La valutazione del personale è uno dei processi chiave di ogni professionista HR. In questo articolo, ti guideremo attraverso i passi cruciali per gestirla efficacemente. Inoltre, metteremo in luce 5 punti di attenzione imprescindibili e altrettanti errori da evitare a tutti i costi.

Cos’è la Scheda di Valutazione del Personale?

La scheda di valutazione del personale è lo strumento cardine dell’interno processo e consente di valutare le prestazioni individuali di ogni dipendente.
Il suo scopo principale? Fornire una panoramica oggettiva delle competenze, dei comportamenti e dei risultati ottenuti, facilitando il processo di valutazione e consentendo un feedback costruttivo.

Come si Prepara una Valutazione delle Performance Efficace?

1. Coinvolgi gli Interessati nel Processo:

La partecipazione dei dipendenti nel processo di valutazione è cruciale. Prima di stilare l’elenco degli obiettivi o di compilare qualsiasi scheda, coinvolgi ogni dipendente nella definizione dei propri goal e delle competenze da valutare. Questa collaborazione non solo fornisce una visione più completa, ma anche aumenta il coinvolgimento e la comprensione del processo.

2. Definisci gli obiettivi in modo chiaro:

Prima di immergerti nella creazione della scheda, è essenziale stabilire chiaramente quali sono gli obiettivi di valutazione e a quali bisogni aziendali/individuali rispondono.
Cosa vuoi misurare? Competenze tecniche, comportamentali o obiettivi specifici? La chiarezza di ciò che vuoi valutare è fondamentale per garantire una valutazione mirata e centrata su ciò che è rilevante per il successo del singolo dipendente e dell’azienda.

Vediamo qualche esempio:

Bisogno	Cosa valutare
Sapere chi sa fare cosa	le abilità
Valorizzare il patrimonio di conoscenze aziendali	Skill matrix, skill tecniche e tasso di copertura del ruolo
Collegare i comportamenti a prestazioni efficaci	le competenze
Iniziare da zero con un percorso di valutazione	skill tecniche unite a indicatori comportamentali con un modello semplice
Diffondere i valori aziendali	Autovalutazione e valutazione comportamentale legate ai valori
Creare momenti frequenti di confronto	Goal setting
Focalizzare il management sugli obiettivi	MBO
Andare oltre la semplice valutazione	Continuous feedback

3. Seleziona accuratamente le Competenze e gli Indicatori di Prestazione (KPI):

Ogni ruolo richiede un insieme unico di competenze e indicatori di prestazione e la scheda di valutazione deve riflettere questa diversità.
Assicurati di selezionare attentamente le competenze chiave e gli indicatori di prestazione pertinenti al ruolo specifico. Questo passo garantisce una valutazione accurata.
Credi che questo processo sia troppo lungo e porti via tanto tempo? Puoi provare a semplificare utilizzando – per esempio – delle Famiglie Professionali al posto dei singoli ruoli.

Ecco qualche esempio di competenze che potresti individuare per una posizione di addetto alla contabilità:

Competenza

Conoscenze Tecniche e Specialistiche

Capacità Organizzative

Capacità relazionali e comunicazione

Autonomia

Qualità del lavoro svolto: affidabilità

Suggerimenti e risoluzione problemi

Capacità di realizzazione e tensione ai risultati

Una volta individuate le competenze, occorre poi definire gli indicatori comportamentali relativi:

Competenza: Conoscenze Tecniche e Specialistiche

Analisi dei fl ussi fi nanziariBilancio Civilistico, principi contabili e consolidamento bilancioCapitalizzazioni e cespitiContabilità generale e scritture di bilancioContrattualista generaleIngleseProcedure di pagamentoinformatica: windows, office e dipartimentali

Competenza: Capacità organizzative

Capacità di agire con puntualità e rispetto delle scadenzeCapacità di definire le priorità e di pianificare il proprio lavoroCapacità di ultimare all’interno del normale orario di lavoro le attività quotidianeAttenzione ai costi e alla riduzione degli sprechi

