Una guida alla gestione del workflow HR – Parte 2

woman using her MacBook Pro inside white room

Nell’articolo della scorsa settimana abbiamo visto quali siano i vantaggi legati all’automatizzazione dei workflow legati alle risorse umane. Oggi andiamo a scoprire quali sono invece gli specifici ambiti di applicazione di questa automatizzazione.

Come detto, la crescente diffusione della digitalizzazione anche in ambito aziendale ha reso l’automatizzazione dei workflow la soluzione perfetta per ridurre le inefficienze nei processi HR. Ecco alcuni esempi di workflow HR che possono essere ripensati in termini di automatizzazione.

1 – Onboarding

Ottimizzare il processo di onboarding significa innanzitutto permettere ai nuovi assunti di sbrigare le pratiche di assunzione e firmare la documentazione richiesta in modalità “elettronica”. Il workflow automatizzato si occuperà di inviare le diverse notifiche a tutte le figure coinvolte nel processo in modo da mantenere tutti informati. Ogni step del processo viene monitorato in maniera accurata e continua senza stress per i nuovi assunti né per il team HR.

2 – Inviare richieste

L’interminabile processo di gestione di ferie e permessi è un altro eccellente candidato all’automatizzazione. Normalmente questo tipo di richieste comporta un lungo scambio di email, una scrupolosa analisi di enormi fogli di calcolo e infine l’eventuale approvazione. Tutti questi processi possono essere facilmente automatizzati e resi più semplici e trasparenti affidandosi a un software dedicato che permetta di gestire liberamente qualsiasi tipologia di workflow in modo semplice e flessibile.

3 – Gestione delle informazioni sui dipendenti

Col passare del tempo i dati accumulati legati ai dipendenti aumentano in maniera esponenziale e gestirli manualmente può diventare un grosso problema. Automatizzando il processo di creazione e gestione delle informazioni legate al personale aziendale, è possibile ridurre gli errori e semplificare il reperimento dei dati. Gestire tali dati attraverso una piattaforma HR, inoltre, evita che informazioni confidenziali legate ai dipendenti possano finire in mani sbagliate.

4 – Offboarding

Al momento dell’uscita di un dipendente dall’azienda, attenzione ai dettagli e uniformità di trattamento sono assolutamente cruciali. Si tratta di due parametri che però possono risentire pesantemente di una gestione completamente manuale. Se da un lato le checklist cartacee sono sicuramente utili, dall’altro non si può dipendere esclusivamente da esse. Alcuni step potrebbero essere involontariamente saltati e le checklist di offboarding seguite in maniera errata. D’altro canto, un workflow automatizzato attraverso un software HR può far sì che ciascuno step venga validato correttamente, assicura la compliance e dà a chi si occupa di risorse umane la certezza di non commettere errori.

Pianificazione ed esecuzione

Una gestione manuale dei workflow HR non è soltanto costosa ma soprattutto inefficace. Per ridurre gli errori e gli enormi costi associati a tale modalità di gestione è fondamentale che le aziende si concentrino sull’ottimizzazione dei loro workflow. Per prima cosa è necessario identificare i problemi esistenti:

– Valutare quali sono i workflow utilizzati in azienda
– Verificare i problemi che si presentano per diversi workflow
– Elencare gli strumenti usati per risolvere tali problemi
– Isolare le aree specifiche che portano a ritardi e rinvii

Una volta identificati i punti deboli degli attuali workflow, il passo successivo è identificare il giusto software HR. L’ideale è identificare una piattaforma in grado di automatizzare, monitorare e gestire tutti i workflow legati alle risorse umane permettendo agli HR manager di spostare la loro attenzione dai ripetitivi task amministrativi ad attività in grado di avere un reale impatto positivo per l’azienda.

Cos'è hrtools

Il tuo strumento di lavoro
fatto da veri esperti di HR

8 soluzioni concrete e veloci per gestire i tuoi processi di lavoro

Niente più fogli di excel, documenti introvabili e informazioni incomplete: con hrtools è tutto in un posto solo e lo puoi integrare con i gestionali paghe e presenze.

