Gestionale HR: come sceglierlo? Ecco la checklist completa!

L’avrai sicuramente notato anche tu: non sono più solo le grandi aziende ad avere bisogno di un gestionale dedicato alle risorse umane. Anche le piccole e le medie imprese hanno ormai bisogno di un software per guidare, velocizzare, automatizzare e riorganizzare la gestione del personale, per evitare inutili attività ripetute, per minimizzare gli errori e per concentrarsi sul vero valore del proprio lavoro.

Scegliere il giusto software per gestire le HR può fare la differenza: poiché ogni azienda ha le sue regole e le sue complessità è fondamentale optare per un sistema che si adatti alle esigenze specifiche della tua azienda.
In questo articolo ti aiuteremo a identificare gli elementi da tenere in considerazione e ti forniremo uno spunto metodologico fornendoti una check list completa!

1. Fai un elenco delle esigenze della tua azienda

Prima di iniziare la ricerca, stila un elenco di ciò che serve alla tua azienda, eventualmente confrontati con i responsabili delle diverse aree per ottenere un quadro ancora più completo di quello che vi servirà per lavorare al meglio.

Considera fattori come il numero di dipendenti, la complessità dei processi HR gestiti e le sfide strategiche che il business richiede alla funzione HR.
Ad esempio, se gestisci molte assunzioni, potresti cercare un sistema con un modulo ATS dedicato alla gestione delle campagne di selezione.
Se invece stai implementando un modello di performance management, allora non dimenticare di richiedere un modulo che ti consente di gestire il processo di valutazione delle prestazioni e la costruzione di piani di sviluppo.
Uno dei tuoi obiettivi è quello di trattenere le risorse chiave? Allora potresti cercare un applicativo in grado di costruire politiche retributive competitive rispetto al mercato di riferimento.

Elencare le proprie esigenze non è un’operazione da non sottovalutare: senza un’idea chiara di ciò che serve all’azienda rischi di spendere più tempo del necessario in fase di selezione, di pagare più del necessario per funzionalità che non userai mai e, infine, potresti ritrovarti tra le mani un gestionale non allineato alle aspettative del management.

Per definire dove concentrarti maggiormente, puoi lavorare su questi tre semplici passi.

1 – Definisci quali sono i tuoi processi HR

2 – Valutali in base allo sforzo necessario per implementarli in azienda (EFFORT), al livello di digitalizzazione che richiedono e all’importanza strategica del processo stesso (RILEVANZA)

3 – Crea la matrice di rilevanza e scegli quali sono i processi da digitalizzare. Per esempio:

2. Adoption: facilità d’uso e intuitività

Un buon gestionale HR dovrebbe semplificare – non complicare! – le attività quotidiane. Opta per una soluzione con un’interfaccia intuitiva che richiede una curva di apprendimento minima. La facilità d’uso è cruciale per garantire che tutti gli utilizzatori, sia i dipendenti che i componenti del reparto HR, possano sfruttare appieno le funzionalità del software.

Non pensare che questo aspetto sia marginale. Ricorda sempre che:

1 – software intuitivi consentono di risparmiare tempo in formazione

2 – software intuitivi consentono di evitare le gestioni “fuori sistema” dei processi, con perdita di coerenza dei dati e un carico di lavoro maggiore

3 – software intuitivi aumentano la percezione della bontà del lavoro del team hr da parte dei colleghi

3. Scalabilità e Adattabilità

Scegli un software che sia in grado di crescere con la tua azienda. La scalabilità è essenziale per gestire la crescita e l’evoluzione delle tue attività. Assicurati che il gestionale HR sia in grado di adattarsi a cambiamenti nel numero di dipendenti, a nuove procedure aziendali e a nuovi requisiti normativi.

Un software si può adattare alle esigenze della tua azienda in due modi:

A – Gestione Integrata: Tutti i Processi in un’unica Piattaforma

La gestione integrata rappresenta un approccio consolidato nella scelta di un gestionale HR. Optare per una piattaforma che copre tutti gli aspetti della gestione delle risorse umane può semplificare notevolmente le operazioni quotidiane. Dalla gestione delle assunzioni e delle ferie alla valutazione delle performance, avere tutto in un’unica piattaforma può migliorare l’efficienza e ridurre la necessità di passaggi manuali dei dati tra diversi sistemi.

Vantaggi:

Efficienza Operativa: Tutti i processi sono accessibili da una singola interfaccia, riducendo il tempo necessario per eseguire compiti amministrativi.

