Come evitare di compromettere il performance management

In genere, i dipendenti non amano particolarmente il momento della valutazione. Molti lo considerano inutile e sono convinti che non sia di alcun aiuto nel favorire un miglioramento delle loro performance lavorative.

In molti casi fino al 60% del personale aziendale condivide quest’opinione sulla valutazione; solitamente si tratta di dipendenti con una minore intelligenza emotiva e per i quali l’opinione dei responsabili diventa un peso piuttosto che uno stimolo. Questo accade a prescindere dalla possibilità di ricevere un aumento, una promozione, essere selezionati per un nuovo programma di formazione o, al contrario, essere licenziati a seguito di una fusione o di un momento di crisi.

Non sono solo soltanto i dipendenti valutati a vivere male il processo performance review; anche molti capi sono stressati all’idea di dover valutare. Le ragione possono andare dall’apprensione nell’affrontare situazione di performance scadenti da parte di un collaboratore fino al timore di dover arrivare allo scontro su un caso di discriminazione o mobbing sul posto di lavoro.

Per un responsabile diventa quindi fondamentale essere in grado di dimostrare la correttezza e la coerenza nel trattamento dei propri collaboratori. Serve una documentazione precisa e dettagliata su tutti gli elementi che lo hanno portato a esprimere un particolare giudizio. Naturalmente, si dovrà sempre tenere a mente che si tratta di un momento finalizzato alla crescita dei dipendenti, un giudizio che dovrà prevedere l’analisi dei punti di forza e delle aree di miglioramento di ciascun collaboratore. Alla base di tutto dovrà esserci l’equità: il trattamento dei collaboratori dovrà sempre essere uguale per tutti.

Ecco i tre errori più comuni che è assolutamente necessario evitare in sede di valutazione:

Primo errore: cogliere di sorpresa un collaboratore con una valutazione estremamente negativa

È fondamentale per un responsabile essere sempre attento e informato su ciò che accade in ufficio, documentando sia i risultati negativi che quelli positivi. Spesso, infatti, le controversie in ambito HR, derivate dalla valutazione delle performance, nascono dall’inconsapevolezza dei dipendenti rispetto all’opinione negativa che i responsabili si sono formati nei loro confronti.

Per questa ragione bisogna sempre essere sinceri e trasparenti nei confronti dei propri collaboratori: evitare il confronto e non documentare le problematiche riscontrate porterà inevitabilmente allo scontro. Molto spesso, infatti, un dipendente si ritrova minacciato di perdere il posto di lavoro nonostante il proprio fascicolo contenga solo giudizi positivi.

La soluzione: bisogna assolutamente evitare rischi inutili in fase di valutazione delle prestazioni. La documentazione sui collaboratori deve essere chiara ed esplicita sui motivi per cui la performance è stata giudicata negativamente e su cosa dovrà essere fatto per migliorare e raggiungere gli obiettivi attesi. Nel corso dell’anno quindi bisognerà essere costanti e puntuali nel prendere nota su tutto quello che poi andrà a finire sulla scheda di valutazione dei collaboratori.

Secondo errore: fornire una documentazione inappropriata

La documentazione relativa alle performance dei collaboratori deve essere priva di errori e ambiguità; bisogna evitare frasi fatte e stereotipi ed essere il più possibile chiari e precisi, in modo da non lasciare dubbi su quanto si vuole esprimere: la specificità è molto importante in caso di dispute legali.

La soluzione: quando i dipendenti forniscono prestazioni insufficienti o sono in qualche modo negligenti nelle loro funzioni, bisogna registrarne i risultati in maniera puntuale (specificando data e ora della nota) spiegando le ragioni per le quali viene espresso il giudizio negativo. È opportuno prendere sempre nota qualora vengano violate le politiche o le procedure dell’azienda. Questi documenti naturalmente dovranno sempre essere firmati e datati.

Molto importante evitare di esprimere giudizi di carattere personale o impressioni soggettive come “Penso che sia un piantagrane” o trarre conclusioni affrettate sulle ragioni di determinati atteggiamenti, come ad esempio “Penso che abbia avuto problemi di denaro perché è poco parsimonioso”.

Terzo errore: errata gestione degli incontri di follow-up

A seguito della fase di valutazione, è necessario concordare con i collaboratori un incontro di follow-up in cui condividere la documentazione che motivi il giudizio espresso. Sarà necessario discutere delle carenze prestazionali rilevate condividendo un piano attraverso il quale il collaboratore possa colmare i propri gap. Dovrà essere chiaro per il valutato che si tratta di un incontro finalizzato alla sua crescita e che potrà contare sul supporto del responsabile in caso di necessità.

La soluzione: servirà annotare con precisione quanto emerso durante l’incontro, in particolare le ragioni legate al mancato raggiungimento degli obiettivi da parte del dipendente e le modalità con cui il responsabile si impegna a supportarlo per permettergli di rimediare. Molto importante anche evidenziare, qualora il caso lo prevedesse, che il dipendente è consapevole delle possibili conseguenze negative legate al mancato miglioramento della propria performance.

È opportuno documentare il rapporto di lavoro con i propri collaboratori in due modalità: una maggiormente informale, utile per tenere traccia delle normali dinamiche quotidiane e permettere ai dipendenti di esprimere le proprio opinioni senza remore; una più precisa e informale, necessaria per ragioni legali. Per la prima modalità può essere opportuno ricorrere a una piattaforma HR che permetta lo scambio di note e commenti all’interno del team di lavoro, note che potranno poi essere recuperate in maniera semplice e rapida per la parte di performance management.