OKR, KPI, MBO: la guida completa!

OKR, KPI, MBO, spesso si usano come sinonimi, ma non lo sono.
Proviamo a fare un pò di chiarezza?

I KPI – misurano la performance

KPI (Key Performance Indicator) è un indicatore chiave di performance che viene utilizzato per misurare i processi o una specifica attività e serve per fornire una misura.

Un KPI è strutturato sempre in questo modo:

Obiettivo → Misure e formule → Target (obiettivo da raggiungere) → Consuntivo (obiettivo raggiunto) → % di performance

Solitamente un’azienda monitora il proprio andamento (cioé misura le proprie performance) tramite una serie di KPI decisi a priori, generalmente in fase di definizione della strategia di business. 

La struttura dei KPI è ampia, e solitamente si divide:

KPI Aziendali, sono indicatori di alto livello che valutano le prestazioni generali dell’azienda e a cui concorrono più funzioni, come ad esempio Fatturato, Marginalità (EBITDA, EBIT), indice di rotazione del magazzino, produttività, finanziari (PFN, ROE)

KPI di Area o Funzione, sono indicatori legati a processi specifici delle singole funzioni, come ad esempio le Vendite (nuovi clienti, Ricavi per area), le Risorse Umane (tempo di assunzione, rispetto budget del personale)

KPI di commessa o progetto, sono indicatori utilizzati nelle aziende che lavorano per commessa o progetto, e ne misurano l’efficacia (il raggiungimento degli obiettivi funzionali) e l’efficienza (a fronte di impiego di risorse e nel rispetto dei tempi)

AziendaliProgettoVenditeAssistenza clienti
FatturatoBudget Attuale vs. Budget PianificatoNumero di nuovi contratti firmati per periodoTempo Medio di Risposta (TMA)
EBITDATempo Trascorso rispetto alla PianificazioneValore economico relativo ai nuovi contratti firmati per periodoRisoluzione al Primo Contatto (FCR – First Contact Resolution)
PFNUtilizzo delle Risorse:(Ore Lavorate / Ore Pianificate)Numero di clienti mantenuti (rinnovi)Volume delle Richieste Gestite
Cash FlowRispetto requisiti funzionaliTempo medio per la conversione (da lead a cliente)Gradi di soddisfazione del servizio
HROperationsR&DAmministrazione
TurnoverTasso di Rottura delle Scorte (Stockout Rate)Numero di Nuovi Prodotti o Funzionalità IntrodotteTempo di Elaborazione delle Fatture
Time to hireTempo medio dall’ordine alla consegnaTempo Medio di Sviluppo di un ProdottoTasso di Inadempienza dei Clienti
Ore di formazione erogate rispetto al budgetScarto di produzioneFatturato nuovi prodottiPercentuale di Errori nelle Transazioni Finanziarie
Indice di soddisfazione dei dipendentiIndice di difettositàRisparmio di Costi Attraverso l’InnovazioneRitardo nei Pagamenti dei Clienti

OKR – Processo (condiviso) di definizione degli obiettivi

OKR (Objectives and Key Results) è invece un sistema di definizione degli obiettivi, in estrema sintesi è un processo condiviso di goal setting che parte dalla visione strategica e a cascata lo esplicita tramite obiettivi da raggiungere (concreti e significativi) che a loro volta sono sviluppati in risultati chiave, cioè i KPI di cui abbiamo parlato prima.

Gli OKR prevedono la definizione di obiettivi a breve termine (di solito trimestrali) e dei risultati chiave che devono essere raggiunti per raggiungerli. Questi risultati chiave sono solitamente numerici e quantitativi.

Gli OKR sono spesso utilizzati per allineare l’organizzazione su un obiettivo comune e per concentrare l’attenzione su ciò che è veramente importante.

MBO – Premiamo la performance

L’MBO è nato come un processo di gestione delle risorse umane che si concentra sull’individuazione di obiettivi specifici e misurabili per ogni dipendente (cioé, di nuovo, tramite i KPI), nonché sulla responsabilizzazione di ognuno per il raggiungimento di tali obiettivi.

Tuttavia, con il tempo, questa pratica è stata sempre di più connessa all’assegnazione di premi variabili a seconda del raggiungimento di obiettivi specifici, assegnati prevalentemente a Manager e all’area commerciale.

Il processo MBO prevede anche una valutazione regolare dei progressi compiuti e una valutazione finale del raggiungimento degli obiettivi, che può essere utilizzata come base per definire i bonus, solitamente economici.

OKR, KPI e MBO, a ciascuno il suo scopo, quello che conta è la coerenza e la consistenza del sistema!

L’aspetto più importante da ricordare è che i 3 modelli rispondono a bisogni molto diversi all’interno di una stessa azienda: misurare (i KPI),  definire obiettivi specifici (gli OKR) e premiare i dipendenti (gli MBO).

I KPI controllano la strada che l’azienda segue per raggiungere l’obiettivo e monitorano ogni aspetto del viaggio. I KPI possono essere numerosi, e servono a tenere sotto controllo il funzionamento dell’organizzazione

Periodicamente, l’azienda deve tradurre in azioni concrete la propria strategia. Per fare questo, è necessario che l’azienda fissi anche i suoi OKR (Objectives Key Results). 