Consistenza dei Dati: La gestione integrata riduce il rischio di errori dovuti a dati non allineati tra piattaforme diverse.

Rapporto Costo/Beneficio: In molti casi, la scelta di una piattaforma integrata può essere più conveniente rispetto all’acquisto di software separati.

B. Integrazione Modulare: Ottimizzare con Più Software Specializzati

Alcune aziende preferiscono un approccio modulare, integrando più software specializzati per gestire funzioni specifiche. Questo approccio consente una maggiore flessibilità nella selezione di strumenti altamente specializzati per soddisfare esigenze particolari.

Vantaggi:

Flessibilità: Puoi personalizzare la tua suite di software utilizzando soluzioni specializzate che meglio si adattano alle esigenze uniche della tua azienda.

Aggiornamenti Specifici: Puoi aggiornare singoli moduli senza influenzare l’intero sistema, permettendo una maggiore agilità.

Adattabilità alle Esigenze Futuro: L’approccio modulare facilita l’aggiunta di nuovi strumenti in risposta alla crescita o ai cambiamenti nelle esigenze aziendali.

4. Integrazione

Una nuova tecnologia, una nuova normativa o anche solo un nuovo macchinario inserito in azienda può impattare molto sui software che si utilizzano per gestire i processi aziendali.

A.I. e sistemi di Business Intelligence – per esempio – devono necessariamente avere accesso a basi dati sempre più in relazione tra di loro, ma spesso raccolti da fonti molto differenti. Per questo tante aziende stanno scegliendo di creare dei layer intermedi (chiamati Data Warehouse) che acquisiscono informazioni dagli applicativi dipartimentali e le rendono disponibili per A.I. e altre applicazioni.

La scelta del software giusto, quindi, non è più solo un problema del reparto HR ma deve tenere conto di tutti i sistemi con cui deve entrare in contatto per generare valore.

5. Conformità Normativa e Sicurezza dei Dati

La gestione delle risorse umane (per complicare ancora di più la vita dell’HR manager 😉 comporta anche la gestione di dati sensibili. Assicurati quindi che il gestionale HR che scegli sia conforme alle normative sulla privacy e sicuro per proteggere le informazioni sensibili dei dipendenti.
Verifica – come accennato in precedenza – la capacità del sistema di adattarsi ai cambiamenti normativi.

6. Supporto e Assistenza Clienti

Anche il miglior software può incontrare problemi occasionali. Assicurati che il fornitore del gestionale HR offra un supporto affidabile e tempestivo. Leggi recensioni, controlla le politiche di assistenza e assicurati di avere accesso a risorse come guide e tutorial.

La nostra checklist

Ti avevamo promesso una checklist, eccola in arrivo!

Per iniziare, decidi il livello di importanza dei principali aspetti, assegnando un peso:

Una volta definiti i criteri generali, identifica gli elementi di valutazione.

Ecco una serie di punti che possono aiutarti a costruire la tua scaletta di valutazione personalizzata:

1 – Rispondenza alla specifiche funzionali

A Generali

a.1 il software è multilingua

a.2 “protezione dei dati (soddisfa tutti i requisiti stabiliti nel Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell’UE, sia come software che come azienda)”

a.3 Ogni dipendente riceve un account personale ed è in grado di inserire e visualizzare i dati e le richieste pertinenti in autonomia

a.4 Mobile: l’applicazione (o parti di essa) è visualizzabile da mobile?

a.5 Diritti di accesso: è possibile configurare i permessi di accesso, modifica e visualizzazione a seconda del profilo di accesso

a.6 Autenticazione: sono supportati Single Sign-on e autenticazione

a due fattori per i ruoli più delicati (ad es. amministratori)?

a.7 possibilità di importare massivamente i dati con import strutturati

a.8 possibilità di esportare massivamente i dati

B Anagrafica e organizzazione

b.1 Possibilità di configurare e personalizzare i dati anagrafici dei dipendenti

b.2 possibilità di salvare i documenti personali

b.3 possibilità di gestire più tipologie di dipendenti: somministrati, collaboratori, soci, amministratori

b.4 gestione dei ruoli (posizione organizzative)

b.5 possibilità di inserire job description collegate alle posizioni

b.6 gestione delle unità organizzative (direzioni, aree, reparti, centri di costo) e associazione delle persone alle U.O.

b.7 visualizzazione delle relazione gerarchiche e funzionali mediante organigramma

