La valutazione delle performance è da sempre centrale in tutte le strategie di gestione del personale. Questo articolo fornirà una guida completa su come preparare una scheda di valutazione del personale perfetta, esplorando le quattro caratteristiche principali, il processo per costruirla, gli errori da evitare e le considerazioni tecniche sulle scale di valutazione.

La scheda di valutazione si colloca all’interno del processo di valutazione. La definizione del processo di valutazione è un passaggio fondamentale che deve essere fatto a priori, per approfondire il tema potresti leggere il nostro articolo. Chi viene coinvolto, quali step approvativi, chi può vedere cosa a seconda della fase in cui la scheda si trova, sono tutti aspetti che vengono definiti nel processo di valutazione e riguardano il “come”; la scheda di valutazione – invece – definisce cosa si valuta, quali aspetti della performance generale.

Iniziamo quindi dai 4 aspetti chiave che caratterizzano una scheda di valutazione ben fatta.

Le 4 caratteristiche principali di una Scheda di Valutazione efficace

1. Facilmente Utilizzabile

Il primo importantissimo punto di attenzione deve essere quello di rendere la scheda di valutazione accessibile e intuitiva per chi la utilizza durante tutto ill processo di performance management (i dipendenti, i manager, l’HR…). Un design user-friendly facilita la compilazione e l’interazione, conferisce maggior valore allo strumento e coinvolge al 100% le persone.

2. Elementi di Valutazione Chiari

Evitare l’ambiguità è essenziale: gli elementi di valutazione devono essere chiari, non ridondanti o ambigui, ben descritti e facilmente comprensibili. Far capire bene e a tutti cosa si sta valutando rende ogni contributo più accurato e oggettivo.

3. Output Chiari

Una scheda di valutazione efficace deve generare output chiari: il risultato mostrato deve essere lampante sia per chi effettua la valutazione, sia per chi viene valutato. Un output poco chiaro o troppo complesso può rendere vano l’intero processo. Ricorda che una scheda di valutazione deve essere prima di tutto utile, per tutti gli attori coinvolti.

4. Integrata con i processi di sviluppo

La scheda deve essere progettata non solo per la valutazione ma anche per supportare le fasi seguenti, come il colloquio di feedback, la pianificazione della formazione, la revisione salariale e la definizione dei percorsi di carriera.
Integrare la scheda di valutazione all’interno del processo complessivo è l’unico modo per renderla veramente strategica ed evitare che diventi soltanto un’altra procedura da portare a termine.

Come costruire la Scheda di Valutazione Passo per Passo

1. Inserisci le Informazioni di Sintesi della persona valutata:

Dettagli fondamentali come il ruolo e l’anzianità nella posizione sono essenziali per comprendere il contesto della valutazione. Vanno sempre esplicitati all’inizio della scheda per utilizzarli come riferimento negli step successivi.

2. Aggiungi elementi di valutazione quantitativi:

La valutazione quantitativa associa un valore numerico alla prestazione e per questo è utile a: 

• creare indici sintetici
• costruire dashboard e reportistica
• creare strumenti di calibrazione per allineare il modo di valutare dei diversi valutatori
• creare ranking tra i dipendenti o tra i singoli elementi di valutazione dello stesso dipendente
• creare gruppi omogenei di persone che raggiungono performance analoghe o hanno potenziali di crescita analoghi
• evidenziare in modo immediato gap o aree di miglioramento

Per rendere una valutazione numerica oggettiva è importante che gli obiettivi valutati siano SMART (specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti, temporizzati) e che le competenze siano valutabili tramite comportamenti concretamente osservabili.
Inoltre, se vuoi valutare conoscenze tecniche specialistiche, ricordati di classificarle in modo preciso e di confrontare il livello raggiunto con quello atteso. 

Ricorda anche che nella definizione degli elementi che compongono la valutazione, stai facendo un’importante attività di comunicazione.

Ciò che metti in scheda sarà ciò su cui i tuoi dipendenti focalizzeranno l’attenzione!

3. Inserisci una Sintesi della Valutazione Quantitativa:

Presenta chiaramente e brevemente i risultati numerici.
Usa grafici che forniscano un’idea immediata della valutazione globale.

Ecco qualche esempio:

4. Aggiungi una valutazione di sintesi qualitativa:

Una visione più ampia delle qualità personali e professionali del valutato fornisce una nota interpretativa ai numeri presentati e agevola il processo con spunti per il futuro e per il colloquio di feedback.

