Software HR: meglio pronto o su misura?

Sveliamo subito l’assassino: grazie alla trasformazione digitale e all’adozione del Cloud, è oggi possibile ridurre drasticamente i costi di acquisto e installazione dei gestionali HR. Le modalità di distribuzione SaaS consentono di abbattere i costi di manutenzione e installazione, grazie a un codice condiviso centralmente gestito e aggiornato. Questi applicativi offrono un livello di personalizzazione attraverso parametrizzazioni, rendendoli adatti a molteplici esigenze aziendali. A meno che non si abbiano necessità estremamente specifiche che richiedano un’applicazione altamente personalizzata, l’adozione di un gestionale già pronto all’uso, con poche personalizzazioni, si rivela spesso la strategia più efficiente e vincente.

Proviamo ora a fare un pò di chiarezza. 

Cosa significano gli acronimi comunemente utilizzati per definire le tipologie di gestionale in commercio come SaaS, Multi-tenant e On-premise? 

Quali sono le caratteristiche che possono rendere un gestionale HR più o meno adatto alle tue esigenze?
Cerchiamo di capire in termini semplici quali sono i tipi di gestionali HR in commercio e quali sono i punti di forza e di debolezza da tenere sempre sotto controllo in fase di selezione.

Software SaaS

Se usi sistemi per gestire la clientela (CRM) come Hubspot o Zoho, gestionali come Fatture in cloud, ma anche applicativi di grande uso come Google Suite o Office 365, stai usando software SaaS.
L’approccio SaaS è ampiamente adottato per la sua flessibilità, scalabilità e la capacità di semplificare l’implementazione e la gestione del software da parte degli utenti.

Banalmente, quando accedi ad una App mediante browser, facendo login con utente e password, probabilmente stai facendo accesso ad un software SaaS.

Il termine “Software as a Service” (SaaS) si riferisce a un modello di distribuzione del software in cui le applicazioni sono ospitate da un fornitore di servizi e messe a disposizione degli utenti attraverso Internet. In un modello SaaS, gli utenti possono accedere al software tramite un browser, eliminando la necessità di installare, gestire o mantenere il software sul proprio dispositivo o su più dispositivi aziendali.

Caratteristiche chiave del software SaaS includono:

  • Accesso via Internet: Gli utenti possono accedere alle applicazioni SaaS tramite una connessione Internet, eliminando la necessità di installare software localmente.
  • Abbonamento: Il software SaaS è spesso offerto tramite abbonamento, dove gli utenti pagano una tariffa periodica (mensile o annuale) per l’accesso alle funzionalità del software.
  • Aggiornamenti automatici: Gli aggiornamenti del software vengono gestiti dal provider SaaS, garantendo agli utenti l’accesso alle ultime funzionalità e correzioni di sicurezza senza la necessità di interventi manuali da parte degli utenti.
  • Condivisione delle risorse: tutte le nuove funzionalità che vengono sviluppate sono poi condivise con tutti gli altri clienti. Questo perchè sono applicativi multi-tenant, vediamo cosa significa.

Multi-tenant

La multi tenancy è un concetto che si riferisce a un modello architetturale nel quale una singola istanza di un’applicazione software serve più clienti, noti come “tenant”. In altre parole, il software è progettato per ospitare e supportare simultaneamente più organizzazioni o utenti, mantenendo comunque separazione e indipendenza tra di loro. Questo approccio è particolarmente comune nei servizi basati su cloud, inclusi molti sistemi SaaS.

Proviamo a semplificare questo concetto con un’immagine:

Ecco alcuni concetti chiave associati alla multitenancy:

  • Tenant: Un tenant è un’organizzazione o un utente che utilizza l’applicazione software. Ogni tenant ha accesso e opera all’interno di un’istanza dell’applicazione, ma i dati e le operazioni sono distinti da quelli degli altri tenant.
  • Condivisione delle Risorse: Nella multitenancy, le risorse di sistema, come server, database e infrastruttura, sono condivise tra tutti i tenant. Questo consente di ottimizzare l’utilizzo delle risorse e ridurre i costi.
  • Isolamento dei Dati e delle Operazioni: Nonostante la condivisione delle risorse, è essenziale garantire l’isolamento dei dati e delle operazioni tra i tenant. Ciò significa che i dati e le attività di un tenant non sono accessibili o influenzati dai dati e dalle attività di altri tenant.
  • Configurabilità: Le applicazioni multi tenancy sono progettate per essere altamente configurabili per adattarsi alle esigenze specifiche di ciascun tenant. Ciò può includere la personalizzazione dell’interfaccia utente, la definizione di regole di sicurezza e altro ancora.
  • Aggiornamenti Centralizzati: Gli aggiornamenti del software possono essere implementati centralmente dal fornitore senza richiedere interventi specifici da parte di ciascun tenant. Questo semplifica la gestione e garantisce che tutti i tenant siano su versioni aggiornate.