C Performance

c.1 possibilità di gestire più momenti di valutazione anche concomitanti (valutazione annuale, valutazione fine periodo di prova, ecc..)

c.2 configurazione di workflow di processo (valutazione top-down, self evaluation ecc..), con più livelli approvativi

c.3 possibilità di configurare schede di valutazione con valutazioni di skill tecniche, comportamentali ecc..

c.4 monitoraggio del processo da parte di hr

c.5 invio di solleciti massivi

c.6 invio di mail e allert al cambio di stato all’interno del processo (esempio: il valutatore viene avvertito che la scheda è pronta per la valutazione)

c.7 gestione di una library di skill

c.8 skill matrix con assegnazione di skill e livelli attesi nel ruolo

c.9 evidenziazione dei gap

c.10 calcolo del tasso di copertura del ruolo

c.11 evidenziazione delle tavole di rimpiazzo

c.12 raccolta delle esigenze formative

c.13 possibilità di filtrare l’organico per skill/livello

D Gestione della formazione

d.1 gestione delle esigenze formative

d.2 creazione di piani di formazione

d.3 gestione dei corsi e del catalogo corsi

d.4 definizione delle lezioni e monitoraggio della frequenza e dell’apprendimento

d.5 gestione del questionario di soddisfazione del corso

d.6 monitoraggio dei costi del piano di formazione: costi diretti, di struttura di docente, di mancato reddito e gestione finanziamenti

d.7 gestione degli allegati e distribuzione ai partecipanti

2 – Economics

a è scalabile per numero di dipendenti in anagrafica?

b è possibile aggiungere moduli/funzionalità

c quando vengono addebitati i canoni? (mensilmente, annualmente in via anticipata, annualmente in via posticipata)

d qual è il periodo minimo di abbonamento

e c’è un limite ai dati che possono essere memorizzati

f quale preavviso è previsto per cambiare i termini dell’abbonamento

g se la mia licenza si basa su una cifra fissa, cosa succede se aumentano i dipendenti in corso d’anno?

h se voglio eliminare un modulo o mi calano i dipendenti, cosa succede?

3 – Avviamento e implementazioni

a il primo popolamento dei dati è incluso nel servizio di avviamento

b il settaggio della piattaforma è incluso nell’avviamento? (anche la configurazione di report, workflow, ecc..)

c che grado di customizzazione include il software mediante la configurazione di parametri (posso definire aggiungere / modificare workflow/report senza ricorrere a implementazioni a pagamento?)

d c’è la possibilità di fare sviluppi ad hoc di personalizzazione? (c’è un reparto sviluppo interno? Come è dimensionato? C’è una tariffa oraria? Il modello di sviluppo consente personalizzazioni proposte dal cliente o solo su pipe line di sviluppo interno?)

e Tempistiche standard per l’attivazione

f Costi standard dell’attivazione

g Che tipo di formazione viene proposta?

h Chi doverebbe essere formato?

i C’è la possibilità di accedere a contenuti on line/ tutorial

4 – Supporto

a Come è organizzato ed erogato il supporto?

b dove è situato il personale di supporto e quali sono gli orari di disponibilità?

c è previsto un portale di help desk on line?

d quale SLA viene proposto? (per la presa in carico e per la risoluzione dei problemi)

e il personale di supporto ha anche competenze HR o solo applicative?

f è possibile avere un supporto aggiuntivo? Se si, con che modalità e a che costo?

5 – Aggiornamento

a All’interno del costo della licenza/abbonamento quali tipi di manutenzione e aggiornamento sono compresi?

b Gli aggiornamenti dei moduli acquistati vengono inviati automaticamente?

c Come sono gestiti i rilasci degli aggiornamenti? (compreso le modalità di comunicazione)

d Gli aggiornamenti sono inclusi gratuitamente o devo prevedere un budget?

In conclusione:

Scegliere il giusto software per la gestione delle HR richiede attenzione ai dettagli e una comprensione approfondita dell’intero processo. 

Approfitta di questa guida per scegliere la soluzione che ritieni più efficace per la tua impresa e – se ti abbiamo incuriosito – ricorda che puoi chiedere una demo delle soluzioni offerte da hrtools.

Noi di hrtools abbiamo sviluppato tanti modelli scalabili e adattabili per gestire le HR in modo guidato ed intuitivo.
Vuoi vedere hrtools in azione? Clicca qui per richiedere demo: un nostro HR Expert sarà lieto di mostrarti come funziona e quali soluzioni si adattano maggiormente alle tue esigenze!