Tramite un processo di goal setting ben definito l’azienda riesce così a mettere in comunicazione immediata l’obiettivo di business a lungo termine con la granularità delle azioni specifiche. 

Il sistema MBO serve invece per porre ulteriore enfasi su alcuni obiettivi attesi (spesso più rilevanti di altri) e al cui raggiungimento è previsto il riconoscimento di un premio economico.

E’ evidente che ci saranno aree di sovrapposizione tra i 3 modelli (ad esempio un KPI può essere incluso in un sistema di MBO per misurare una perfomance) e per questo motivo è fondamentale che ognuno dei 3 modelli guidi verso una meta comune e sia coerente con gli altri 2.

Noi di hrtools, per esempio, abbiamo sviluppato vari modelli dedicati a gestire KPI, MBO e OKR specificatamente alla gestione del processo di valutazione ed è una delle soluzio..
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Cos'è hrtools

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People & Organization

Gestisci la struttura organizzativa e i dati di tutte le persone, tenendo traccia della loro storia all’interno dell’azienda

Le funzionalità

  • Profilo Personale
  • Job Description
  • Mansionario
  • Organigramma
  • Documentazione
  • Tavole di Rimpiazzo

Recruiting

Gestisci le campagne di selezione in modo strutturato, riduci il time to hire ottimizzando l’intero processo. Collega HRTools all’area “Lavora con noi” del tuo sito.

Le funzionalità

  • Database Candidati
  • Filtri di ricerca avanzati
  • Collegamento all’area Lavora con Noi
  • Gestione dei colloqui
  • Schede di valutazione dei candidati

Talent & Performance

Valorizza il patrimonio di conoscenze e di competenze presenti in azienda. Digitalizza i processi di valutazione del personale

Le funzionalità

  • Flusso di valutazione personalizzabile
  • Editor di questionari con oltre 40 item combinabili
  • Valutazione basata su Skill Matrix e mansionario
  • Assegnazione e valutazione obiettivi
  • Alert automatici di processo
  • Analytics di performance

MBO, premi e incentivi

Abbiamo creato un software che gestisce l’intero processo ed elimina tutte le operazioni manuali, così tu potrai dedicarti al 100% alle persone.

Le funzionalità

  • Libreria di obiettivi quantitativi e qualitativi
  • Modalità di calcolo dei premi personalizzabile
  • Assegnazione massiva degli obiettivi o delegata ai manager
  • Parametri di riproporzionamento
  • Stampa personalizzabile in PDF
  • Reportistica completa

Reward

Pianifica la politica retributiva della tua azienda e gestisci i processi di salary review con equità e merito

Le funzionalità

  • Job Grading
  • Benchmark
  • Dinamica Retributiva
  • Merit Matrix
  • Sincronizzazione con il gestionale paghe
  • Costruisci il tuo modello di Salary Review

Compensation Management

Pianifica gli stipendi in base al mercato e ai risultati raggiunti.

Gestisci la Salary Review con un processo semplice e flessibile. Calcola il tuo budget HR considerando tutti gli aspetti del costo del lavoro.

Le funzionalità

  • Revisiona gli stipendi di tutta l’azienda
  • Assegna le ricompense con equità
  • Basato su Job Grading e Merit Matrix
  • Offre una visione di insieme
  • Rende facile condividere, approvare, modificare
  • Alert automatici
  • Report e analytics

Learning

Genera valore attraverso la creazione e la gestione di un’Academy aziendale. Rileva i fabbisogni formativi, crea il Piano di Formazione e monitora l’erogazione dei corsi, l’efficacia formativa e le scadenze.

Le funzionalità

  • Piani Formativi
  • Scadenzario
  • Gradimento dei corsi
  • Academy aziendale
  • Richieste formative
  • Collegamento con LMS tramite API

Safety

Migliora l’efficacia e l’efficienza dei meccanismi di compliance della tua azienda alle normative sulla sicurezza. Monitora e gestisci i fattori di rischio, i DPI richiesti e le visite mediche dei tuoi dipendenti

Le funzionalità

  • Fattori di rischio
  • Gestione DPI
  • Visite mediche
  • Scadenzario
  • Organigrammi sicurezza
  • Onboarding

DocFlow Manager

Crea, distribuisci e raccogli firme digitali per i documenti aziendali.

Le funzionalità

  • Area News
  • My Task
  • Personal Profile e Team
  • Richieste formative
  • Continuous Feedback
  • Diario di Bordo

OnBoarding

Semplifica e automatizza il processo di inserimento dei nuovi assunti Gestisce la distribuzione di pc, tablet, credenziali di accesso, buoni mensa e tutto il necessario ai nuovi arrivati 

Le funzionalità

  • Libreria di dotazioni aziendali
  • Workflow di consegne
  • Allineamento con gli altri reparti
  • Email alert
  • Gestione automatica calendario
  • Set di dotazioni

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