Una guida passo a passo per organizzare lo smartworking delle tue risorse, in modo che sia uno strumento di lavoro agile e un’opportunità di crescita del tuo team.
- Lo smartworking è un problema per le HR?
- Organizzare lo smartworking in 3 passi
- Un esempio concreto: lo smart working a hrtools
- Le soluzioni elaborate da hrtools sulla pratica dello smart working
Abbiamo parlato di gestione di HR e smart working con Federico Bianchi, che prima di diventare COO e CTO di hrtools, ha fondato un’azienda: Smartworking srl.
Chi meglio di lui poteva fornirci una panoramica sul tema?
Ecco un concentrato della nostra intervista (e della sua esperienza).
Lo smartworking è un problema per le HR?
I primi progetti di smart working erano cominciati per introdurre nelle aziende il tema del lavoro agile. Ed erano molto timidi: alcune risorse lavoravano da casa ogni tanto, si sperimentavano forme ibride come tentativo di migliorare la work-life balance con una maggiore flessibilità di orari e luoghi.
Ma poi è arrivata l’emergenza COVID, e con lui il lockdown e lo smart working forzato e disorganizzato: nella maggior parte dei casi, le aziende non avevano gli strumenti per gestire il lavoro a distanza perché fosse veramente agile e smart.
I “problemi” dello smart working per le HR
Come una sorta di luminol, il lockdown ha evidenziato i problemi dell’impreparatezza aziendale allo smart working. I problemi principali che sono emersi:
- Gestione della performance incompleta.
È emerso in maniera evidente che valutare il lavoro non più sulla presenza ma sui risultati richiede nuovi strumenti e nuove competenze. - Engagement e cultura aziendale in crisi.
Un problema a cui prima non si era pensato: a distanza è più difficile costruire motivazione e senso di appartenenza. I collaboratori rischiano di sentirsi isolati o disconnessi. - Nuove forme di stress.
Un effetto paradossale, dato che era nato proprio per un migliore work-life balance: il confine tra lavoro e vita privata si fa sempre più labile, spesso permeabile. Le HR devono vigilare su burnout, overworking e solitudine. - Comunicazione interna dispersiva.
La necessità e l’urgenza ha spinto le aziende ad aprire molti canali di comunicazione, o a usare tutti quelli disponibili: videocall, email, chat e piattaforme di collaborazione.
Più canali, più dispersione, meno chiarezza. Servono strategie strutturate per garantire un flusso informativo efficace e inclusivo. - Onboarding complesso.
Inserire nuovi talenti a distanza è più difficile: meno interazioni informali, più ostacoli all’integrazione.
Le opportunità dello smart working
Abbiamo dovuto improvvisarci un po’ tutti smart worker ma ora, passata l’emergenza, possiamo riflettere su quello che abbiamo imparato e, soprattutto, recuperare i principi di base per cui il lavoro agile è una grande opportunità sia per l’azienda che per chi ci lavora.
- Attrazione e retention dei talenti.
Il lavoro flessibile è un vantaggio competitivo: molte persone lo cercano attivamente per conciliare la propria vita personale. Può essere anche un modo per lavorare con persone perfette per quel ruolo che vivono lontano dall’azienda. - Integrazione di strumenti digitali.
Le HR possono usare lo smartworking come leva per spingere sempre di più l’azienda verso la digitalizzazione completa di tutti i processi. - Inclusione e diversità.
Il remote working permette di accedere a un bacino più ampio di talenti, anche con esigenze particolari. - Ripensare la leadership.
Il nuovo contesto spinge a modelli di leadership più empatici e basati sulla fiducia. - Riduzione dei costi operativi.
Meno spazi fisici, meno spese fisse: le HR possono contribuire alla riorganizzazione delle risorse aziendali.
Organizzare lo smartworking in 3 passi
Per adottare un sistema di smart working che funzioni un’azienda deve per forza:
- rivedere le proprie policy,
- ripensare gli spazi e gli uffici,
- adottare nuovi stili di leadership,
- e, naturalmente, digitalizzare tutto.
Può sembrare paralizzante, ma in realtà basta seguire 3 passi per riorganizzare il lavoro in modo che funzioni indipendentemente che sia da remoto o in ufficio.
1° passo per organizzare lo smart working: l’analisi dell’organizzazione aziendale
La prima cosa che le HR devono fare è analizzare la propria azienda e le sue attività, per poi capire quali possono essere svolte da remoto.
Poi dovranno analizzare le soft skills di ognuna delle proprie risorse, ma anche le condizioni di vita intorno a loro, per capire fino a che punto lo smart working è applicabile.
Da quest’analisi, emergerà:
- quali sono i team più adatti a essere remotizzati
- quali sono gli ostacoli al lavoro da casa
- quali sono le attività più critiche ecc.
Con questi dati, l’azienda può decidere quanti giorni di lavoro da remoto può sostenere e, di conseguenza, come riprogettare gli spazi e gli uffici.