Competenza: Capacità relazionali e comunicazione

Capacità di comunicare in modo chiaro e adeguato (con mail, colloqui e telefonate)Capacità di ascoltare e comprendere le opinioni e le esigenze altruiCapacità di lavorare in teamCapacità di favorire un clima aziendale positivo

4. Definisci la Frequenza e le Tempistiche:

Una valutazione efficace richiede una pianificazione attenta.
Stabilisci una frequenza regolare per la valutazione del personale. Seleziona un periodo che rifletta le esigenze dell’azienda, evitando sovraccarichi temporali. La pianificazione accurata contribuisce a mantenere il processo gestibile ed efficace nel lungo termine. Considera che non è necessario gestire tutto manualmente o su file excel poiché esistono tantissimi tools e software dedicati che riducono il tempo da dedicare alla gestione del processo sia per l’HR sia per i dipendenti!

5. Feedback Costruttivo e Piani di Sviluppo:

Come ben sai, la scheda di valutazione non è solo uno strumento di giudizio, ma anche di crescita.
Assicurati di includere spazi dedicati al feedback costruttivo e alla pianificazione del futuro sviluppo. Questo approccio non solo motiva i dipendenti, ma li guida anche nella definizione di obiettivi di miglioramento.

I Top 5 Errori da Evitare nella Creazione del Processo di Valutazione

Questa guida non sarebbe veramente completa senza metterti in guardia sui possibili errori che spesso si fanno quando ci si avvicina per la prima volta a un processo di valutazione.
Ecco quindi un breve elenco di ciò a cui dovresti prestare particolare attenzione.

1. Obiettivi Ambigui o Troppo Vaghi:

Obiettivi di valutazione ambigui o troppo vaghi possono portare a interpretazioni errate e valutazioni poco precise. Assicurati che ogni obiettivo sia chiaro, misurabile e allineato agli obiettivi aziendali. Questo non vale solo per gli obiettivi, ma anche per la definizione di competenze, comportamenti o skill tecniche: pensa sempre che da quella rilevazione devono scaturire azioni concrete di miglioramento e piani di crescita!

Qualche esempio:

Obiettivo vago	come migliorarlo
Incrementare la soddisfazione del cliente	Aumentare la soddisfazione del cliente: presa in carico delle richieste di assistenza entro 2 ore. Tasso di risoluzione dei problemi entro 24 ore: 90%
Migliorare la collaborazione tra dipartimenti	Implementare la piattaforma di comunicazione online entro il 30 giugno. Valutazione dell’efficacia al 31 dicembre: presa in carico delle richieste di collaborazione entro le 8 ore
Aumentare la produttività	Ridurre i tempi di produzione per il prodotto “Energia pulita” : riduzione dei tempi di produzione del 15% entro il prossimo trimestre. Aumentare la produzione giornaliera di unità del prodotto Y: Incrementare la produzione giornaliera del prodotto Y da 100 unità a 120 unità entro la fine dell’anno fiscale.

2. Non coinvolgere adeguatamente i dipendenti:

Ignorare il coinvolgimento dei dipendenti nel processo di valutazione è un errore molto più comune di quanto si possa pensare. Questa mancanza, però,  può ridurre la validità delle valutazioni e generare disinteresse da parte dei dipendenti che lo vivranno come una perdita di tempo o un fastidio anziché come un momento di confronto e di crescita.
Il rischio è di avere un bellissimo strumento ma che usa solo l’HR.

3. Non formare i Valutatori:

A seconda di come abbiamo pensato il processo, ci saranno persone (manager, colleghi, sottoposti…) che dovranno esprimere la propria valutazione.

I valutatori devono essere preparati per svolgere questa delicata funzione in modo oggettivo e costruttivo.
La mancanza di formazione può portare a giudizi distorti e incoerenti, compromettendo l’efficacia complessiva del processo di valutazione.

4. Concentrarsi troppo sugli aspetti negativi:

Una valutazione sbilanciata, concentrata solo (o troppo) sugli aspetti negativi delle prestazioni, può minare la motivazione e la fiducia del dipendente. Equilibra le valutazioni, evidenziando sia i punti di forza che le aree di miglioramento.

