Non esiste una risposta definitiva al quesito forse più annoso per le Direzioni del personale che si approcciano alla scelta di un software HR. Essere consapevoli dei vantaggi dell’una e dell’altra strada e avere un’idea chiara delle proprie esigenze garantisce risposte efficaci e meno costose alle Direzioni HR che vogliono guidare il cambiamento.

La centralità della funzione HR nei processi di digital innovation è ormai riconosciuta e sotto gli occhi di tutti. L’HR Tech è la nuova figura organizzativa pioneristica di questo cambiamento che dispone di un nuovo mindset capace di rivedere cultura, processi e strumenti in ottica trasversale a tutta l’organizzazione. Pesando la responsabilità strategica di questo ruolo, i responsabili HR non hanno bisogno di fornitori di strumenti software ma di partner tecnologici che collaborino nel compiere il processo di innovazione digitale dei processi legati alle persone.

Noi di HRTools lavoriamo per supportare il cambiamento digitale dei processi HR nelle organizzazioni non solo proponendo soluzioni ma aiutando le direzioni del personale a fare le scelte giuste, rispondendo a domande o facendole sorgere. Focalizzandoci sulle dinamiche che intervengono nella scelta di uno strumento digitale, una delle domande che più frequentemente ci viene posta è “Meglio utilizzare un unico software che integri la gestione di paghe e contributi e quella di tutti i processi HR o optare per soluzioni specializzate?”

Come per ogni questione complessa, la risposta più adeguata è: “dipende”.

Le due strade percorribili portano con sé vantaggi e svantaggi ben chiari; sono loro che, intrecciati con le esigenze aziendali, dovranno orientare la scelta. Ma partiamo dalle definizioni.

Cosa si intende per software HR integrato?

Per software integrato in ambito HR si fa riferimento ad una soluzione informatica che cura la gestione di tutti i processi legati alla gestione HR, come paghe e contributi, presenze, ferie e permessi, recruiting, valutazione del personale, gestione del piano di formazione, sicurezza ecc. In soluzioni come questa troviamo moduli intrecciati tra di loro che utilizzano lo stesso database, lo stesso codice e che hanno la stessa interfaccia grafica.

Essendo il database unico, i dati una volta inseriti sono disponibili in tempo reale anche per gli altri moduli; così, una modifica apportata nel modulo di Payroll è immediatamente visibile e disponibile anche negli altri moduli.

Proviamo a dare una definizione dei principali vantaggi di un software di gestione HR integrato:

– Aggiornamento dei dati in tempo reale su tutti i moduli della soluzione;

– Una sola interfaccia da imparare ad utilizzare ed una esperienza utente omogenea;

– Tutti i dati sono contenuti in un unico database.

Cosa sono, invece, i software HR specialistici?

Sono tante le aziende che preferiscono intraprendere la strada opposta e affidarsi a soluzioni informatiche specialistiche per ogni categoria di processo e perfettamente interfacciabili tra loro. Si tratta di software che, anche se diversi tra loro, sono capaci di comunicare agevolmente attraverso file in formato comune o API grado di comunicare tramite formati di file comuni o API. Anche HRTools, per esempio, dialoga con le altre piattaforme di gestione attraverso semplici file in formato CSV, senza richiedere l’intervento di sviluppatori per lunghe e dispendiose personalizzazioni.

Nella maggior parte dei casi di interfacciamento tra più strumenti, il software utilizzato per la gestione delle paghe comunica al software di gestione dei processi di sviluppo HR (performance, formazione ecc.) tutti i dati anagrafici dei dipendenti. L’allineamento dei dati tra soluzioni specialistiche non avviene real time ma a intervalli di tempo definiti (ogni ora, ogni giorno, ogni settimana, ogni mese) oppure manualmente attraverso un clic che attiva la procedura di sincronizzazione.

Abbiamo ragionato anche sui principali vantaggi dei software di gestione HR specialistici:

I principali vantaggi delle soluzioni software specializzate per HR e Payroll sono:

– Opportunità di optare per le migliori soluzioni presenti sul mercato per ciascuna categoria di processo da gestire;

– Possibilità, se non si è soddisfatti di un modulo o di una soluzione specifica, di sostituire soltanto quello senza dover cambiare necessariamente tutto o senza dover rinunciare a digitalizzare uno specifico processo;

– Semplicità di integrazione con tutti gli altri strumenti di gestione aziendale;

– Grado di assistenza tecnica più specializzato e quindi di livello superiore;

– Aggiornamenti più frequenti. Ciascuna soluzione specialistica segue con più rapidità le evoluzioni tecnologiche e metodologiche del settore garantendo upgrade e funzionalità aggiuntive con più rapidità.

I fattori che orientano la scelta

Una volta sintetizzate le peculiarità positive di ciascuna delle due categorie di soluzioni identifichiamo i fattori che devono orientare la scelta.

As-is: se già si dispone di un software di Payroll di cui siamo soddisfatti o affidiamo questa funzione in outsourcing e vogliamo cambiare solo il nostro applicativo per l’HR, probabilmente è meglio orientarsi su una soluzione specialistica. Qualora, invece, desiderassimo cambiare l’intero sistema di gestione aziendale, allora una soluzione integrata potrebbe rivelarsi più efficace.

Necessità di aggiornamento: salvo specifiche realtà, la maggior parte delle aziende non ha bisogno di aggiornare in tempo reale i dati di paghe e contributi e degli altri moduli dedicati alla gestione HR; in casi specifici come quello su citato la soluzione integrata potrebbe rivelarsi utile. Contrariamente la specialistica, con la sua modalità di sincronizzazione dati configurabile, sarebbe comunque sufficiente.

Centralizzazione o Specializzazione: la domanda da porsi in questo caso è una sola. “E’ più importante centralizzare le informazioni in un unico sistema o disporre di software avanzati e specializzati per ciascuna categoria di processo da gestire?”;

Sicurezza: l’emergere di eventuali guasti o cattivi funzionamenti, il disporre di soluzioni specialistici evita il blocco di qualsiasi processo poiché permette di circoscrivere il problema al software in difficoltà e di risolvere la problematica in tempi ancora più rapidi.