Lo Human Resource Planning (HRP) è il processo di pianificazione delle strategie HR connesso al rilevamento dei fabbisogni aziendali in termini di forza lavoro di un’azienda. Lo scopo è quello di determinare in che modo le attuali risorse umane possano essere utilizzate per soddisfare tale fabbisogno e comprendere quindi come colmanre eventuali gap. Il processo è basato sul concetto economico di domanda e offerta calato nel particolare contesto della gestione HR in azienda.

L’HRP aiuta quindi chi gestisce l’organizzazione a comprendere come soddisfare la futura domanda di risorse umane, traendo indicazioni precise su chi siano le persone giuste, quante debbano essere e dove e quando saranno richieste. Inoltre, è solo dopo un’adeguata analisi dei fabbisogni, che il management può avviare in maniera coerente il processo di recruiting. L’HRP pertanto è un elemento essenziale per un’azienda che desideri perseguire con successo le strategie e gli obiettivi stabiliti ed è per questo che si parla anche di Strategic Human Resource Planning.

Sebbene l’HRP possa sembrare un semplice processo di gestione dei numeri aziendali in termini di risorse umane, in realtà il lavoro dell’HR manager può diventare spesso molto complicato. Ci si può infatti ritrovare ad affrontare ostacoli legati alla forza lavoro già presente in azienda, alla necessità di agire in funzione degli obiettivi di business e alla situazione del mercato del lavoro in generale. Di conseguenza l’HRP diventa fondamentale per l’organizzazione in diversi modi:

• Permette agli HR Manager di prevedere l’andamento della domanda di forza lavoro evitando che vengano colti alla sprovvista
• Impedisce all’azienda di cadere nelle trappole legate agli improvvisi mutamenti nel mercato del lavoro
• Favorisce la proattività dell’azienda, che può così anticipare la concorrenza nel reperimento delle persone giuste in termini di esperienza, talento e conoscenze.
• Tenendo in considerazione gli obiettivi dell’organizzazione, l’HRP permette anche di identificare, selezionare e far crescere risorse interne con il talento e le competenze giuste per soddisfare le necessità rilevate.

I 4 step dell’HRP

1. Analisi della situazione attuale

La valutazione dell’attuale disponibilità di risorse umane nell’organizzazione è il primo passo del processo di HRP. Include uno studio completo sulle risorse umane dell’organizzazione in termini di numeri, abilità, talenti, competenze, qualifiche, esperienza, età, performance, retribuzione, benefit, etc. In questa fase gli HR possono condurre approfonditi colloqui con i manager per comprendere le problematiche più rilevanti in ambito risorse umane e quali capacità vengano considerate fondamentali per i vari processi aziendali. Molto utile in questa fase è anche l’utilizzo di una piattaforma HR che funga da contenitore facilmente consultabile di tutti i dati necessari all’analisi.

2. Domanda futura di Risorse Umane

L’analisi dei futuri bisogni dell’azienda in termini di risorse umane è il secondo passo dell’HRP. Tutte le variabili HR (come logoramento, licenziamenti, possibili posti vacanti, pensionamenti, promozioni, trasferimenti, ecc.) vengono presi in considerazione al fine di determinare la futura domanda di risorse umane. Inoltre, anche alcune variabili imprevedibili legate alla forza lavoro, come fattori competitivi, dimissioni, trasferimenti o licenziamenti improvvisi, sono incluse nell’ambito di analisi.

3. Previsione della domanda

Il passo successivo è abbinare all’offerta attuale di risorse umane in azienda la domanda futura, in modo da poter fare delle previsioni. In questo passaggio è essenziale comprendere la strategia e gli obiettivi di business a lungo termine, in modo che le previsioni relative alla domanda di forza lavoro siano tali da essere allineate agli obiettivi organizzativi.

4. Strategia di approvvigionamento delle risorse umane e attuazione

Dopo aver esaminato le lacune aziendali in fatto di forza lavoro, i professionisti HR redigono dei piani per colmare tali lacune secondo le previsioni di domanda. Ciò può includere la conduzione di programmi di comunicazione con i dipendenti, trasferimenti, acquisizione di talenti, recruiting e outsourcing, la gestione dei talenti, la formazione e il coaching e la revisione delle politiche. I piani vengono quindi implementati in accordo con i manager in modo che tutto proceda nella maniera più efficace ed efficiente.