Le organizzazioni che non riescono a implementare una tecnologia HR continuano a soffrire difficoltà in termini di gestione del tempo ed efficienza. Ma quanto costa a un’organizzazione la mancanza di software di questo tipo?

Ogni tecnologia utilizzata da un’organizzazione come parte delle sue operazioni è un investimento. Tuttavia, il semplice fatto di sapere che c’è un ritorno su quell’investimento non è sufficiente. Il ROI deve essere compreso chiaramente, in termini di numeri reali, deve essere misurabile.

La tecnologia associata alle funzioni HR non fa eccezione. Questo ci porta a esaminare la tendenza verso la completa digitalizzazione guidata dalle softwarehouse per risorse umanei. Una delle caratteristiche più importanti è il movimento verso il software self-service, il cui obiettivo è consentire ai dipendenti di completare le proprie attività relative al settore HR.

Per i professionisti delle risorse umane, il risparmio di tempo e, per estensione, l’efficienza sono ben consolidati. Secondo uno studio nazionale del di HR.com, la tecnologia self-service consente ai team delle risorse umane di risparmiare in media sette ore alla settimana, permettendo così loro di concentrare maggiormente la loro attenzione verso aree di maggiore importanza per le loro organizzazioni, le cosiddette attività ad alto valore aggiunto.

Ma c’è un pezzo mancante del puzzle, qualcosa che i professionisti della contabilità forse capiscono meglio di chiunque altro: quanto costa a un’organizzazione la mancanza di software self-service?

In altre parole, quando un dipartimento delle risorse umane rimane bloccato in modi obsoleti di svolgere il proprio lavoro, opera con una forte dipendenza dai processi manuali. Intuitivamente, gli imprenditori e i dirigenti di C-suite sanno che questo costa loro qualcosa, ma sanno anche quanto, esattamente?

Potrebbero rivolgersi ai loro team di contabilità per avere risposte. La contabilità, a sua volta, può sperimentare una perplessità iniziale. Dopotutto, l’idea che i dipendenti utilizzino maggiormente la tecnologia può sembrare un’astrazione non misurabile.

Fortunatamente, questo non deve più essere il caso. Grazie alla ricerca di EY, possiamo associare un importo specifico ai reparti di risorse umane che utilizzano processi manuali, ovvero il costo medio di una singola immissione di dati, che include non solo il lavoro, ma anche le spese accessorie come stampa, copia e pubblicazione.

Quando la ricerca è stata inizialmente pubblicata nel novembre 2018, quel numero era di 4,39 dollari.

A dicembre 2019, la stessa cifra è stata corretta al rialzo, a 4,51 dollari.

Questa cifra in dollari rappresenta una media. Per alcune attività HR particolarmente vitali, i costi aumenteranno ulteriormente.

Per le organizzazioni che sostengono questi costi, i risultati di EY sono importanti per vari motivi. Innanzitutto, i loro leader, i team delle risorse umane e i professionisti della contabilità sono ora in grado di sapere cosa si sta perdendo in termini non solo di tempo, ma anche di denaro: 4,51 dollari diventa un importo da ridurre, se non del tutto da cancellare.

In secondo luogo, l’aumento di 12 centesimi in 13 mesi, apparentemente insignificante se visto come un singolo numero, è monumentale se si ricorda che il totale rappresenta il costo medio per immissione di dati. Non solo questi costi si sommano, ma la realtà economica dell’inflazione suggerisce una spesa di capitale ancora più elevata in futuro.

Questo ci riporta all’importanza della tecnologia digitale in termini di risparmio sui costi.

Utilizzando i numeri della ricerca EY, esistono software che monitorano automaticamente il completamento delle attività delle risorse umane da parte dei dipendenti e generano analisi che forniscono valori in dollari e costi associati a ciascuna attività eseguita, che possono poi essere facilmente visualizzati su una dashboard completa. Questo tipo di tecnologia non solo fornisce un’immagine affidabile e accurata dell’utilizzo da parte dei dipendenti della tecnologia delle loro organizzazioni; consente inoltre alle risorse umane e alla contabilità di identificare attività dispendiose che incidono negativamente sui profitti.