La Digital Transformation

“La Digital Transformation è una strada che garantirà il futuro alle imprese, sotto la guida delle persone”.[1]Non si tratta di un mero cambiamento tecnologico, ma di un nuovo approccio che stravolge il “modo di fare impresa”.

Quasi la metà della popolazione mondiale ha accesso ad Internet; di questi circa due miliardi e mezzo utilizzano social network, influenzando fortemente le “abitudini di navigazione” di tutti gli altri.

L’Italia, nonostante sia uno dei paesi meno “digitalizzati” dell’Unione Europea, presenta un dato rilevante per quanto riguarda la comunicazione digitale: circa il 75% della popolazione accede ad internet ogni giorno e usa i social per almeno tredici ore al mese.

Questo ci conferma che il digitale non è più una opzione fra le quali scegliere, ma l’unica strada percorribile^.

Non bisogna, come spesso accade, confondere il digitale con la tecnologia. Il digitale è ciò che passa attraverso uno smartphone o un altro device (tablet, pc, notebook). Secondo le previsioni, in pochissimi anni, il 90% della popolazione sopra i sei anni utilizzerà uno smartphone, rendendo la generazione chiamata oggi “Generation Z”, una generazione “mobile only”.

Con essa dovremo comunicare, relazionarci, interagire e lavorare, e si verrà a creare una platea dalle aspettative altissime e che sfrutterà ogni possibilità di connessione, influenzando sia i non nativi digitali che i Millennials, che saranno presto la maggioranza dei lavoratori mondiali.

I pilastri dell’evoluzione digitale

Negli ultimi anni l’uomo si è reso protagonista di un radicale cambiamento nel modo di vivere, lavorare e relazionarsi, che ha il suo perno nella trasformazione digitale.

Nel 2011 si è, inoltre, assistito a quella che definiamo “quarta rivoluzione industriale “che, avviata nel ventesimo secolo, è una conseguenza di quella digitale. Essa si caratterizza per un uso più diffuso di Internet, a cui si ha accesso con sempre maggiore frequenza attraverso dispositivi mobili, sempre più piccoli ma più potenti ed economici, e per il ricorso a forme di apprendimento automatico.

Le tecnologie digitali basate su dispositivi hardware, software e network non rappresentano una novità, ma, diversamente da quanto accade nella terza rivoluzione industriale, sono contraddistinte da un più alto livello di integrazione e sofisticazione, contribuendo quindi alla trasformazione della società e delle economie globali.

L’innovazione diventa il valore aggiunto di un’azienda all’interno del mercato prescelto ma dà anche la possibilità di avanzare in altri mercati che, fino a quel momento, non erano stati neanche considerati. Creare innovazione permette di creare valore aggiunto per l’impresa, sia reale sia percepito.

La trasformazione digitale si riferisce quindi alla possibilità di rimodellare e perfezionare i processi cardine del business, facendo uso di svariate soluzioni tecnologiche. Per le grandi aziende, così come per le Pmi, l’innesto di questo tipo di innovazioni, sta a significare una rivisitazione dei processi operativi interni, e al contempo un diverso modo di interagire con clienti e fornitori.

Tuttavia, questo cambiamento è possibile solo se costruiamo il giusto tipo di organizzazione. Per avere successo le aziende devono concentrarsi su sei pilastri, ovvero: automazione, informatizzazione, dematerializzazione, virtualizzazione, cloud computing, mobile. Diamo un’occhiata a ogni pilastro per comprendere la spina dorsale della trasformazione digitale.

• Automazione: l’automazione del lavoro ha portato velocità, efficienza e riduzione degli errori;
• Informatizzazione: l’evoluzione di hardware e software hanno introdotto e potenziato una nuova intelligenza nella gestione dei processi;
• Dematerializzazione: la dematerializzazione ha innescato il circolo vizioso dell’informazione, dando così inizio alla creazione di nuove logiche di integrazione e condivisione tra lavoratori;
• Virtualizzazione: programmazione di software di nuova generazione, risorse fisiche che mutano in risorse logiche gestite da un unico dispositivo centralizzato;
• Cloud Computing: lo spostamento della gestione dell’Hardware e del Software sulla Rete attraverso nuovi modelli di erogazione;
• Mobile: tutti i dispositivi mobili che potenziano la produttività individuale apportando così una maggior flessibilità e disponibilità nel mondo del lavoro. ^[2]

Il ruolo HR nella Digital Transformation

Possiamo dunque dire che con Digital Trasformation intendiamo la semplificazione della quasi totalità dei processi, con la riduzione degli errori e delle ripetizioni legate alle attività manuali non strategiche. Per i dipartimenti HR, storicamente questo significava concentrarsi sulla progettazione e sulla scalabilità dei processi per ottenere uniformità nelle pratiche HR. I dipartimenti HR contemporanei, tuttavia, devono far fronte a maggiori responsabilità. Oltre a ottimizzare i processi aziendali del proprio dipartimento, le risorse umane devono anche concentrarsi sull’ottimizzazione della produttività dei dipendenti, sul lavoro di squadra e sulla facilitazione della crescita professionale.

