Una guida alla gestione del workflow HR – Parte 1

two men talking

Tutte le aziende, da quelle più piccole alle grandi multinazionali, dovrebbero sempre porre particolare attenzione alle infrastrutture di processo, specialmente per i reparti, come quello HR, che hanno un impatto decisivo sull’intera organizzazione. Una gestione totalmente manuale del workflow in ambito di risorse umane è estremamente onerosa sia dal punto di vista dell’impegno che del tempo richiesto.

Ciononostante, molte delle ripetitive attività di tipo amministrativo richieste al reparto HR vengono tutt’oggi gestite manualmente compromettendone l’efficacia. Diverse indagini mostrano come i responsabili delle risorse umane impieghino fino a 3-4 ore al giorno a occuparsi di compiti strettamente burocratici e amministrativi, rendendo inefficiente e poco produttivo il reparto HR.

Lo scopo primario delle risorse umane è prendersi cura del cliente più importante di qualsiasi organizzazione: i suoi dipendenti. Una gestione anacronistica dei processi e un approccio puramente manuale possono distrarre i responsabili HR dal focalizzarsi sulle attività che portano valore all’azienda. Per questo motivo, è necessario che le organizzazioni lavorino per recuperare il prezioso tempo che il reparto HR investe in attività banali e ripetitive.

In un settore che prevede numerosissimi processi come quello delle risorse umane, ottimizzare il workflow deve essere considerato il primo passo da intraprendere in un percorso di crescita. Ecco tutto quello che c’è da sapere su come automatizzare il workflow HR.

In questa prima parte dell’articolo vedremo quali sono i benefici dell’automazione e dell’utilizzo di una piattaforma HR che possa renderla possibile.

Quali sono i workflow del settore risorse umane?

I workflow HR sono composti da una serie di attività fisse e ripetitive insite nei diversi processi di gestione delle risorse umane. Ciò significa che fin dall’inizio è possibile sapere l’esatto percorso previsto per il flusso di lavoro, ciascuno con le proprie regole di approvazione, scadenze e alert da inviare.

Una gestione sistematica dei workflow HR può snellire i processi del reparto e migliorarne l’efficienza senza comprometterne l’efficacia.

In cosa consiste il workflow management in campo HR?

La maggior parte delle organizzazioni, nella gestione dei processi e delle procedure HR, segue un approccio basato sostanzialmente sullo scambio di documenti. Qualunque richiesta o approvazione deve passare attraverso svariati livelli per essere processata. Da una parte tutti questi passaggi rallentano notevolmente il decision-making, dall’altra però garantiscono che la decisione presa sia sempre nell’interesse di tutti coloro che fanno parte dell’organizzazione.

Un workflow management appropriato è indispensabile per garantire la longevità di un’azienda. Senza un’ottimizzazione dei workflow, i processi HR non potranno mai essere efficienti.

Perchè automatizzare i workflow HR

“Per dare al reparto HR la possibilità di esprimere tutto il suo potenziale è necessario restituire le 12 ore a settimana sprecate inutilmente in pratiche interminabili e ripetitive”
[Jen Stroud – ServiceNow]

 

Automatizzare i workflow HR significa eliminare la complessità dai processi trasformandoli in prassi semplici e rapide da gestire. Le richieste e le approvazioni solitamente gestite manualmente saranno ripensate in modo da poter essere portate avanti senza sforzi e perdite di tempo, attraverso flussi predefiniti e automatizzati.

I benefici dell’utilizzo di un software HR per la gestione dei workflow

La gestione dei workflow all’interno di un software HR deve permettere di soddisfare le specifiche esigenze dell’azienda andando a includere tutte le possibili operazioni, a tutti i livelli dell’organizzazione.

Gestire i workflow attraverso un software HR:

– Riduce gli errori e taglia i costi
– Permette di individuare e colmare eventuali gap di processo
– Fa risparmiare tempo e migliora la produttività
– Incrementa l’efficienza dei processi
– Facilita la vita dei dipendenti

Nella seconda parte dell’articolo andremo a vedere alcuni specifici contesti d’uso dell’automatizzazione HR.

