La maggior parte degli HR si ritrova a guidare processi di innovazione digitale in maniera destrutturata e poco organica. Proviamo a fare ordine identificando i 6 step (più uno) di una HR digital strategy efficace e strategica per i processi innovativi.

Le aziende che negli ultimi anni hanno avviato processi di innovazione digitale sono state tantissime. I primi mesi del 2020, complice l’emergenza Covid, sono stati caratterizzati da una accelerazione tecnologica senza precedenti. Molte organizzazioni hanno proseguito un percorso già avviato, altre hanno iniziato a recuperare il ritardo tecnologico accumulato nel tempo avviando percorsi di evoluzione digitale. La scelta del o dei software HR da implementare costituisce uno degli step di questo fondamentale e strategico processo; è imprescindibile il fatto che questa fase debba essere preceduta, accompagnata e seguita da un’attenta attività di pianificazione, formazione e analisi.

Ci occupiamo di cambiamento digitale in ambito HR da anni, è il nostro mestiere. La cosa che abbiamo sempre più riscontrato è come la corsa alla digitalizzazione dei processi HR in una piena fase di emergenza abbia ridotto, se non eliminato, alcuni degli step fondamentali in un processo di evoluzione strategica del modo di gestire i processi e fare sviluppo delle persone in azienda. Il rischio insito in questo approccio è quello di aver effettuato delle scelte errate al punto da obbligare una loro revisione con inevitabili spechi di tempo, risorse, energie. In virtù di questa riflessione abbiamo pensato di fermarci, di fare un bel respiro e di provare a riportare ordine identificando i 6+1 passaggi fondamentali di un percorso di digitalizzazione HR di successo.

Definire obiettivi, individuare priorità

Fare innovazione digitale in ambito HR non significa solamente migliorare l’efficienza dei processi della Direzione HR velocizzandoli e rendendoli più snelli e fluidi. È un errore, per due ordini di motivi:

1. Non è detto che gli attuali processi siano efficaci, pertanto migliorabili solo in termini di efficienza;
2. Fare innovazione digitale vuol dire “uscire” dalla Direzione HR e pensare ai dipendenti e a tutta l’organizzazione

Un processo di innovazione digitale è vincente quando l’approccio tende a rivedere i processi (non solo gli strumenti) e quando ha lo scopo di migliorare anche e soprattutto la vita dei dipendenti. Sono loro, infatti, i veri destinatari di questa trasformazione.
Sono tanti gli obiettivi di un processo di innovazione digitale e possono essere semplici o complessi a seconda della profondità cui si vuole arrivare e a seconda del punto di partenza.
Un obiettivo semplice potrebbe essere quello di permettere non solo ad HR ma a tutti i dipendenti di avere un proprio portfolio che gestisca e renda fruibili tutte le informazioni sulla storia delle persone in azienda, che permetta di verificare la propria formazione e di fare specifiche richieste all’HR. Un obiettivo avanzato potrebbe essere tenere traccia dei percorsi di sviluppo o determinare il ROI della formazione erogata ai dipendenti.

Per le aziende all’inizio del proprio processo di evoluzione digitale un buon cruscotto di obiettivi SMART potrebbe essere costituito da pochi target organizzati per area (recruiting, organigramma, formazione, valutazione ecc.).

Una volta definiti, gli obiettivi vanno poi ordinati in base a due variabili:

– Strategicità (impatto sui processi)
– Complessità (impatto degli investimenti di tempo e denaro)

Nel momento in cui si valuterà la scelta del tool sarà importante dare priorità agli obiettivi dalla grande strategicità e dalla ridotta complessità. Generalmente, due o tre successi veloci (obiettivi semplici da raggiungere ma ad alto impatto funzionale o emotivo all’interno dell’azienda) funzionano bene per dare slancio all’organizzazione, e sono la miccia ideale per farle seguire da altri ad impatto maggiore.

Creare una collaborazione con i key partner

L’engagement e l’employer branding, ad esempio, vedono un forte sodalizio tra la Direzione HR e quella del Marketing. Un progetto di innovazione digitale non può prescindere dalla partnership tra Risorse Umane e IT aziendale.
L’IT va sicuramente coinvolto nella fase progettuale, soprattutto nella logica dell’analisi dei processi e dei flussi di dati ed informazioni. Il contributo dell’IT è importante anche in fase di scelta del fornitore nell’analisi degli aspetti più tecnici, anche se la diffusione di soluzioni cloud implicano un sempre minore coinvolgimento operativo di figure squisitamente tecniche.
Perché sia ancora più efficiente, il coinvolgimento di persone del dipartimento IT è importante in fase di integrazione della soluzione con altre piattaforme o altri tools già presenti e utilizzati in azienda; nessun tool specialistico può essere isolato o relegato ad una gestione slegata dagli altri processi.

Individuare le specifiche della soluzione

Chiariti obiettivi e priorità, il focus deve spostarsi sulle features, sulle funzionalità e sulle peculiarità che la soluzione che poi sarà individuata dovrà avere per raggiungere i target definiti. Organizzare le features in una check list può essere di aiuto.
Questa è la fase determinante di un percorso di innovazione digitale dei processi. È fondamentale unire il know how di chi ha l’expertise in ambito software e digital con la competenza dell’HR che conosce i processi ed ha ben chiari i propri obiettivi.

Scegliere la soluzione giusta

Una volta identificati gli obiettivi e le priorità, creato “l’ingaggio” con i partner interni, identificate le caratteristiche principali che ci si aspetta dalla soluzione, è arrivato il momento di scegliere il partner esterno. Il mercato è ricco di player validi. Il consiglio è di coinvolgerne diversi al fine di valutare e confrontare più soluzioni in base alla check list di features e funzionalità. Qui di seguito alcune dei principali dubbi che una direzione HR si pone quando deve valutare una soluzione digitale.

