Il recruiting, ovvero la ricerca e la selezione del personale, è uno dei processi più importati nella gestione HR.
Da esso deriva una grande responsabilità: quella di inserire una nuova risorsa, con la sua storia e le sue molteplici competenze, all’interno di un contesto organizzato e complesso.
E’ tutt’altro che cosa semplice.
Non si tratta solo di leggere i curriculum ricevuti e di ascoltare le loro risposte a alle nostre domande in fase di colloquio.
Forse è meglio partire dalla fine. Qual è lo scopo principale del processo di ricerca e selezione?

Cosa cerchiamo?

L’obiettivo è selezionare la persona più adatta a un ruolo e un’organizzazione specifici.
Ma una persona non è fatta solo di competenze ed esperienze. Ci interessa indagare non solo quali siano le sue hard skills (competenze tecniche) ma anche quali le soft skills, ovvero tutte quelle abilità e competenze acquisite e allenate durante tutto il corso della vita personale e professionale.
I contesti aziendali attuali richiedono quasi sempre capacità di team work, pianificazione, leadership e la capacità di saper gestire scenari complessi.
Ecco dunque l’importanza del processo di recruiting. Inserire una risorsa sbagliata rischia di far perdere tempo, soldi ed efficienza , rischiando, aspetto non secondario, di compromettere la persona assunta.

Pensarla a tavolino

Per ottimizzare questo processo è necessario prima di tutto eseguire una Job Analysis: un’analisi delle esigenze dell’azienda, mediante il confronto interno con il management per valutare con attenzione la posizione lavorativa scoperta. Una volta descritte tutte le componenti della mansione che la nuova risorsa dovrà andare a gestire è possibile creare un Job Profile e una Job Description.
Il primo documento è una sintesi di tutti quelle caratteristiche che la persona deve possedere per ricoprire quel ruolo, mentre il secondo è la descrizione delle mansioni e delle caratteristiche richieste per poterlo svolgere. Quest’ultimo, infatti, è quello che verrà inserito pubblicato sui vari canali di reclutamento (pagina “Lavora con Noi”, Linekdin, Indeed, Monster, ecc.).

A questa fase segue il controllo è il monitoraggio di questi canali.
Più l’azienda cresce e maggiore saranno le campagne di Recruiting aperte e ognuno può avere una priorità diversa, oltre ad una scadenza più o meno distante. La capacità di esaminare i diversi curriculum che vengono inviati è essenziale per non farsi sfuggire i candidati più idonei, allo stesso tempo è necessario non far passare troppo tempo tra l’invio della candidatura la chiamata dall’addetto alla ricerca e selezione. Questa fase tecnicamente è definita Screening, in essa si esaminano i curriculum e si cercano se sono presenti le caratteristiche base per inserirlo nell’iter di selezione.
Le aziende ricevono curriculum vitae continuamente anche quando non ci sono posizioni aperte. Questi curriculum, se archiviati in modo efficiente, costituiscono un grande bacino da cui attingere nel momento emerga il bisogno di nuovo personale.
Per gestire questo processo organizzativo è necessario automatizzare le fasi del processo di selezione, ordinare i curriculum a seconda di parametri stabiliti durante la Job Analysis e facilitare la ricerca di profili adatti tra quelli esaminati. In questo modo, è possibile dare forma e senso ad una serie di dati che aiutano la valutazione e la comparazione delle diverse persone e lasciano tempo alla valutazione della persona nelle successive fasi.
A volte è necessario che l’HR vada a caccia, cercando attivamente un profilo specifico o particolarmente ricercato. In questo caso, tale approccio viene definito Ricerca Attiva.

Inizia lo spettacolo: la selezione

Una volta terminata la fase di esame dei curricula può cominciare il vero e proprio iter di selezione. I candidati che presentano le caratteristiche di base per poter svolgere il lavoro vengono contattati, telefonicamente o tramite mail, dall’HR.
In questa fase si ha il primo incontro tra l’azienda e la persona e si valutano le prime informazioni di base.
Fatto un primo giro, si arriva alla fase dei colloqui veri e propri.
A seconda della complessità del ruolo e dell’organizzazione aziendale, essi possono essere più o meno numerosi e svolgersi in differenti modalità. Di solito, il primo colloquio faccia a faccia avviene con l’addetto HR. In questa fase si esamina la motivazione della persona e ricoprire quel ruolo, la coerenza tra le parole e ciò che è riportato sul curriculum e i comportamenti della persona.
Se questo step è superato allora si possono sostenere i colloqui più “tecnici”, cioè colloqui con i possibili collaboratori e/o responsabili . E’ questo il momento in cui si valuta non solo la capacità della persona di relazionarsi con diversi interlocutori, ma anche le sue competenze e le sue conoscenze in modo sempre più approfondito.
In questo frangente, l’addetto HR deve monitorare e seguire il processo, prendere nota di tutto quello che emerge durante i colloqui e facilitare l’incontro tra la persona e i membri dell’organizzazione.

Il momento della scelta

L’intero processo non si conclude con la scelta del candidato più adatto, ma abbraccia anche il suo inserimento in azienda e le successive strategie di Talent Management. Una volta selezionata, la nuova risorsa entra a far parte dell’azienda, ricoprendo un ruolo, incontrando la cultura aziendale e i suoi regolarmente interni (scritti o meno!).
Anche in questo caso è l’HR chi che deve facilitare il processo, affinché il nuovo arrivato possa operare al meglio nel suo nuovo ruolo ed entrare in relazione con gli altri colleghi.

Questo processo, in tutte le sue forme, è diventato ormai la prassi per tutte quelle aziende che vogliono dimostrarsi attente ai candidati che vogliono lavorare per loro e che collaborano al miglioramento interno all’organizzazione. La digitalizzazione è già entrata in modo radicale all’interno delle imprese e, come ogni altro processo aziendale, anche il recruiting si sta adattando.
Ormai si parla di Digital Recruting, Blind Recruting e Smart Recruiting, ovvero l’utilizzo di algoritmi che aiutano le persone a prendere le decisioni e dell’utilizzo della tecnologia blockchain per la conservazione e la protezione dei dati. A questo grande incremento tecnologico è necessario possedere software in grado di gestire un così grande mole di dati, in modo che gli specialisti in questo campo possa concentrarsi maggiormente sulla valutazione della persona nella sua dimensione umana.