Facciamo un po’ di chiarezza!

Nelle conversazioni con i clienti e tra di noi, ci rendiamo conto che la trasparenza nell’utilizzo dei termini è un elemento spesso sottovalutato e che invece, a ben pensarci, è uno strumento potente per fare chiarezza nei nostri ragionamenti e per affrontare con le giuste basi concettuali un progetto di lavoro.

Quando parliamo di gestione del personale, che differenza c’è tra ruolo, posizione, mansione e compito? Non sono affatto sinonimi!

L’organizzazione

Innanzitutto, occorre tenere ben presente che quando parliamo di queste cose, parliamo di organizzazione. In che senso?

L’enciclopedia Treccani recita: “Attività intesa a organizzare, cioè a costituire in forma sistematica un complesso di organi o di elementi coordinandoli fra loro in rapporto di mutua dipendenza in vista di un fine determinato”. Applichiamo la definizione al nostro ecosistema e otteniamo la modalità attraverso cui impieghiamo un insieme di risorse (tecniche, finanziarie, umane, ecc.), stabilendo ruoli, rapporti, interazioni finalizzati al conseguimento di determinati obiettivi.

Ecco che scomponendo il concetto di organizzazione per approcciarlo con maggior facilità ritroviamo i termini da cui è partita la nostra riflessione, ora sistemati al loro posto e inseriti in un ragionamento organico:

• STRUTTURA FORMALE: è descritta graficamente nell’organigramma, che collega le posizoni (box) a seconda delle relazioni gerarchiche (linee) o funzionali (linee tratteggiate). Costituisce quindi l’insieme delle posizioni contenute nell’organizzazione.
• STRUTTURA REALE: è l’insieme dei comportamenti di ruolo messi in atto dai membri dell’organizzazione sulla base dei bisogni individuali e/o di gruppo.
• RUOLO: si tratta dell’insieme dei comportamenti attesi dalla persona cui è affidata una posizione, in uno specifico contesto organizzativo. Nel ruolo vengono definiti anche le relazioni gerarchiche (chi è il mio manager, chi i miei collaboratori) e funzionali (con quali altri enti ho collaborazioni stabili).
• POSIZIONE: arriviamo qui ai compiti e alle responsabilità, per cui sono impiegati skills e requisiti specifici. La posizione organizzativa è definita chiaramente da uno scopo ben preciso e può essere valutata in termini di rilevanza all’interno dell’organizzazione.
• MANSIONE: è quell’insieme di compiti (più o meno omogenei) che connotano lo spazio organizzativo, il “cosa” deve essere fatto. Più aumenta il livello di discrezionalità all’interno del disegno organizzativo, sempre meno le mansioni sono definite come insieme di compiti e sempre di più come aree di responsabilità.
• COMPITO: è l’unità minima, la singola attività svolta per il raggiungimento di un risultato.

Che differenza c’è?

La principale differenza è che mentre Posizione, Mansione e Compito possono esistere anche senza un titolare nominato e tendenzialmente non cambiano a seconda del contesto specifico (o della persona che li ricopre), il Ruolo è influenzato dal contesto e dalla persona titolare della posizione.

Il Ruolo, infatti, può essere definito come un sistema di aspettative confluenti sull’occupante una posizione determinata, sia essa sociale (padre, figlio, educatore, …etc), che organizzativa (direttore vendite, fresatore, gestore, etc…). I comportamenti attesi non sono mai così definiti da non consentire uno spazio di discrezionalità all’occupante del ruolo.

Il ruolo prescrittivo ed il ruolo discrezionale vengono fusi dall’individuo nel suo personale comportamento di ruolo, che ne esprime l’interpretazione soggettiva alla luce di valori, bisogni, capacità, esperienze, ecc.

Mano a mano che si scende nella scala gerarchica, dunque, aumenta il ruolo prescrittivo e diminuisce quello discrezionale. Si può dire che la differenza tra il RUOLO ATTESO (pianificato a livello strategico) ed il RUOLO AGITO (attuato a livello operativo) sia una misura dell’efficacia del modello organizzativo adottato.