Gli LMS (Learning Management Systems) hanno avuto una crescita esponenziale negli ultimi anni, culminati con un picco di adozioni in questo 2020, legato alla pandemia che ha reso impossibile la formazione in presenza. Vediamo quali sono i fattori chiave da tenere in considerazione al momento di scegliere l’LMS per la nostra azienda.

I sistemi di Learning Management (LMS) sono la soluzione ideale per i professionisti HR e L&D (Learning & Development) che abbiano la necessità di diffondere all’interno della propria organizzazione la cultura dell’apprendimento.

Oggi, la formazione svolge diversi ruoli oltre a quello di semplice mezzo per il potenziamento delle skill. È diventata infatti soprattutto uno degli strumenti più efficaci per coinvolgere i dipendenti rafforzando il legame con l’azienda. Nonostante il concetto di LMS non sia nuovo, è in continua evoluzione come ogni altra tecnologia.

La loro diffusione è stata in costante aumento negli ultimi anni e ha raggiunto nel 2020 un’esplosione eccezionale legata al contesto straordinario creato dalla pandemia. Questa crescita rappresenta la fotografia perfetta della continua trasformazione ed evoluzione che sta attraversando il mercato degli LMS. Un’enorme quantità di nuove tecnologie viene sempre più spesso applicata alla formazione e allo sviluppo in modo da rendere l’apprendimento più personalizzato, sempre disponibile e coinvolgente per chi impara.

I dipendenti oggi non apprezzano particolarmente la formazione occasionale in aula; vogliono un’esperienza di apprendimento on demand, di cui possono usufruire in qualsiasi momento, e che sia specifica per le loro particolari esigenze. Non c’è da sorprendersi, quindi, se il compito di scegliere un LMS è diventato sempre più complicato, con innumerevoli opzioni tra cui scegliere e una richiesta da parte dei dipendenti sempre più difficile da soddisfare. Ecco su cosa devono puntare i professionisti L&D e HR per fare la scelta giusta:

Self-hosted o Software as a Service?

È questa la prima scelta che di solito bisogna fare ossia se creare un sistema di learning management “fatto in casa” o affidarsi a un sistema esterno sotto forma di applicativo SaaS. Entrambe le opzioni hanno vantaggi e svantaggi.

Un sistema self-hosted può essere sviluppato da zero, dando così la possibilità di avere maggior controllo e la libertà di personalizzare la piattaforma in base alle proprie esigenze. D’altra parte, un sistema simile richiede decisamente più tempo per essere sviluppato e implementato e ha dei costi molto più alti sia in termini di mantenimento che di supporto agli utenti. Potrebbe inoltre rendere necessario assumere degli esperti in questo tipo di sistemi (amministratori di sistema o facilitatori) per gestire elementi quali i contenuti, l’organizzazione, la parte di gestione delle problematiche tecniche, etc.

Con un applicativo SaaS, invece, si eliminano tutte queste problematiche, che ricadono sul provider. Ma di contro va tenuto in considerazione un costo mensile da pagare. Inoltre, un SaaS di terze parti significa dipendere da un agente esterno e quindi, in alcuni casi, si può perdere la possibilità di controllare e personalizzare l’applicativo.

TRAINING MIX

È importante sapere in anticipo quali canali si intende implementare – gestione della formazione in aula, e-learning, mobile learning, MOOC (Massive Open Online Courses; in italiano, «Corsi online aperti su larga scala»), webinar e così via. Il mercato è pieno di adattamenti e combinazioni, per venire in contro alle differenti necessità e con i prezzi che possono variare notevolmente a seconda del numero e della tipologia di interventi di formazione che il sistema LMS può supportare. Bisogna considerare questi elementi non solo per il presente ma anche guardare al futuro, quando i fabbisogni formativi e i mezzi con cui soddisfarli saranno inevitabilmente diversi.

Integrato o integrabile?

Molte aziende utilizzano già un software di qualche tipo per la formazione. Il dilemma è se implementare il nuovo sistema di learning management da zero o integrarlo coi sistemi esistenti. La mancanza di integrazione tra i sistemi è spesso l’ostacolo più grande a un funzionamento efficace, con conseguente disinteresse da parte dei dipendenti nell’utilizzo del nuovo LMS. È fondamentale dunque che il sistema LMS sia perfettamente integrato con gli altri sistemi di gestione HR utilizzati. Nell’integrare i sistemi bisogna essere sicuri che il funzionamento sia perfetto fin dall’inizio in modo da prevenire esperienze di apprendimento negative, che possono allontanare i dipendenti dall’apprendimento e rendere quindi il progetto di implementazione del sistema di learning management un fallimento.

Scegliere un sistema di learning management significa spesso scegliere il giusto equilibrio tra rigidità e controllo da parte dei dipendenti. Oggigiorno i dipendenti richiedono di poter apprendere secondo le loro esigenze, il che significa, ad esempio, poter usufruire di un breve modulo di formazione per 15 minuti durante il tragitto per arrivare a lavoro. Oltre a tutte le indicazioni fin qui fornite, non bisogna mai dimenticarsi i requisiti più importanti: la compatibilità multipiattaforma, un accesso 24 ore su 24 e contenuti coinvolgenti come giochi e simulazioni. Solo così si potrà essere certi che i dipendenti imparino ma soprattutto siano stimolati a farlo, diventando così un valore aggiunto per la loro azienda.