2° passo per organizzare lo smart working: regolare il lavoro agile
Da non trascurare – nel momento in cui si decide di avviare un progetto di smart working – è l’aspetto legale, che è composto da 3 strumenti:
- Accordo individuale
La modalità lavoro agile può essere accordata a qualsiasi dipendente, come integrazione del suo contratto individuale.
Se sei in fase di sperimentazione – però – è consigliato che l’accordo sia uniforme per tutti i dipendenti coinvolti. - Informativa su salute e sicurezza
Fornisce al lavoratore le indicazioni (relative a Salute e Sicurezza) per l’esecuzione della prestazione lavorativa in modalità di agile. - Piattaforma Cliclavoro
La versione digitale dell’Accordo Individuale deve essere caricata sulla piattaforma “cliclavoro” (www.ciclalavoro.gov.it)
3° passo per organizzare lo smart working: il coordinamento e la cultura aziendale
Il lavoro, lo sappiamo, non è solo logistica. È anche – soprattutto – informazione e coordinamento. L’azienda dovrà quindi organizzare il lavoro in modo che sia facile per ognuna delle le persone coinvolte sapere chi ha fatto cosa, su cosa sta lavorando, quando ha finito, a che punto siamo del processo, quando tocca a lei.
È il passo più importante, perché porta con sé il tema della cultura aziendale: tutto ruota intorno al sottile equilibrio fra la responsabilizzazione delle singole persone e la percezione della fiducia nei loro confronti.
Un esempio concreto: lo smart working a hrtools
Per mantenere l’equilibrio fra coordinamento e fiducia, e fra autonomia e coinvolgimento nel team, in hrtools abbiamo organizzato sprint settimanali di pianificazione del lavoro; poi, durante la settimana, ogni persona porta avanti i suoi compiti in autonomia. Il progress del progetto, però, è accuratamente tracciato, di modo che lo stato di avanzamento e chi sta lavorando a cosa sia sempre comprensibile anche a distanza.
Le soluzioni elaborate da hrtools sulla pratica dello smart working
Conoscendo bene problemi e opportunità dello smart working, perché li abbiamo vissuti sul campo, abbiamo sviluppato un software che risponde realmente alle esigenze che sono emerse.
Ecco, per esempio come puoi risolvere i problemi dello smart working di cui abbiamo parlato poco sopra.
- Gestione della performance incompleta.
Il problema: valutare il lavoro non più sulla presenza ma sui risultati richiede nuovi strumenti e nuove competenze.
La soluzione hrtools: la skill matrix, per mappare in dettaglio le soft e hard skills necessarie per ogni job position. - Engagement e cultura aziendale in crisi.
Il problema: a distanza è più difficile costruire motivazione e senso di appartenenza. I collaboratori rischiano di sentirsi isolati o disconnessi.
La soluzione hrtools: possiamo gestire la demotivazione introducendo piani di incentivazione sulla base del raggiungimento degli obiettivi aziendali (allineati alla cultura aziendalie). Guarda per esempio come funziona il nostro modulo dedicato 100% alla gestione degli MBO. - Nuove forme di stress.
Il problema: il confine tra lavoro e vita privata si fa sempre più labile, spesso permeabile.
La soluzione hrtools: le HR possono vigilare su burnout, overworking e solitudine qcon il continuous feedback e con processi di valutazione delle performance strutturati e reciproci. Qui puoi vedere il nostro modulo dedicato alla valutazione del personale con cui misuri le performance e fai crescere le persone e il loro talento. - Comunicazione interna dispersiva.
Il problema: la proliferazione di strumenti per la comunicazione. Ovvero più canali, più dispersione, meno chiarezza.
La soluzione hrtools: hrtools serve anche a far convergere tutti i canali di comunicazione. Documenti, news, richieste di ferie e permessi, rendicontazione… tutto in un unico posto. Guarda per esempio cosa puoi fare con l’app mobile. - Onboarding complesso.
Il problema: inserire nuovi talenti a distanza è più difficile, ci sono meno interazioni informali e quindi più ostacoli all’integrazione.
La soluzione hrtools: abbiamo sviluppato un modulo dedicato all’onboarding e forniamo a ogni persona che lavora in azienda una app mobile con tutte le info che lo riguardano. Qui puoi vedere il modulo di Onboarding, Offboarding e Gestione delle Risorse, con cui puoi censire tutte le tipologie di asset necessarie ai dipendenti dell’azienda: corsi di formazione, benefit, dotazioni, licenze, identità digitali, DPI e visite mediche. Il sistema assegna, approva e comunica in modo automatico ogni informazione ai dipendenti e ai loro manager.
Se anche la tua azienda vuole passare a una gestione ottimale dello smart working, possiamo organizzare una demo di come funzionano i nostri strumenti a supporto del lavoro agile da remoto, soprattutto per gestire la parte di analisi in modo del tutto digitale.
