio che si sintetizza, talvolta, in una sola frase: “Processi da gestire e operatività da portare avanti sempre crescenti, tempo, sempre poco”. Ma quanto tempo spendiamo nelle attività a basso valore aggiunto e quanto nelle attività a valore strategico? L’insindacabile obiettivo di una direzione HR, oggi, deve essere quello di velocizzare ed efficientare tutte le attività e tutti i processi a bassa strategicità (riducendo, di fatto l’Hr digital gap) focalizzando forze ed energie sui percorsi che mettono le persone al centro delle organizzazioni generando valore, valori e competenze.

In virtù di queste premesse, ci siamo messi a tavolino con l’obiettivo di tracciare il “profilo sintomatologico” delle direzioni HR che dovrebbero lavorare alla ricerca di soluzioni utili per colmare un digital hr gap di base ormai non più sostenibile.

1. Difficoltà nel reperimento dei dati relativi ai dipendenti

Sono tante le direzioni del personale in cui ricostruire i dati e la storia di un dipendente richiede l’accesso a molti file (excel e word perlopiù), talvolta gestiti con logiche e metriche diverse tra loro, dai quali andare ad estrarre le informazioni che si cercano. Le principali soluzioni HR disponibili sul mercato permettono la creazione di un portfolio (o profilo) del dipendente che tiene traccia della storia del dipendente in azienda e di tutte le informazioni che lo riguardano, rendendole disponibili con due semplici clic.

2. Documenti organizzativi non aggiornati

Job description ed organigrammi aziendali non sono dei documenti esclusivamente funzionali alle visite ispettive e di auditing, ma sono la base ed il riflesso delle organizzazioni nell’esatto momento in cui le si guarda. Job description e funzionigrammi non aggiornati, a volte inesistenti, finiscono molto spesso all’ultimo piano della scala delle priorità di un ufficio del personale per essere ripresi in “urgenza”. Lo stesso vale per gli organigrammi, talvolta disegnati con soluzioni home-made e poco efficaci. Una soluzione digitale che conosce le esigenze di una direzione del personale oltre a permettere la gestione di questi documenti ne garantisce la gestione dei processi di revisione in modo da mantenerne l’attualizzazione. Lo stesso vale per gli organigrammi; le soluzioni migliori permettono la loro autocomposizione in base alle anagrafiche caricate in piattaforma, annullando di fatto i tempi dedicati al suo aggiornamento.

3. Gestione frammentaria dei processi di performance management

Molte organizzazioni gestiscono i propri processi di appraisal attraverso schede excel o mediante soluzioni digitali sono nella forma. Schede di valutazione inviate e condivise tramite e-mail, magari contenenti formule predefinite che si perdono dopo una semplice azione involontaria su di essa sono all’ordine del giorno. Tema a parte è costituito dal monitoraggio del processo, con inevitabili ritardi che vanno poi a ripercuotersi sui processi di formazione e sviluppo. Una soluzione digitale HR orientata al processo, e non solo ai dati, snellisce i processi di appraisal attraverso schede di valutazione flessibili. La semplificazione è ottenuta anche  attraverso workflow che oltre ad essere customizzabili permettono una gestione automatizzata di mailing alert e di solleciti. L’impatto sull’operatività dei nostri uffici HR sarebbe, indubbiamente, positivo.

4. Gestione destrutturata della formazione in azienda

Nessuna organizzazione è esentata dalla gestione della formazione dei propri dipendenti. In molte aziende le difficoltà partono dalla rilevazione dei fabbisogni di formazione. In rari casi ci siamo ritrovati davanti a processi definiti di raccolta, analisi e gestione dei fabbisogni di formazione. Nella maggior parte delle situazioni questi sono riconducibili a specifiche richieste fatte pervenire all’ufficio HR in maniera destrutturata. Quanto alla gestione della formazione, dalla definizione del piano formativo alla calendarizzazione delle lezioni fino alla consegna degli attestati, questa è effettuata in maniera molto simile ai processi di appraisal. Documenti word, file excel per la gestione delle scadenze ed inviti gestiti via mail. I software che conoscono le esigenze delle direzioni del personale digitalizzano tutte queste fasi. Un semplice fabbisogno di formazione può evolversi e trasformarsi in un corso di formazione, poi gestito e portato a termine, attraverso logiche molto chiare e semplici. Lo stesso avviene per la gestione della formazione obbligatoria soggetta a scadenze. L’esempio di un risultato raggiungibile in maniera tangibile? Non più file excel da aggiornare con le scadenze della formazione rinnovata ma mailing alert automatici per l’HR.

5. Difficoltà nel disporre di dati di sintesi

Quello delle analitiche HR è il tema del momento, la conferma del ruolo sempre più strategico dell’HR nelle organizzazioni. Prescindendo dal fatto che la disponibilità di informazioni tempestive ed in tempo reale è diretta conseguenza di un’adeguata strutturazione ed organizzazione dei dati, l’HR è sempre più chiamato a dedicare forze ed energie alla costruzione di questa complessa trama di metriche e analitiche. Ad oggi potrebbe risultare complesso persino avere in maniera rapida un indicatore di sintesi dei costi della formazione, o il costo del mancato lavoro di un dipendente impegnato in un corso o il tasso di assenteismo in azienda. Esistono diversi software HR che oltre a gestire processi e organizzare dati, consentono di ottenere in tempo reale e con dashboard personalizzabili. Sono strumenti che garantiscono informazioni e kpi di risultato utili a verificare efficacia ed efficienza dei propri processi fornendo così rapide evidenze e riscontri a tutti i livelli aziendali.

Se uno o più di questi “sintomi” sono i medesimi del vostro ufficio probabilmente c’è qualcosa da migliorare in termini di processi prima e di strumenti dopo. Il solo strumento talvolta non è sufficiente a colmare un digital hr gap se non si vuole agire consolidando i punti di forza e lavorando sulle aree di miglioramento dei propri processi. Uno scouting sulle soluzioni disponibili sul mercato però può essere una grande soluzione; esistono software digitali “proattivi” che non solo abbattono i tempi operativi ma che ti propongono anche nuovi modi di gestire le risorse umane.