Management By Objectives, ovvero Gestione per Obiettivi

Uno dei primi passi da compiere per rivoluzionare il modo di fare gestione HR è quello di ripensare il metro di misura con cui valutiamo i collaboratori. Non si pesano la passione e l’intraprendenza in ore e minuti, ma in obiettivi, risultati e progetti portati a compimento.

Abbiamo progettato hrtools in modo per fornire alle imprese un sistema di gestione per obiettivi (MBO) estremamente facile ma anche molto efficace che consente di orientare i comportamenti e di premiare le buone performance.

Primo: obiettivi e incentivi

1. Obiettivo – Un modello MBO serve principalmente ad orientare i comportamenti. È importante definire obiettivi condivisi e raggiungibili, frutto di un’analisi congiunta tra manager e dipendente. Non bisogna avere timore di negoziare obiettivi e target con le nostre persone! Le risorse tendono a sentire proprio ciò che è stato concordato, più di ciò che è stato loro imposto.
   Gli obiettivi da concordare possono essere aziendali o di team (dove si premia la squadra e tutti concorrono e tutti vincono nella stessa misura) oppure individuali, dove ognuno fa partita a sé.
2. Incentivo – è lo stimolo in più, che porta a mettere ancora più impegno, ancora più determinazione, ma è anche il modo che ha l’azienda di comunicare che quell’obiettivo è importante.
   L’incentivo è generalmente un premio economico associato al raggiungimento di un obiettivo. Lo abbiamo messo volutamente in secondo piano rispetto alla definizione e assegnazione dell’obiettivo perché la nostra esperienza ci ha insegnato che un sistema MBO può funzionare anche senza incentivazione economica collegata. Provare per credere!
   Ovviamente se scegliamo di aggiungere un premio, questo deve essere significativo: almeno una mensilità! E se vogliamo risparmiare qualcosa sul costo azienda, possiamo provare a collegare obiettivi aziendali a sistemi di welfare.

Secondo: il processo di gestione

Per definire un Piano di Incentivazione Variabile funzionale ed efficiente, occorre seguire quattro step fondamentali:

1. Definizione degli obiettivi, con regole chiare che permettano misurazioni oggettive, realizzabilità nel tempo dato e tempistiche definite.
2. Monitoraggio delle attività e delle performance dei dipendenti: una corsia a doppio senso di marcia! Chi collabora al progetto deve poter sapere dove e come aggiustare il tiro.
3. Consuntivazione, ovvero il necessario passaggio di verifica dei risultati raggiunti.
4. Comunicazione: il momento dell’analisi, dei feedback e della riflessione. La comunicazione deve essere bidirezionale tra direzione e dipendenti per avere un monitoraggio continuo ed efficace dei progressi verso gli obiettivi concordati.

Terzo: rendere operativi gli Obiettivi con i KPI (e la regola del 4)

I KPI o Key Performance Indicators sono la metrica utilizzata all’interno del piano d’incentivazione variabile. Servono a valutare le prestazioni e determinare quanto gli obiettivi fissati siano stati raggiunti.

Come valutare la quantità di raggiungimento di un obiettivo e il valore qualitativo di un KPI?
Con 4 Caratteristiche fondamentali che ogni indice di performance aziendale deve possedere:

1. Misurabilità: Ogni KPI deve essere quantificabile e associato ad un valore
2. Rilevanza: Deve possedere un legame stretto con gli obiettivi del business
3. Utilità: Deve saper fornire un’indicazione utile per decidere le azioni da intraprendere
4. Monitorabilità: Deve essere monitorabile dalla persona a cui è assegnato.

Ma quindi come costruisco un KPI? Ecco le 4 parti che rendono il KPI utilizzabile nel calcolo delle performance:

1. Una descrizione di contenuto che specifica il fine e il metodo di calcolo
2. L’unità di misura
3. Un target che la persona deve ottenere per soddisfare il KPI
4. Il consuntivo che con il risultato ottenuto dal lavoratore verrà riproporzionato.

I KPI quantitativi possono essere trattati tramite misura numerica, percentuale, date e quantità.
I KPI qualitativi, invece, sono quelli legati a progetti che non possono essere misurati oggettivamente, per esempio il grado di soddisfazione del cliente.

È possibile monitorare anche obiettivi qualitativi, ma è necessario ancorare la percentuale di raggiungimento a dei criteri oggettivabili, ad esempio una data di completamento, delle attività svolte, delle frequenze di osservazione di comportamenti.

Quarto: per non commettere errori, un piccolo Bignami da parte del team di hrtools

Ogni percorso di crescita e cambiamento comporta dei rischi, per questo vogliamo darti tre consigli molto pratici per affrontare al meglio la gestione MBO:

1. Dritti al punto, senza giri di parole!
   Il primo passo è definire regole chiare per tutti, dichiarando fin da subito quali siano le performance che si intende stimolare e premiare.
   La comunicazione è un aspetto fondamentale e dobbiamo porre attenzione non solo a ciò che diciamo, ma anche a ciò che consegnamo: regolamenti, schede, lettera di raggiungimento del premio… l’importante è curare sempre la forma e semplificare il più possibile.
2. Assegnare obiettivi condivisi e dichiarati
   Il Manager deve essere sempre a bordo del processo perché ha il compito di comunicare tutti i passaggi con il collaboratore, definendo e individuando insieme a lui/lei gli obiettivi per poi definire le aree di responsabilità di ognuno e deve essere in grado di valutare l’operato e il contributo del team.
3. Dare accesso ai dati per monitorare insieme lo stato di avanzamento
   Fornisci al team la possibilità di monitorare il processo in ogni momento, tramite una condivisione dei KPI e dei criteri di gestione e di valutazione.

Un team di lavoro cresce e si rafforza armonicamente quando può lavorare in un ambiente che coltiva la sua natura multifunzionale, ne asseconda gli stimoli creativi e li rende conoscenza comune.
Lavorare per obiettivi, incentivare i componenti della squadra a dare il massimo, renderli partecipi e parte del processo decisionale, è un passaggio che paga, sempre!