People & Organization

Gestisci la struttura organizzativa e i dati di tutte le persone, tenendo traccia della loro storia all’interno dell’azienda

Le funzionalità

  • Profilo Personale
  • Job Description
  • Mansionario
  • Organigramma
  • Documentazione
  • Tavole di Rimpiazzo

Recruiting

Gestisci le campagne di selezione in modo strutturato, riduci il time to hire ottimizzando l’intero processo. Collega HRTools all’area “Lavora con noi” del tuo sito.

Le funzionalità

  • Database Candidati
  • Filtri di ricerca avanzati
  • Collegamento all’area Lavora con Noi
  • Gestione dei colloqui
  • Schede di valutazione dei candidati

Talent & Performance

Valorizza il patrimonio di conoscenze e di competenze presenti in azienda. Digitalizza i processi di valutazione del personale

Le funzionalità

  • Flusso di valutazione personalizzabile
  • Editor di questionari con oltre 40 item combinabili
  • Valutazione basata su Skill Matrix e mansionario
  • Assegnazione e valutazione obiettivi
  • Alert automatici di processo
  • Analytics di performance

MBO, premi e incentivi

Abbiamo creato un software che gestisce l’intero processo ed elimina tutte le operazioni manuali, così tu potrai dedicarti al 100% alle persone.

Le funzionalità

  • Libreria di obiettivi quantitativi e qualitativi
  • Modalità di calcolo dei premi personalizzabile
  • Assegnazione massiva degli obiettivi o delegata ai manager
  • Parametri di riproporzionamento
  • Stampa personalizzabile in PDF
  • Reportistica completa

Reward

Pianifica la politica retributiva della tua azienda e gestisci i processi di salary review con equità e merito

Le funzionalità

  • Job Grading
  • Benchmark
  • Dinamica Retributiva
  • Merit Matrix
  • Sincronizzazione con il gestionale paghe
  • Costruisci il tuo modello di Salary Review

Compensation Management

Pianifica gli stipendi in base al mercato e ai risultati raggiunti.

Gestisci la Salary Review con un processo semplice e flessibile. Calcola il tuo budget HR considerando tutti gli aspetti del costo del lavoro.

Le funzionalità

  • Revisiona gli stipendi di tutta l’azienda
  • Assegna le ricompense con equità
  • Basato su Job Grading e Merit Matrix
  • Offre una visione di insieme
  • Rende facile condividere, approvare, modificare
  • Alert automatici
  • Report e analytics

Learning

Genera valore attraverso la creazione e la gestione di un’Academy aziendale. Rileva i fabbisogni formativi, crea il Piano di Formazione e monitora l’erogazione dei corsi, l’efficacia formativa e le scadenze.

Le funzionalità

  • Piani Formativi
  • Scadenzario
  • Gradimento dei corsi
  • Academy aziendale
  • Richieste formative
  • Collegamento con LMS tramite API

Safety

Migliora l’efficacia e l’efficienza dei meccanismi di compliance della tua azienda alle normative sulla sicurezza. Monitora e gestisci i fattori di rischio, i DPI richiesti e le visite mediche dei tuoi dipendenti

Le funzionalità

  • Fattori di rischio
  • Gestione DPI
  • Visite mediche
  • Scadenzario
  • Organigrammi sicurezza
  • Onboarding

My Board

Metti a disposizione di tutti i dipendenti dell’azienda le informazioni di cui hanno bisogno, assegna loro i task legati ai processi HR e incentiva il sistema di continuous feedback.

Le funzionalità

  • Area News
  • My Task
  • Personal Profile e Team
  • Richieste formative
  • Continuous Feedback
  • Diario di Bordo

OnBoarding

Semplifica e automatizza il processo di inserimento dei nuovi assunti Gestisce la distribuzione di pc, tablet, credenziali di accesso, buoni mensa e tutto il necessario ai nuovi arrivati 

Le funzionalità

  • Libreria di dotazioni aziendali
  • Workflow di consegne
  • Allineamento con gli altri reparti
  • Email alert
  • Gestione automatica calendario
  • Set di dotazioni

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