Il ruolo sempre più importante della trasformazione digitale nelle risorse umane è qualcosa di cui i leader aziendali e i responsabili delle risorse umane sono ben consapevoli. Secondo un rapporto di Gartner[3],circa l’88% dei Chief HR Officer ha dichiarato di dover investire in almeno tre tecnologie nei prossimi 2 anni. Mentre 2 leader aziendali su 3 sono arrivati al punto di dire che se non implementassero la digitalizzazione le loro organizzazioni non sarebbero più competitive.

Prima di introdurre qualsiasi nuova tecnologia nei processi esistenti, le organizzazioni devono dedicare tempo alla creazione, alla pianificazione e al test dei flussi di lavoro. Il software di gestione dei processi aziendali (BPM) è incredibilmente utile e intuitivo in questo senso.

Un aspetto importante di questa fase di pianificazione iniziale è determinare perché si vuole introdurre la trasformazione digitale delle risorse umane nella propria organizzazione e cosa si spera di ottenere. Ancora più importante, ricordare che l’HR Digital Transformation richiede un impegno da parte di tutti all’interno di un’organizzazione per abbracciare l’automazione come mezzo per raggiungere l’efficienza operativa.

La maggior parte dei lavori ripetitivi può essere automatizzata. Le organizzazioni utilizzano le tecnologie digitali per automatizzare un’ampia gamma di processi HR. Questi includono cose come l’onboarding e l’offboarding dei dipendenti (ovvero il loro ingresso e uscita)[4], la convalida e il monitoraggio delle schede attività, le richieste di congedo, la formazione dei dipendenti e la gestione dei benefici.

Esperienze d’azienda

Commento di Benedetta Parziale, HR Director di DigiTouch S.P.A

D1: “Digital Trasformation e funzioni HR” è un tema che avete già valutato? Se si, da quando? Con che approccio?

R: Si, assolutamente. Non ricordo un momento preciso, ma essendo un’azienda relativamente giovane che è cresciuta per acquisizioni soprattutto negli ultimi 2 anni, ci si è subito rivolti alle tecnologie e al digitale per accelerare i processi di integrazione e crescita. L’approccio infatti è stato proprio questo, essere, come funzione HR, un partner strategico del Business nella crescita e per poterlo fare la trasformazione digitale era essenziale.

D2: Quali sono gli obiettivi che vi siete prefissati in azienda?

R: Primo fra tutti l’efficienza, non sprecare tempo in attività transazionali e con poco valore aggiunto, cercando appunto di automatizzarle e di gestirle tramite tool e basandoci, laddove possibile, sull’analisi dei dati. In processi quali il Performance Management e la Formazione la digitalizzazione e il supporto di tool integrati e funzionali è ormai imprescindibile.

D3: Tre punti a cui gli HR devono prestare attenzione? Di quali “spinte” o alleati ci si può servire nel processo di digital trasformation?

R: Primo, prestare sempre molta attenzione a non rimanere indietro su aspetti tecnologici e di avere sempre il management coinvolto e a supporto della digitalizzazione della funzione HR, secondo aspetto è cercare di porsi addirittura come “precursore” dell’innovazione in ambito digitale, adottando tool e piattaforme per la gestione integrata dei processi e che consentano di monitorare i progressi fatti, attraverso KPI e analisi dei dati, terzo, ma altrettanto fondamentale, condividere e comunicare i progressi fatti grazie alla digitalizzazione agli utenti finali, facendo si che siano i primi a beneficiarne, in termini anche di trasparenza della gestione del personale. Le spinte e gli alleati dovranno essere quindi proprio i dipendenti da un lato e il business dall’altro.

[1] Braga A. (2017), Digital Transformation, Egea, Milano

[2]https://prodigitale.org/media/blog/I_6_pilastri_per_innescare_la_TRASFORMAZIONE_DIGITALE_degli_Studi_Professionali.pdf

[3] the-times-raconteur-future-of-hr-report-2018-hr-global.pdf (gcom.cloud)

[4] https://www.processmaker.com/blog/a-step-by-step-guide-for-automating-the-employee-onboarding-process/