L’importanza della chiusura dell’anno

Una volta, l’HR Specialist di una delle aziende con cui collaboriamo mi confessò: “Novembre e Dicembre sono mesi infernali! Il gruppo cerca di raggiungere negli ultimi due mesi tutti i risultati che non ha raggiunto durante l’anno!”. Sorridendo, ma senza essere granchè consolatorio, aggiunsi: “Non solo! Sono anche i mesi in cui si cerca di pianificare per intero tutti i goal e i progetti dell’anno successivo!”

Insomma, la chiusura dell’anno in una azienda è sicuramente un periodo di grande lavoro ma anche un periodo di importanza cruciale. E come si declina tutto questo per HR? Per ogni HR Manager e per ogni team HR, la fine dell’anno è il momento ideale per rivedere le pratiche legate alla gestione delle risorse umane. Per rivedere documenti e sistemi. È importante non farsi trovare impreparati di fronte a questo importante momento ciclico. Ecco dunque i miei consigli su come gestire al meglio la chiusura dell’anno.

Per approcciare al meglio questo tema, ti consiglio di dividere mentalmente le cose da fare in due macrocategorie, ispirate dal mio dialogo con il nostro cliente. Categorie che sono: la revisione dell’anno trascorso e la pianificazione dell’anno che verrà.

La corretta revisione dell’anno trascorso

Per effettuare una corretta revisione, il mio input è sempre quello di focalizzarsi sulla archiviazione dei dati, sui sistemi e sui documenti.

1. Archiviazione dei dati. In questa fase, il compito degli HR Manager e dei loro collaboratori è quello di revisionare e archiviare tutti i dati legati ai dipendenti relativi alla annualità che sta per concludersi. È fondamentale verificare che tutte le visite mediche, le abilitazioni richieste e gli eventuali DPI siano stati registrati correttamente e con la precisa indicazione delle date di scadenza. Avere uno scadenzario aggiornato sarà importantissimo per programmare in maniera adeguata l’anno successivo.
2. Modifiche a sistemi e documenti. Arrivati a fine anno, può essere necessario apportare modifiche e aggiustamenti a registri, documenti e sistemi esistenti. Potrebbero esserci state delle variazioni legate a leggi, a regolamenti. O variazioni legate a operatività interna, compensi, benefit e persino situazioni personali dei dipendenti. Non tutte le aziende con cui mi confronto sono in grado di tenere sotto controllo questo monte di possibili variabili. Ecco perché, per facilitare le cose, io consegno spesso una lista con i temi più comuni che gli HR Manager devono gestire quando si tratta di modifiche a sistemi e documenti:

• Policies: le policies legate ai mansionari dei dipendenti vanno riviste e modificate in base ai cambiamenti legislativi, regolamentari e ai cambiamenti legati all’operatività aziendale.
• Job Description: se le attività richieste o i ruoli all’interno dell’organizzazione hanno subito delle variazioni, anche le job description devono essere modificate di conseguenza.
• Compensation: dovrai adeguare le buste paga in modo da riflettere le variazioni negli adeguamenti salariali, gli aumenti di merito, gli aumenti salariali minimi e i cambiamenti sulle ritenute legati a benefit e tasse.
• Valutazione delle performance: dovrai aggiornare i dati relativi ai dipendenti anche in termini di valutazione delle performance. Per questo punto, io consiglio sempre l’utilizzo di un software HR che supporti nel performance management. Non esiste nulla che una azienda non possa fare grazie a un buon tool che lavora in maniera automatica e sistematica.
• Premi e Formazione: anche qui, occorre un update sui dati dei dipendenti relativi ai premi ricevuti e ai cicli di formazione erogati
• Informazioni sul dipendente: ultimo ma non meno importante, anche i dati personali dei dipendenti devono essere passati in rassegna. Indirizzi, recapiti e altre info devono essere sempre inseriti correttamente all’interno della piattaforma di gestione HR.

Come pianificare l’anno che verrà

Una volta messo mano a tutto il pregresso, occorre farsi trovare pronti alle sfide del futuro. Anche qui, talune aziende con cui collaboro brancolano nel buio. Da dove cominciare? Come mettere ordine fra tutte le idee e le priorità? Anche per questo scenario ho preparato una lista per facilitare gli step di questo importante e delicato processo.

• Recruitment: è necessario incontrare i responsabili (manager, team leader, etc.) in modo da valutare con largo anticipo le loro esigenze e pianificare l’eventuale recruiting. Affrontato il team recruiting, si terrà in considerazione anche ogni altro topic collegato. Pensionamenti, cessazioni, promozioni, fatturato, strategia aziendale e altre modifiche a livello di personale. Ripeto: bisogna fare tutto con largo anticipo, e spesso occorre che siamo noi stessi ad andare dai manager e interrogarli sui loro needs, prima di vederci arrivare una richiesta fra capo e collo ad anno iniziato.
• Formazione e Sviluppo: un altro elemento fondamentale della pianificazione del nuovo anno è la revisione dei piani di crescita delle persone. Quali sono i goal a livello formativo? Se, come consiglio spesso, ti sei dotato di un tool per il performance management, ecco che sarà semplice capire quali dipendenti hanno specifiche lacune, e come colmarle.
• Clima aziendale: altrettanto importante è comprendere quale sia lo stato d’animo dei dipendenti. In molti miei articoli ho parlato di gratificazione, benessere e culture. A tal scopo può essere utile condurre un’analisi, una survey che coinvolga direttamente il personale. Collegato a questo aspetto vi è anche il tema della pianificazione delle ferie e degli eventuali giorni di chiusura aziendale.
• Performance management: una volta conclusa la valutazione dei dipendenti per l’anno in corso è necessario pianificare quella per l’anno successivo. In collaborazione con i diversi responsabili, si possono concordare momenti di follow-up, di feedback e attività di supporto per il miglioramento delle performance. Quando consiglio l’utilizzo di tool automatizzati è anche perché un tool può essere di enorme aiuto per il decision making.
• Sviluppo del management: analizzando i feedback dei dipendenti e il clima aziendale è possibile valutare come venga percepito il management. E dunque quali step seguire per sanare eventuali aree di miglioramento emerse.
• Compensation e benefit: anche la parte retributiva, di premio variabile e di eventuali benefit, va gestita e pianificata con attenzione sulla base dei risultati della valutazione e degli obiettivi raggiunti.
• Compliance: anche per chi si occupa di risorse umane è indispensabile l’attenzione alla compliance. Io consiglio sempre di preoccuparsi non solo delle pratiche attuali ma anche dei cambiamenti futuri di cui già si vedono avvisaglie. In tal senso, ti sprono a condurre un audit ad hoc per l’HR management.
• Miglioramento continuo: il cosiddetto kaizen della cultura Lean deve riguardare non solo chi fa business, ma anche chi si occupa di Risorse Umane. Su questo punto non mi stanco mai di insistere. In HR non devono mai mancare le iniziative volte a rendere i processi più efficienti. Bisogna ottimizzare la current condition, riducendo gli errori e migliorando la qualità del lavoro svolto. L’uso di una piattaforma HR può servirti anche in tal senso. Ricorda che siamo nell’era della digital evolution. E le aziende che conosco che si sono dotate di una piattaforma user friendly hanno semplificato tutti gli aspetti dell’HR Management.