Cos'è hrtools

Il tuo strumento di lavoro
fatto da veri esperti di HR

8 soluzioni concrete e veloci per gestire i tuoi processi di lavoro

Niente più fogli di excel, documenti introvabili e informazioni incomplete: con hrtools è tutto in un posto solo e lo puoi integrare con i gestionali paghe e presenze.

People & Organization

Gestisci la struttura organizzativa e i dati di tutte le persone, tenendo traccia della loro storia all’interno dell’azienda

Le funzionalità

  • Profilo Personale
  • Job Description
  • Mansionario
  • Organigramma
  • Documentazione
  • Tavole di Rimpiazzo

Recruiting

Gestisci le campagne di selezione in modo strutturato, riduci il time to hire ottimizzando l’intero processo. Collega HRTools all’area “Lavora con noi” del tuo sito.

Le funzionalità

  • Database Candidati
  • Filtri di ricerca avanzati
  • Collegamento all’area Lavora con Noi
  • Gestione dei colloqui
  • Schede di valutazione dei candidati

Talent & Performance

Valorizza il patrimonio di conoscenze e di competenze presenti in azienda. Digitalizza i processi di valutazione del personale

Le funzionalità

  • Flusso di valutazione personalizzabile
  • Editor di questionari con oltre 40 item combinabili
  • Valutazione basata su Skill Matrix e mansionario
  • Assegnazione e valutazione obiettivi
  • Alert automatici di processo
  • Analytics di performance

MBO, premi e incentivi

Abbiamo creato un software che gestisce l’intero processo ed elimina tutte le operazioni manuali, così tu potrai dedicarti al 100% alle persone.

Le funzionalità

  • Libreria di obiettivi quantitativi e qualitativi
  • Modalità di calcolo dei premi personalizzabile
  • Assegnazione massiva degli obiettivi o delegata ai manager
  • Parametri di riproporzionamento
  • Stampa personalizzabile in PDF
  • Reportistica completa

Reward

Pianifica la politica retributiva della tua azienda e gestisci i processi di salary review con equità e merito

Le funzionalità

  • Job Grading
  • Benchmark
  • Dinamica Retributiva
  • Merit Matrix
  • Sincronizzazione con il gestionale paghe
  • Costruisci il tuo modello di Salary Review

Compensation Management

Pianifica gli stipendi in base al mercato e ai risultati raggiunti.

Gestisci la Salary Review con un processo semplice e flessibile. Calcola il tuo budget HR considerando tutti gli aspetti del costo del lavoro.

Le funzionalità

  • Revisiona gli stipendi di tutta l’azienda
  • Assegna le ricompense con equità
  • Basato su Job Grading e Merit Matrix
  • Offre una visione di insieme
  • Rende facile condividere, approvare, modificare
  • Alert automatici
  • Report e analytics

Learning

Genera valore attraverso la creazione e la gestione di un’Academy aziendale. Rileva i fabbisogni formativi, crea il Piano di Formazione e monitora l’erogazione dei corsi, l’efficacia formativa e le scadenze.

Le funzionalità

  • Piani Formativi
  • Scadenzario
  • Gradimento dei corsi
  • Academy aziendale
  • Richieste formative
  • Collegamento con LMS tramite API

Safety

Migliora l’efficacia e l’efficienza dei meccanismi di compliance della tua azienda alle normative sulla sicurezza. Monitora e gestisci i fattori di rischio, i DPI richiesti e le visite mediche dei tuoi dipendenti

Le funzionalità

  • Fattori di rischio
  • Gestione DPI
  • Visite mediche
  • Scadenzario
  • Organigrammi sicurezza
  • Onboarding

DocFlow Manager

Crea, distribuisci e raccogli firme digitali per i documenti aziendali.

Le funzionalità

  • Area News
  • My Task
  • Personal Profile e Team
  • Richieste formative
  • Continuous Feedback
  • Diario di Bordo

OnBoarding

Semplifica e automatizza il processo di inserimento dei nuovi assunti Gestisce la distribuzione di pc, tablet, credenziali di accesso, buoni mensa e tutto il necessario ai nuovi arrivati 

Le funzionalità

  • Libreria di dotazioni aziendali
  • Workflow di consegne
  • Allineamento con gli altri reparti
  • Email alert
  • Gestione automatica calendario
  • Set di dotazioni

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