Per ogni HR Manager la fine dell’anno è il momento ideale per rivedere documenti, sistemi e pratiche legati alla gestione HR. Ecco i tre step principali da seguire.

1: Archiviazione dei dati

Il primo compito che gli HR Manager devono portare avanti insieme ai loro collaboratori è quello di revisionare e archiviare tutti i dati legati ai dipendenti per l’anno che sta per finire. In particolare, è fondamentale verificare che tutte le visite mediche, le abilitazioni richieste e gli eventuali DPI siano stati registrati correttamente con la precisa indicazione delle date di scadenza. Avere uno scadenzario aggiornato sarà importantissimo per programmare in maniera adeguata l’anno successivo.

2: Modifiche a sistemi e documenti

A fine anno, è spesso necessario apportare modifiche e aggiustamenti a registri, documenti e sistemi esistenti sulla base di variazioni legate a leggi, regolamenti, operazioni interne, attività, compensi, benefit e situazioni personali dei dipendenti. Ecco alcuni dei cambiamenti più comuni che gli HR Manager devono gestire:

• Policies: le policies legate ai mansionari dei dipendenti vanno riviste e modificate in base ai cambiamenti legislativi, regolamentari e legati all’operatività aziendale.
• Job Description: se le attività richieste o i ruoli all’interno dell’organizzazione hanno subito delle variazioni, anche le job description devono essere modificate di conseguenza.
• Compensation: adeguare le buste paga in modo da riflettere le variazioni negli adeguamenti salariali , gli aumenti di merito, gli aumenti salariali minimi e i cambiamenti sulle ritenute legate a benefit e tasse.
• Valutazione delle performance: aggiornare i dati relativi ai dipendenti anche in termini di valutazione delle performance, utilizzando un software HR adatto al performance management.
• Premi e Formazione: i dati dei dipendenti devono essere aggiornati anche per quanto riguarda la parte di premi e di formazione erogati nell’anno in corso.
• Informazioni sul dipendente: anche i dati personali dei dipendenti quali indirizzi e recapiti devono essere sempre aggiornati all’interno della piattaforma di gestione HR.

3: Pianificazione

Alla fine di ogni anno gli HR Manager devono anche occuparsi di pianificare operazioni, progetti e iniziative di varia natura per l’anno successivo. Ecco alcuni degli esempi più significativi

• Recruitment: è necessario incontrare i responsabili in modo da valutare le loro esigenze per ciascun area aziendale e pianificare le strategie di recruiting. In tal senso è altrettanto importante tenere in considerazione pensionamenti, cessazioni, promozioni, fatturato, strategia aziendale e altre modifiche a livello di personale.
• Formazione e Sviluppo: un altro elemento fondamentale della pianificazione del nuovo anno è la revisione dei piani di sviluppo, dei fabbisogni formativi e delle richieste di formazione, se possibile in funzione dei risultati della valutazione.
• Clima aziendale: altrettanto importante è comprendere quale sia lo stato d’animo dei dipendenti; a tal scopo può essere utile condurre un’analisi di clima coinvolgendo direttamente il personale. Collegato a questo aspetto è anche il tema della pianificazione delle ferie e degli eventuali giorni di chiusura aziendale.
• Performance management: una volta conclusa la valutazione dei dipendenti per l’anno in corso è necessario pianificare quella per l’anno successivo. In collaborazione con i diversi supervisor si possono concordare momenti di follow-up, di feedback e attività di supporto per il miglioramento delle performance.
• Sviluppo del management: analizzando i feedback dei dipendenti e il clima aziendale è possibile valutare come venga percepito il management e quali step seguire per favorirne la crescita.
• Compensation e benefit: anche la parte retributiva, di premio variabile e di eventuali benefit va gestita e pianificata con attenzione sulla base dei risultati della valutazione e degli obiettivi raggiunti.
• Compliance: anche per chi si occupa di risorse umane è indispensabile essere attenti al mantenimento della compliance preoccupandosi non solo delle pratiche attuali ma anche di quelli che possono essere i cambiamenti futuri. In tal senso è consigliato condurre un audit ad hoc per l’HR management.
• Miglioramento continuo: non devono mai mancare le iniziative volte a rendere i processi HR più efficienti, riducendo gli errori e migliorando la qualità del lavoro svolto. In tal senso diventa fondamentale dotarsi di una piattaforma HR user friendly e in grado di semplificare tutti gli aspetti dell’HR Management.