Perché è importante scrivere una buona Job Description?
Per due motivi. Il primo, è un importantissimo elemento di chiarezza interna. Con la job description, comunichiamo alle persone cosa l’organizzazione si attende da loro. Il secondo, saper raccontare chiaramente cosa si sta cercando in termini di competenze, conoscenze tecniche e soft skills rappresenta un punto fermo per qualunque azienda intenda attirare a sé i giusti candidati, evitando sprechi di tempo in colloqui poco proficui.
Curare nel dettaglio la Job Description è dunque un investimento:
- Deve definire scopi e obiettivi
- Deve descrivere mansioni e responsabilità
- Deve individuare competenze e requisiti tecnici
- Deve essere breve (un paio di paragrafi)
A ogni ruolo la sua mission
Il primo aspetto da approfondire è lo scopo del ruolo che si sta ricercando per la nostra azienda.
- Perché se ne ha bisogno?
- A quale obiettivo deve arrivare?
- Quali processi deve governare?
- Quali attività deve svolgere?
- Deve coordinare un team?
Nello scrivere la Job Description del tuo nuovo collega ideale, cerca di focalizzare la tua attenzione sulle aree di responsabilità che gli sarà richiesto di assolvere: dove dovrà indirizzare la sua attenzione per dare un beneficio all’azienda? Quale dovrà essere il suo ordine di priorità nell’approcciarsi al nuovo ambiente e al suo ruolo?
Non si tratta tanto di “cosa deve fare” ma di quale sia la sua mission, il suo scopo. Ciò che occorre alla tua azienda.
Lo abbiamo già detto: il ruolo non è identico a sé stesso in qualsiasi realtà. Cerca di circoscrivere quale sia l’obiettivo che il candidato dovrà perseguire, per aiutarlo a comprendere sin dalla lettura dell’annuncio se possa davvero essere la persona giusta per voi.
Una possibile traccia
Mettiamo in pratica quanto detto sino ad ora e ti proponiamo una traccia da seguire per la stesura della tua Job Description:
| Area | Elementi da considerare |
|---|---|
| Posizione | – Come si colloca la posizione nell’organizzazione?
– A chi risponde? (dipendenza gerarchica) – Qual è il ruolo del superiore diretto? |
| Requisiti | – Titolo di studio
– Esperienze pregresse |
| Obiettivi | – Perché esiste il ruolo nell’organizzazione?
– Quali sono gli obiettivi principali della posizione? – Dai un’indicazione sintetica di un’azione specifica a cui corrisponde un risultato altrettanto specifico che l’azienda attende da questa posizione |
| Aree di Responsabilità | – Di cosa risponde?
– Quali spazi e ambiti di discrezionalità sono previsti? – Quale contributo fornisce la posizione al raggiungimento degli obiettivi aziendali? – Individuare la lista di tutte le attività e I compiti – Metti in evidenza il collegamento tra attività svolte e aree di risultato aziendale nonché l’individuazione delle aree di responsabilità su cui poter misurare la prestazione. |
Un esempio
Eccoti qualche esempio pratico che riassume efficacemente il risultato che vogliamo ottenere dalla nostra Job Description:
| Verbo d’azione | Oggetto | Risultato |
|---|---|---|
| Cosa fa | A chi o che cosa | Con quale risultato (autonomia) |
| Garantire la gestione operativa degli accordi finanziari e della fluidità di cassa | Per le società italiane del Gruppo | Ottimizzando le condizioni e presidiando l’equilibrio dei movimenti, secondo le direttive della posizione superiore |
| Registra | Le fatture di acquisto | Previa verifica e controllo |
| Predispone gli adempimenti periodici | Quali IVA, imposte, dichiarazioni, ecc. | Rispettando le scadenze |
Tip 1: la competenza linguistica
Cura l’utilizzo della lingua italiana: ne beneficerai in termini di chiarezza e di semplicità di lettura del testo.
Attenzione in particolare ai verbi: rappresentano un criterio importante perché descrivono l’oggetto dell’operatività del ruolo ricercato e il grado di autonomia di cui godrà la risorsa:
La Comunità Europea ha definito un sistema di riferimento che confronta e collega le qualifiche professionali dei diversi Paesi, in modo da agevolare lo spostamento dei cittadini nell’unione facendo valere i propri crediti formativi in ogni Stato membro e agevolare così il lifelong learning o apprendimento continuo. Il sistema è denominato EQF e articola su 8 livelli le qualificazioni professionali.
Il glossario dei verbi che vi proponiamo di seguito, mostra alcuni tra i verbi utilizzati più comunemente per descrivere la finalità e le responsabilità, raggruppati per significati omogenei e secondo gli 8 livelli EQF.
| Livelli EQF | Verbi Rappresentativi |
|---|---|
| Livello EQF 1 | Eseguire – attuare – svolgere |
| Livello EQF 2 | Espletare – effettuare – concretizzare – produrre |
| Livello EQF 3 | Conseguire – realizzare – porre in essere – erogare – assistere – supportare |
| Livello EQF 4 | Provvedere – curare – gestire – vigilare – supportare – partecipare – contribuire |
| Livello EQF 5 | Assicurare – coordinare – rappresentare – salvaguardare |
| Livello EQF 6 | Garantire – presidiare – sovraintendere – tutelare |
| Livello EQF 7 | Governare – fornire direttive – delineare strategie – indirizzare – amministrare – dirigere – definire |
| Livello EQF 8 | Promuovere – favorire – dare impulso – istituire |
Tip 2 – La revisione finale
Dopo aver scelto accuratamente le parole più appropriate ed efficaci, dedica qualche minuto a revisionare il tuo testo in ottica di semplificazione. Rileggi e riformula se necessario tenendo presenti questi criteri di base:
- Hai usato un linguaggio comprensibile anche a chi non partecipa al tuo stesso contesto lavorativo?
- Ti sei dilungato con troppi aggettivi?
- Ti sei astenuto dall’utilizzare un linguaggio troppo gergale?
- Sei caduto nella tentazione di utilizzare troppi avverbi?
- Sei stato troppo generico? (“Si occupa di…”)
- Hai utilizzato i giusti nomi proprietari relativi ai software e ai sistemi informatici? (“Microsoft,” “Xerox,” “Macintosh,” ecc.)
- Hai evitato riferimenti di genere?Eccoti qualche esempio di revisione:
| Testo iniziale | Testo revisionato |
|---|---|
| Fornire suggerimenti ad alto livello e generare reporting mensili e trimestrali ai direttori per favorire le decisione del top management | Fornire report e consulenza al top management |
| Implementare e manutenere il database Data Travel utilizzando l’acceleratore grafico e la porta N85 | Essere responsabile dell’implementazione e della gestione del DB per gestire viaggi e trasferte garantendo un livello di connettività efficiente |
| Occasionalmente gestisce queries multiple con un alto livello di complessità | Gestisce queries complesse fornendo consigli sull’utilizzo |
Ti auguriamo un buon lavoro!