La multi tenancy è una strategia efficiente per fornire servizi su larga scala, soprattutto in ambienti cloud, consentendo ai fornitori di servizi di gestire in modo efficiente un gran numero di clienti mantenendo al contempo l’isolamento e la sicurezza tra di essi.

On-premise

Il termine “on-premise” si riferisce a un modello di distribuzione del software in cui l’applicazione è installata e eseguita su server e sistemi informatici locali all’interno dell’infrastruttura di un’organizzazione. In altre parole, il software viene implementato e gestito direttamente sulle apparecchiature hardware della società, piuttosto che essere ospitato su server remoti o su cloud.

Il modello on-premise è frequentemente associato a un approccio più tradizionale alla gestione del software, ed è spesso preferito da aziende che desiderano massimo controllo sulla propria infrastruttura

Ecco alcuni punti chiave associati al software on-premise:

  • Sicurezza: hardware e reti dedicate, possibilità di non pubblicare le risorse sul cloud, controllo accessi con possibilità di applicare restrizioni, sono tutti aspetti peculiari alle installazioni on-premise.
  • Affidabilità: con un intero ambiente dedicato, le risorse possono essere dimensionate in base alle specifiche esigenze, ed essere sempre disponibili
  •  Personalizzazione: il controllo sull’intero ambiente consente la personalizzazione e funzionalità aggiuntive, se lo si desidera. Questo probabilmente è la caratteristica da tenere in considerazione maggiormente, soprattutto nel caso in cui dobbiate verticalizzare i processi gestiti su esigenze specifiche

Potenziali inconvenienti del on-premise

  • Manutenzione: installazioni on-premise in genere significa più attività e manutenzione regolare per garantire un funzionamento regolare ed efficiente.
  • Configurazione/Gestione: in confronto, gli ambienti multi-tenant SaaS sono veloci da configurare e gestire.
  • Costo: il single-tenant in genere consente più risorse, ma a un prezzo premium dato che esiste un solo cliente per l’intero ambiente.Inoltre, garantire livelli di sicurezza e affidabilità (compresa ridondanza e strategie di disaster recovery) ha sicuramente dei costi maggiori e necessità di coinvolgimento dei reparti IT, che invece non è necessaria nelle soluzioni SaaS

E quindi, quale software gestionale HR scegliere?

In un mercato in continua evoluzione un software SaaS (quindi “pronto”) è molto probabilmente la scelta più indicata per svariati motivi: velocità, accessibilità, costi, scalabilità della copertura funzionale, ma anche possibilità di accedere a servizi dedicati, che uniscono la consulenza al supporto applicativo.
Non tutti i distributori di applicativi SaaS, però, sono disponibili a sviluppare nuove funzionalità su richieste specifiche di un singolo cliente e – a volte – le possibilità di personalizzazione sono davvero poche e non prevedono eccezioni.

Anche questo aspetto è importante e da tenere in considerazione nella scelta del software che fa per te!

Poiché ogni azienda ha le proprie logiche e le proprie accezioni – anche riguardo alla gestione dei dipendenti – il consiglio che ci sentiamo di dare sempre è di evitare applicativi con scarse possibilità di personalizzazione o che non prevedono sviluppi ad hoc per i propri clienti.Il nostro gestionale HR – ad esempio – parte da modelli prestabiliti e preconfigurati da utilizzare immediatamente, ma è anche estremamente adattabile alle esigenze della singola azienda o del singolo team, prevede moltissimi gradi di libertà e può essere modificato su richiesta.
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Cos'è hrtools

Il tuo strumento di lavoro
fatto da veri esperti di HR

8 soluzioni concrete e veloci per gestire i tuoi processi di lavoro

Niente più fogli di excel, documenti introvabili e informazioni incomplete: con hrtools è tutto in un posto solo e lo puoi integrare con i gestionali paghe e presenze.