Cos'è hrtools

Il tuo strumento di lavoro
fatto da veri esperti di HR

8 soluzioni concrete e veloci per gestire i tuoi processi di lavoro

Niente più fogli di excel, documenti introvabili e informazioni incomplete: con hrtools è tutto in un posto solo e lo puoi integrare con i gestionali paghe e presenze.

People & Organization

Gestisci la struttura organizzativa e i dati di tutte le persone, tenendo traccia della loro storia all’interno dell’azienda

Le funzionalità

  • Profilo Personale
  • Job Description
  • Mansionario
  • Organigramma
  • Documentazione
  • Tavole di Rimpiazzo

Recruiting

Gestisci le campagne di selezione in modo strutturato, riduci il time to hire ottimizzando l’intero processo. Collega HRTools all’area “Lavora con noi” del tuo sito.

Le funzionalità

  • Database Candidati
  • Filtri di ricerca avanzati
  • Collegamento all’area Lavora con Noi
  • Gestione dei colloqui
  • Schede di valutazione dei candidati

Talent & Performance

Valorizza il patrimonio di conoscenze e di competenze presenti in azienda. Digitalizza i processi di valutazione del personale

Le funzionalità

  • Flusso di valutazione personalizzabile
  • Editor di questionari con oltre 40 item combinabili
  • Valutazione basata su Skill Matrix e mansionario
  • Assegnazione e valutazione obiettivi
  • Alert automatici di processo
  • Analytics di performance

MBO, premi e incentivi

Abbiamo creato un software che gestisce l’intero processo ed elimina tutte le operazioni manuali, così tu potrai dedicarti al 100% alle persone.

Le funzionalità

  • Libreria di obiettivi quantitativi e qualitativi
  • Modalità di calcolo dei premi personalizzabile
  • Assegnazione massiva degli obiettivi o delegata ai manager
  • Parametri di riproporzionamento
  • Stampa personalizzabile in PDF
  • Reportistica completa

Reward

Pianifica la politica retributiva della tua azienda e gestisci i processi di salary review con equità e merito

Le funzionalità

  • Job Grading
  • Benchmark
  • Dinamica Retributiva
  • Merit Matrix
  • Sincronizzazione con il gestionale paghe
  • Costruisci il tuo modello di Salary Review

Compensation Management

Pianifica gli stipendi in base al mercato e ai risultati raggiunti.

Gestisci la Salary Review con un processo semplice e flessibile. Calcola il tuo budget HR considerando tutti gli aspetti del costo del lavoro.

Le funzionalità

  • Revisiona gli stipendi di tutta l’azienda
  • Assegna le ricompense con equità
  • Basato su Job Grading e Merit Matrix
  • Offre una visione di insieme
  • Rende facile condividere, approvare, modificare
  • Alert automatici
  • Report e analytics

Learning

Genera valore attraverso la creazione e la gestione di un’Academy aziendale. Rileva i fabbisogni formativi, crea il Piano di Formazione e monitora l’erogazione dei corsi, l’efficacia formativa e le scadenze.

Le funzionalità

  • Piani Formativi
  • Scadenzario
  • Gradimento dei corsi
  • Academy aziendale
  • Richieste formative
  • Collegamento con LMS tramite API

Safety

Migliora l’efficacia e l’efficienza dei meccanismi di compliance della tua azienda alle normative sulla sicurezza. Monitora e gestisci i fattori di rischio, i DPI richiesti e le visite mediche dei tuoi dipendenti

Le funzionalità

  • Fattori di rischio
  • Gestione DPI
  • Visite mediche
  • Scadenzario
  • Organigrammi sicurezza
  • Onboarding

DocFlow Manager

Crea, distribuisci e raccogli firme digitali per i documenti aziendali.

Le funzionalità

  • Area News
  • My Task
  • Personal Profile e Team
  • Richieste formative
  • Continuous Feedback
  • Diario di Bordo

OnBoarding

Semplifica e automatizza il processo di inserimento dei nuovi assunti Gestisce la distribuzione di pc, tablet, credenziali di accesso, buoni mensa e tutto il necessario ai nuovi arrivati 

Le funzionalità

  • Libreria di dotazioni aziendali
  • Workflow di consegne
  • Allineamento con gli altri reparti
  • Email alert
  • Gestione automatica calendario
  • Set di dotazioni

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