1. Cloud Vs. On-Premise

È una domanda che ci si poteva porre con più dubbi fino a qualche anno fa. Oggi, soprattutto alla luce delle trasformazioni intervenute negli ultimi mesi, è davvero raro non considerare il Cloud come l’unica soluzione possibile. I vantaggi delle soluzioni cloud sono indiscutibili e sono sia economici che tecnologici: nessun costo di licenza, installazione, manutenzione e backup, aggiornamenti e upgrade continui e gratuiti, utilizzo da qualsiasi luogo ecc.
Per di più, la maggiore attenzione per i temi della sicurezza e della compliance, in particolare al GDPR, mette le imprese nelle condizioni di scegliere partner che su questi temi – grazie alla loro tecnologia, a procedure rodate, al personale qualificato e al supporto di piattaforme IAAS all’avanguardia – vantano standard molto elevati.

2. Hr-Centred Vs. Self-Service

Alcune aziende prediligono conservare una gestione HR-centrica degli strumenti legati alle persone con piattaforme che non danno al dipendente la possibilità di accedere, visualizzare e modificare informazioni e processi che lo riguardano.

Anche questa propensione è in via di totale superamento. La logica del self-service, infatti, comporta una serie di vantaggi per tutti gli stakeholders coinvolti:

– Il primo vantaggio è operativo: gli addetti e gli specialisti HR fanno meno data entry e si dedicano più ad attività strategiche di gestione dei processi.
– Il secondo vantaggio è di tipo gestionale: i manager godono di un migliore aggiornamento sulle informazioni e sui dati del proprio team di lavoro.
– Il terzo è un vantaggio di integrazione ed engagement: i dipendenti sono maggiormente coinvolti e svolgono in autonomia operazioni per le quali prima dovevano attendere l’intervento dell’ufficio HR.
– Il quarto è un vantaggio qualitativo: i dati sono più trasparenti, chiari, accurati e aggiornati.

Non va neanche trascurato il fatto che archiviare e distribuire documenti in modalità digitale e self service (cedolini, schede di valutazione dei dipendenti, attestati di formazione ecc…) riduca il consumo di carta, con un risparmio per l’azienda e un beneficio per l’ambiente.

3. Integrato vs. Specialistico

Le soluzioni software destinate ad una Direzione HR possono essere classificate secondo diversi criteri. Uno di questi potrebbe raggrupparle in 3 categorie principali:

• Soluzioni per la gestione delle paghe
• Soluzioni di gestione amministrativa del personale (rilevazione presenze e assenze, travel management ecc…)
• Soluzioni per lo sviluppo del personale (recruiting, formazione, valutazione, reward ecc…)

Alcune soluzioni sul mercato includono tutte e tre le funzioni in un’unica suite di prodotti, altre prediligono gestire in maniera verticale specifiche aree di specializzazione. Non esiste una verità assoluta sulla bontà dell’una o dell’altra categoria di soluzioni, ognuna presenta vantaggi e svantaggi.

I vantaggi di una soluzione integrata:

1. aggiornamento dei dati in tempo reale su tutti i moduli di gestione;
2. una sola interfaccia da imparare ad utilizzare;
3. unico database per la gestione di tutti i dati.

I vantaggi di una soluzione specialistica:

1. possibilità di scegliere le soluzioni top performer per ciascuna funzione, in grado di far fronte al meglio alle esigenze specifiche di ogni area di processo;
2. possibilità, se non si è soddisfatti di un modulo, di sostituire soltanto quello senza dover cambiare tutto;
3. capacità di interfacciarsi e di comunicare con tutti gli altri strumenti di gestione aziendale;
4. assistenza tecnico specialistica di livello più elevato;
5. aggiornamenti più frequenti. Si tratta di soluzioni che lavorano per un continuous improvement di strumenti e processi

La scelta finale è spesso dettata dalle dimensioni aziendali, dagli strumenti dei quali si è già in dotazione, dalla profondità e dalla specificità che si vuole dare a ciascun processo.

4. Features collaterali

Assolte le features funzionali e più strettamente correlate a processi ed obiettivi è sempre buona prassi informarsi su:

• Tempi e modalità d’assistenza e di servizio sulla piattaforma;
• Livello di compliance (GDPR, legge 81, sicurezza dei dati ecc.);
• Esperienza in ambito di processi HR del potenziale partner.

5. Progetto pilota? Esperienza da considerare

Superato lo step della scelta del partner esterno, in caso di processi di innovazione digitale più articolati è sempre buona norma partire con un progetto pilota, ristretto a un campione che sia il più possibile rappresentativo della popolazione aziendale. L’ideale è decidere di partire da un singolo team o funzione aziendale; l’alternativa potrebbe essere restringere la fase pilota ai soli manager. Una volta conclusa la fase pilota, si potrà estendere l’utilizzo della tecnologia HR a tutta l’azienda.

Formazione dei dipendenti

La nuova soluzione, una volta implementata va sponsorizzata a tutti i dipendenti con i dovuti tempi e in maniera positiva. La condivisione della soluzione deve mettere in luce i vantaggi ed il valore aggiunto che ciascun utente può garantirsi e garantire all’azienda attraverso il suo utilizzo. Successivamente sarà fondamentale poi procedere a formare tutti gli utenti all’utilizzo della piattaforma. La formazione viene di norma erogata dal fornitore della soluzione, insieme ad eventuale materiale di riferimento per l’uso della piattaforma.

Follow up del progetto

A distanza di un determinato lasso di tempo sarebbe ideale condurre un’indagine tra i diversi stakeholder/user per verificare il livello di gradimento per la soluzione implementata e raccogliere feedback su possibili modifiche e miglioramenti.