People & Organization

Gestisci la struttura organizzativa e i dati di tutte le persone, tenendo traccia della loro storia all’interno dell’azienda

Le funzionalità

  • Profilo Personale
  • Job Description
  • Mansionario
  • Organigramma
  • Documentazione
  • Tavole di Rimpiazzo

Recruiting

Gestisci le campagne di selezione in modo strutturato, riduci il time to hire ottimizzando l’intero processo. Collega HRTools all’area “Lavora con noi” del tuo sito.

Le funzionalità

  • Database Candidati
  • Filtri di ricerca avanzati
  • Collegamento all’area Lavora con Noi
  • Gestione dei colloqui
  • Schede di valutazione dei candidati

Talent & Performance

Valorizza il patrimonio di conoscenze e di competenze presenti in azienda. Digitalizza i processi di valutazione del personale

Le funzionalità

  • Flusso di valutazione personalizzabile
  • Editor di questionari con oltre 40 item combinabili
  • Valutazione basata su Skill Matrix e mansionario
  • Assegnazione e valutazione obiettivi
  • Alert automatici di processo
  • Analytics di performance

MBO, premi e incentivi

Abbiamo creato un software che gestisce l’intero processo ed elimina tutte le operazioni manuali, così tu potrai dedicarti al 100% alle persone.

Le funzionalità

  • Libreria di obiettivi quantitativi e qualitativi
  • Modalità di calcolo dei premi personalizzabile
  • Assegnazione massiva degli obiettivi o delegata ai manager
  • Parametri di riproporzionamento
  • Stampa personalizzabile in PDF
  • Reportistica completa

Reward

Pianifica la politica retributiva della tua azienda e gestisci i processi di salary review con equità e merito

Le funzionalità

  • Job Grading
  • Benchmark
  • Dinamica Retributiva
  • Merit Matrix
  • Sincronizzazione con il gestionale paghe
  • Costruisci il tuo modello di Salary Review

Compensation Management

Pianifica gli stipendi in base al mercato e ai risultati raggiunti.

Gestisci la Salary Review con un processo semplice e flessibile. Calcola il tuo budget HR considerando tutti gli aspetti del costo del lavoro.

Le funzionalità

  • Revisiona gli stipendi di tutta l’azienda
  • Assegna le ricompense con equità
  • Basato su Job Grading e Merit Matrix
  • Offre una visione di insieme
  • Rende facile condividere, approvare, modificare
  • Alert automatici
  • Report e analytics

Learning

Genera valore attraverso la creazione e la gestione di un’Academy aziendale. Rileva i fabbisogni formativi, crea il Piano di Formazione e monitora l’erogazione dei corsi, l’efficacia formativa e le scadenze.

Le funzionalità

  • Piani Formativi
  • Scadenzario
  • Gradimento dei corsi
  • Academy aziendale
  • Richieste formative
  • Collegamento con LMS tramite API

Safety

Migliora l’efficacia e l’efficienza dei meccanismi di compliance della tua azienda alle normative sulla sicurezza. Monitora e gestisci i fattori di rischio, i DPI richiesti e le visite mediche dei tuoi dipendenti

Le funzionalità

  • Fattori di rischio
  • Gestione DPI
  • Visite mediche
  • Scadenzario
  • Organigrammi sicurezza
  • Onboarding

My Board

Metti a disposizione di tutti i dipendenti dell’azienda le informazioni di cui hanno bisogno, assegna loro i task legati ai processi HR e incentiva il sistema di continuous feedback.

Le funzionalità

  • Area News
  • My Task
  • Personal Profile e Team
  • Richieste formative
  • Continuous Feedback
  • Diario di Bordo

OnBoarding

Semplifica e automatizza il processo di inserimento dei nuovi assunti Gestisce la distribuzione di pc, tablet, credenziali di accesso, buoni mensa e tutto il necessario ai nuovi arrivati 

Le funzionalità

  • Libreria di dotazioni aziendali
  • Workflow di consegne
  • Allineamento con gli altri reparti
  • Email alert
  • Gestione automatica calendario
  • Set di dotazioni

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