Una Job Description efficace – Manuale di scrittura

Perché è importante scrivere una buona Job Description?

Per due motivi. Il primo, è un importantissimo elemento di chiarezza interna. Con la job description, comunichiamo alle persone cosa l’organizzazione si attende da loro. Il secondo, saper raccontare chiaramente cosa si sta cercando in termini di competenze, conoscenze tecniche e soft skills rappresenta un punto fermo per qualunque azienda intenda attirare a sé i giusti candidati, evitando sprechi di tempo in colloqui poco proficui.

Curare nel dettaglio la Job Description è dunque un investimento:

  • Deve definire scopi e obiettivi
  • Deve descrivere mansioni e responsabilità
  • Deve individuare competenze e requisiti tecnici
  • Deve essere breve (un paio di paragrafi)

A ogni ruolo la sua mission

Il primo aspetto da approfondire è lo scopo del ruolo che si sta ricercando per la nostra azienda.

  • Perché se ne ha bisogno?
  • A quale obiettivo deve arrivare?
  • Quali processi deve governare?
  • Quali attività deve svolgere?
  • Deve coordinare un team?

Nello scrivere la Job Description del tuo nuovo collega ideale, cerca di focalizzare la tua attenzione sulle aree di responsabilità che gli sarà richiesto di assolvere: dove dovrà indirizzare la sua attenzione per dare un beneficio all’azienda? Quale dovrà essere il suo ordine di priorità nell’approcciarsi al nuovo ambiente e al suo ruolo?

Non si tratta tanto di “cosa deve fare” ma di quale sia la sua mission, il suo scopo. Ciò che occorre alla tua azienda.

Lo abbiamo già detto: il ruolo non è identico a sé stesso in qualsiasi realtà. Cerca di circoscrivere quale sia l’obiettivo che il candidato dovrà perseguire, per aiutarlo a comprendere sin dalla lettura dell’annuncio se possa davvero essere la persona giusta per voi.

Una possibile traccia

Mettiamo in pratica quanto detto sino ad ora e ti proponiamo una traccia da seguire per la stesura della tua Job Description:

Area Elementi da considerare
Posizione – Come si colloca la posizione nell’organizzazione?

– A chi risponde? (dipendenza gerarchica)

– Qual è il ruolo del superiore diretto?

Requisiti – Titolo di studio

– Esperienze pregresse

Obiettivi – Perché esiste il ruolo nell’organizzazione?

– Quali sono gli obiettivi principali della posizione?

– Dai un’indicazione sintetica di un’azione specifica a cui corrisponde un risultato altrettanto specifico che l’azienda attende da questa posizione

Aree di Responsabilità – Di cosa risponde?

– Quali spazi e ambiti di discrezionalità sono previsti?

– Quale contributo fornisce la posizione al raggiungimento degli obiettivi aziendali?

– Individuare la lista di tutte le attività e I compiti

– Metti in evidenza il collegamento tra attività svolte e aree di risultato aziendale nonché l’individuazione delle aree di responsabilità su cui poter misurare la prestazione.

Un esempio

Eccoti qualche esempio pratico che riassume efficacemente il risultato che vogliamo ottenere dalla nostra Job Description:

Verbo d’azione Oggetto Risultato
Cosa fa A chi o che cosa Con quale risultato (autonomia)
Garantire la gestione operativa degli accordi finanziari e della fluidità di cassa Per le società italiane del Gruppo Ottimizzando le condizioni e presidiando l’equilibrio dei movimenti, secondo le direttive della posizione superiore
Registra Le fatture di acquisto Previa verifica e controllo
Predispone gli adempimenti periodici Quali IVA, imposte, dichiarazioni, ecc. Rispettando le scadenze

Tip 1: la competenza linguistica

Cura l’utilizzo della lingua italiana: ne beneficerai in termini di chiarezza e di semplicità di lettura del testo.

Attenzione in particolare ai verbi: rappresentano un criterio importante perché descrivono l’oggetto dell’operatività del ruolo ricercato e il grado di autonomia di cui godrà la risorsa:

La Comunità Europea ha definito un sistema di riferimento che confronta e collega le qualifiche professionali dei diversi Paesi, in modo da agevolare lo spostamento dei cittadini nell’unione facendo valere i propri crediti formativi in ogni Stato membro e agevolare così il lifelong learning o apprendimento continuo. Il sistema è denominato EQF e articola su 8 livelli le qualificazioni professionali.

Il glossario dei verbi che vi proponiamo di seguito, mostra alcuni tra i verbi utilizzati più comunemente per descrivere la finalità e le responsabilità, raggruppati per significati omogenei e secondo gli 8 livelli EQF.

Livelli EQF Verbi Rappresentativi
Livello EQF 1 Eseguire – attuare – svolgere
Livello EQF 2 Espletare – effettuare – concretizzare – produrre
Livello EQF 3 Conseguire – realizzare – porre in essere – erogare – assistere – supportare
Livello EQF 4 Provvedere – curare – gestire – vigilare – supportare – partecipare – contribuire
Livello EQF 5 Assicurare – coordinare – rappresentare – salvaguardare
Livello EQF 6 Garantire – presidiare – sovraintendere – tutelare
Livello EQF 7 Governare – fornire direttive – delineare strategie – indirizzare – amministrare – dirigere – definire
Livello EQF 8 Promuovere – favorire – dare impulso – istituire

Tip 2 – La revisione finale

Dopo aver scelto accuratamente le parole più appropriate ed efficaci, dedica qualche minuto a revisionare il tuo testo in ottica di semplificazione. Rileggi e riformula se necessario tenendo presenti questi criteri di base:

  • Hai usato un linguaggio comprensibile anche a chi non partecipa al tuo stesso contesto lavorativo?
  • Ti sei dilungato con troppi aggettivi?
  • Ti sei astenuto dall’utilizzare un linguaggio troppo gergale?
  • Sei caduto nella tentazione di utilizzare troppi avverbi?
  • Sei stato troppo generico? (“Si occupa di…”)
  • Hai utilizzato i giusti nomi proprietari relativi ai software e ai sistemi informatici? (“Microsoft,” “Xerox,” “Macintosh,” ecc.)
  • Hai evitato riferimenti di genere?Eccoti qualche esempio di revisione:
Testo iniziale Testo revisionato
Fornire suggerimenti ad alto livello e generare reporting mensili e trimestrali ai direttori per favorire le decisione del top management Fornire report e consulenza al top management
Implementare e manutenere il database Data Travel utilizzando l’acceleratore grafico e la porta N85 Essere responsabile dell’implementazione e della gestione del DB per gestire viaggi e trasferte garantendo un livello di connettività efficiente
Occasionalmente gestisce queries multiple con un alto livello di complessità Gestisce queries complesse fornendo consigli sull’utilizzo

Ti auguriamo un buon lavoro!

Cos'è hrtools

Il tuo strumento di lavoro
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8 soluzioni concrete e veloci per gestire i tuoi processi di lavoro

Niente più fogli di excel, documenti introvabili e informazioni incomplete: con hrtools è tutto in un posto solo e lo puoi integrare con i gestionali paghe e presenze.

People & Organization

Gestisci la struttura organizzativa e i dati di tutte le persone, tenendo traccia della loro storia all’interno dell’azienda

Le funzionalità

  • Profilo Personale
  • Job Description
  • Mansionario
  • Organigramma
  • Documentazione
  • Tavole di Rimpiazzo

Recruiting

Gestisci le campagne di selezione in modo strutturato, riduci il time to hire ottimizzando l’intero processo. Collega HRTools all’area “Lavora con noi” del tuo sito.

Le funzionalità

  • Database Candidati
  • Filtri di ricerca avanzati
  • Collegamento all’area Lavora con Noi
  • Gestione dei colloqui
  • Schede di valutazione dei candidati

Talent & Performance

Valorizza il patrimonio di conoscenze e di competenze presenti in azienda. Digitalizza i processi di valutazione del personale

Le funzionalità

  • Flusso di valutazione personalizzabile
  • Editor di questionari con oltre 40 item combinabili
  • Valutazione basata su Skill Matrix e mansionario
  • Assegnazione e valutazione obiettivi
  • Alert automatici di processo
  • Analytics di performance

MBO, premi e incentivi

Abbiamo creato un software che gestisce l’intero processo ed elimina tutte le operazioni manuali, così tu potrai dedicarti al 100% alle persone.

Le funzionalità

  • Libreria di obiettivi quantitativi e qualitativi
  • Modalità di calcolo dei premi personalizzabile
  • Assegnazione massiva degli obiettivi o delegata ai manager
  • Parametri di riproporzionamento
  • Stampa personalizzabile in PDF
  • Reportistica completa

Reward

Pianifica la politica retributiva della tua azienda e gestisci i processi di salary review con equità e merito

Le funzionalità

  • Job Grading
  • Benchmark
  • Dinamica Retributiva
  • Merit Matrix
  • Sincronizzazione con il gestionale paghe
  • Costruisci il tuo modello di Salary Review

Compensation Management

Pianifica gli stipendi in base al mercato e ai risultati raggiunti.

Gestisci la Salary Review con un processo semplice e flessibile. Calcola il tuo budget HR considerando tutti gli aspetti del costo del lavoro.

Le funzionalità

  • Revisiona gli stipendi di tutta l’azienda
  • Assegna le ricompense con equità
  • Basato su Job Grading e Merit Matrix
  • Offre una visione di insieme
  • Rende facile condividere, approvare, modificare
  • Alert automatici
  • Report e analytics

Learning

Genera valore attraverso la creazione e la gestione di un’Academy aziendale. Rileva i fabbisogni formativi, crea il Piano di Formazione e monitora l’erogazione dei corsi, l’efficacia formativa e le scadenze.

Le funzionalità

  • Piani Formativi
  • Scadenzario
  • Gradimento dei corsi
  • Academy aziendale
  • Richieste formative
  • Collegamento con LMS tramite API

Safety

Migliora l’efficacia e l’efficienza dei meccanismi di compliance della tua azienda alle normative sulla sicurezza. Monitora e gestisci i fattori di rischio, i DPI richiesti e le visite mediche dei tuoi dipendenti

Le funzionalità

  • Fattori di rischio
  • Gestione DPI
  • Visite mediche
  • Scadenzario
  • Organigrammi sicurezza
  • Onboarding

DocFlow Manager

Crea, distribuisci e raccogli firme digitali per i documenti aziendali.

Le funzionalità

  • Area News
  • My Task
  • Personal Profile e Team
  • Richieste formative
  • Continuous Feedback
  • Diario di Bordo

OnBoarding

Semplifica e automatizza il processo di inserimento dei nuovi assunti Gestisce la distribuzione di pc, tablet, credenziali di accesso, buoni mensa e tutto il necessario ai nuovi arrivati 

Le funzionalità

  • Libreria di dotazioni aziendali
  • Workflow di consegne
  • Allineamento con gli altri reparti
  • Email alert
  • Gestione automatica calendario
  • Set di dotazioni

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