Il nostro consiglio è di mostrare la valutazione di sintesi qualitativa anche alla persona valutata, pianificando questo aspetto prima di iniziare l’intero processo.

5. Termina con proposte di sviluppo, percorso di carriera, variazioni retributive:

Inserisci, infine, indicazioni chiare per il miglioramento personale e la crescita professionale. Indica e consiglia eventuali variazioni retributive, se necessarie. 

6. Non dimenticare il Feedback del valutato:

Se puoi, lascia uno spazio all’interno della scheda in cui la persona valutata può esprimere la sua opinione. Questo consente di raccogliere informazioni sia sulla sua soddisfazione, sia sul  processo di valutazione e di sviluppo e ti permette di migliorare l’intero processo ad ogni interazione.

I Tre Principali Errori a cui prestare attenzione

1. Descrizioni ambigue

Uno degli errori più comuni è l’utilizzo di descrizioni ambigue per valutare le performance. L’ambiguità può derivare da termini vaghi o interpretazioni soggettive, portando a valutazioni inconsistenti e poco affidabili. È fondamentale evitare l’utilizzo di espressioni generiche che possono essere interpretate in modi diversi da valutatori differenti.

Come evitare questo errore:

• Fornire definizioni chiare e dettagliate di ciascun criterio di valutazione.
• Aggiungere esempi concreti per illustrare i livelli di performance desiderati.
• Garantire una formazione adeguata ai valutatori per garantire un’interpretazione uniforme delle descrizioni.

2. Elementi di valutazione ridondanti

La presenza di elementi ridondanti è un errore che compromette la precisione della valutazione. Quando più elementi valutano sostanzialmente la stessa competenza o comportamento, si verifica una duplicazione di sforzi che può portare a valutazioni inconsistenti e poco utili. La ridondanza rende anche più complesso il processo senza aggiungere un vero valoreo.

Come evitare questo errore:

• Effettua una revisione critica degli elementi di valutazione per identificare sovrapposizioni.
• Elimina o consolida elementi che coprono gli stessi aspetti delle performance.
• Fai una sintesi: per evitare la ridondanza una buona strategia è quella di snellire il numero di elementi di valutazione.

3. Valutare Due Aspetti nello Stesso Indicatore

Valutare due aspetti diversi all’interno dello stesso indicatore è un errore che può portare a confusione e incoerenza nelle valutazioni. Un indicatore dovrebbe concentrarsi su un singolo aspetto delle performance per garantire un giudizio chiaro e preciso.

Come evitare questo errore:

• Suddividi gli aspetti complessi in indicatori distinti per una valutazione più accurata.
• Assicurati che ciascun indicatore rifletta chiaramente un aspetto specifico delle performance.
• Comunica in modo trasparente ai valutatori il motivo della separazione degli aspetti nei diversi indicatori.

Quale scala scegliere?

Esistono tantissime scale di valutazione: da 1 a 10, da “mai” a “sempre”, con 4 opzioni, con 7 variazioni… ma qual è la migliore da scegliere quando si compie una valutazione?

Abbiamo scritto un articolo per sviscerare tutte le possibilità di scelta, puoi leggerlo qui.
Nel frattempo ti mostriamo un breve riassunto per aiutarti a fare mente locale sulle varie possibilità che hai a disposizione:

• scale likert: per valutare accordo/disaccordo, soddisfazione/insoddisfazione
• scale a 4 punti: per far sì che chi valuta si sbilanci sempre verso il polo positivo o il negativo, che non esista un’opzione neutra
• scale a 5 punti: inserisce l’elemento neutrale nella valutazione
• scale narrative, che raccontano a parole anziché attraverso numeri
• scale grafiche, che utilizzano elementi visivi
• scale ancorate al comportamento da utilizzare quando si vuole entrare nel dettaglio e fornire un quadro molto preciso della situazione.

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Creare una scheda di valutazione efficace richiede attenzione ai dettagli e una comprensione approfondita dell’intero processo. Evitare gli errori comuni garantisce un processo di valutazione robusto, orientato al miglioramento continuo. 

Approfitta di questa guida per creare schede di valutazione che siano strumenti efficaci per il successo individuale e aziendale e – se non vuoi gestire tutto a manualmente o su file di excel – ricorda che puoi sempre ricorrere a uno dei tanti tool in commercio.

Noi di hrtools, per esempio, abbiamo sviluppato un modello dedicato specificatamente alla gestione del processo di valutazione ed è una delle soluzioni che più spesso le aziende ci chiedono di implementare.
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