Facciamo un esempio pratico:

Dipendente: Marco Rossi
Posizione: Responsabile del reparto di marketing
Tipologia di valutazione: Appraisal review annuale

Marco Rossi, Responsabile del reparto di marketing, ha dimostrato competenze notevoli nella pianificazione delle campagne di marketing online. La sua abilità nel formulare strategie efficaci è evidente nei risultati positivi ottenuti nelle vendite durante il trimestre. Inoltre, Marco ha mostrato una notevole disponibilità ad allinearsi con le direttive aziendali dimostrando impegno verso gli obiettivi assegnati.

Tuttavia, emergono alcune criticità. Marco ha evidenziato una carenza di competenze nell’analisi dei dati di marketing e nella gestione del budget assegnato. Queste lacune hanno influenzato negativamente la sua capacità di ottimizzare le risorse disponibili, ostacolando il pieno sfruttamento del potenziale delle campagne. Inoltre, durante le riunioni di gruppo, la comunicazione di Marco è stata spesso critica e poco costruttiva, generando tensioni nel reparto.

Sebbene abbia raggiunto gli obiettivi di vendita previsti, Marco ha mancato gli obiettivi di crescita del pubblico online e di coinvolgimento sui social media. Queste aree sono cruciali per il successo a lungo termine del reparto di marketing, richiedendo un’attenzione immediata e un miglioramento delle strategie implementate.

Sintesi con accezione troppo negativa:
Marco Rossi, Responsabile del reparto di marketing, si distingue per la pianificazione efficace delle campagne online e la capacità comprovata di formulare strategie vincenti, riflettendo nei positivi risultati di vendita ottenuti nel trimestre. Tuttavia, emergono criticità nelle competenze di analisi dei dati e gestione del budget, impattando negativamente sull’ottimizzazione delle risorse. La comunicazione di Marco durante le riunioni è spesso critica e poco costruttiva, generando tensioni nel reparto. Nonostante il raggiungimento degli obiettivi di vendita, le lacune nella crescita online e nel coinvolgimento sui social media richiedono un’attenzione immediata e una revisione delle strategie implementate.

Sintesi con focus sulle attività di sviluppo:
Marco Rossi, Responsabile del reparto di marketing, eccelle nella pianificazione delle campagne online e nel formulare strategie di successo, come dimostrano i positivi risultati di vendita ottenuti nel trimestre. Tuttavia, per favorire la sua crescita professionale è necessario:

• sviluppare le competenze di analisi dati: sarebbe opportuno un corso di formazione dedicato sull’analisi dei dati. Valutare di farlo in azienda coinvolgendo anche altre persone del suo team.
• migliorare la gestione del budget: programmare una verifica mensile con il manager
• migliorare la comunicazione durante le riunioni, promuovendo un approccio costruttivo, contribuirà a ridurre le tensioni nel reparto. Valutare un’attività specifica di affiancamento da parte di un coach.

5. Mancanza di aggiornamenti regolari:

Le esigenze aziendali e i ruoli dei dipendenti possono evolvere nel tempo. La mancanza di aggiornamenti regolari delle schede di valutazione può rendere obsolete le valutazioni e compromettere la validità del processo nel lungo periodo. Lasciare questo strumento sempre uguale a se stesso può minare la fiducia che manager e dipendenti ripongono in esso, archiviandolo – nella loro mente –  in un’attività forzata, noiosa e di scarsa utilità. 

La scheda di valutazione è invece un modello “vivo”, che si deve adeguare alla crescita e sviluppo dell’organizzazione.

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Come hai capito, creare un sistema di valutazione delle performance efficace richiede attenzione ai dettagli e una comprensione approfondita degli obiettivi aziendali.
Evitare gli errori comuni garantisce un processo di valutazione robusto, orientato al miglioramento continuo. 

Approfitta di questa guida per creare schede di valutazione che siano strumenti efficaci per il successo individuale e aziendale e – se non vuoi gestire tutto a manualmente o su file di excel – ricorda che puoi sempre ricorrere a uno dei tanti tool in commercio.

Noi di hrtools, per esempio, abbiamo sviluppato un modello dedicato specificatamente alla gestione del processo di valutazione ed è una delle soluzioni che più spesso le aziende ci chiedono di implementare.
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