Il vademecum dell’HR Manager per la fine dell’anno

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Per ogni HR Manager la fine dell’anno è il momento ideale per rivedere documenti, sistemi e pratiche legati alla gestione HR. Ecco i tre step principali da seguire.

1: Archiviazione dei dati

Il primo compito che gli HR Manager devono portare avanti insieme ai loro collaboratori è quello di revisionare e archiviare tutti i dati legati ai dipendenti per l’anno che sta per finire. In particolare, è fondamentale verificare che tutte le visite mediche, le abilitazioni richieste e gli eventuali DPI siano stati registrati correttamente con la precisa indicazione delle date di scadenza. Avere uno scadenzario aggiornato sarà importantissimo per programmare in maniera adeguata l’anno successivo.

2: Modifiche a sistemi e documenti

A fine anno, è spesso necessario apportare modifiche e aggiustamenti a registri, documenti e sistemi esistenti sulla base di variazioni legate a leggi, regolamenti, operazioni interne, attività, compensi, benefit e situazioni personali dei dipendenti. Ecco alcuni dei cambiamenti più comuni che gli HR Manager devono gestire:

  • Policies: le policies legate ai mansionari dei dipendenti vanno riviste e modificate in base ai cambiamenti legislativi, regolamentari e legati all’operatività aziendale.
  • Job Description: se le attività richieste o i ruoli all’interno dell’organizzazione hanno subito delle variazioni, anche le job description devono essere modificate di conseguenza.
  • Compensation: adeguare le buste paga in modo da riflettere le variazioni negli adeguamenti salariali , gli aumenti di merito, gli aumenti salariali minimi e i cambiamenti sulle ritenute legate a benefit e tasse.
  • Valutazione delle performance: aggiornare i dati relativi ai dipendenti anche in termini di valutazione delle performance, utilizzando un software HR adatto al performance management.
  • Premi e Formazione: i dati dei dipendenti devono essere aggiornati anche per quanto riguarda la parte di premi e di formazione erogati nell’anno in corso.
  • Informazioni sul dipendente: anche i dati personali dei dipendenti quali indirizzi e recapiti devono essere sempre aggiornati all’interno della piattaforma di gestione HR.

3: Pianificazione

Alla fine di ogni anno gli HR Manager devono anche occuparsi di pianificare operazioni, progetti e iniziative di varia natura per l’anno successivo. Ecco alcuni degli esempi più significativi

  • Recruitment: è necessario incontrare i responsabili in modo da valutare le loro esigenze per ciascun area aziendale e pianificare le strategie di recruiting. In tal senso è altrettanto importante tenere in considerazione pensionamenti, cessazioni, promozioni, fatturato, strategia aziendale e altre modifiche a livello di personale.
  • Formazione e Sviluppo: un altro elemento fondamentale della pianificazione del nuovo anno è la revisione dei piani di sviluppo, dei fabbisogni formativi e delle richieste di formazione, se possibile in funzione dei risultati della valutazione.
  • Clima aziendale: altrettanto importante è comprendere quale sia lo stato d’animo dei dipendenti; a tal scopo può essere utile condurre un’analisi di clima coinvolgendo direttamente il personale. Collegato a questo aspetto è anche il tema della pianificazione delle ferie e degli eventuali giorni di chiusura aziendale.
  • Performance management: una volta conclusa la valutazione dei dipendenti per l’anno in corso è necessario pianificare quella per l’anno successivo. In collaborazione con i diversi supervisor si possono concordare momenti di follow-up, di feedback e attività di supporto per il miglioramento delle performance.
  • Sviluppo del management: analizzando i feedback dei dipendenti e il clima aziendale è possibile valutare come venga percepito il management e quali step seguire per favorirne la crescita.
  • Compensation e benefit: anche la parte retributiva, di premio variabile e di eventuali benefit va gestita e pianificata con attenzione sulla base dei risultati della valutazione e degli obiettivi raggiunti.
  • Compliance: anche per chi si occupa di risorse umane è indispensabile essere attenti al mantenimento della compliance preoccupandosi non solo delle pratiche attuali ma anche di quelli che possono essere i cambiamenti futuri. In tal senso è consigliato condurre un audit ad hoc per l’HR management.
  • Miglioramento continuo: non devono mai mancare le iniziative volte a rendere i processi HR più efficienti, riducendo gli errori e migliorando la qualità del lavoro svolto. In tal senso diventa fondamentale dotarsi di una piattaforma HR user friendly e in grado di semplificare tutti gli aspetti dell’HR Management.

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People & Organization

Gestisci la struttura organizzativa e i dati di tutte le persone, tenendo traccia della loro storia all’interno dell’azienda

Le funzionalità

  • Profilo Personale
  • Job Description
  • Mansionario
  • Organigramma
  • Documentazione
  • Tavole di Rimpiazzo

Recruiting

Gestisci le campagne di selezione in modo strutturato, riduci il time to hire ottimizzando l’intero processo. Collega HRTools all’area “Lavora con noi” del tuo sito.

Le funzionalità

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  • Filtri di ricerca avanzati
  • Collegamento all’area Lavora con Noi
  • Gestione dei colloqui
  • Schede di valutazione dei candidati

Talent & Performance

Valorizza il patrimonio di conoscenze e di competenze presenti in azienda. Digitalizza i processi di valutazione del personale

Le funzionalità

  • Flusso di valutazione personalizzabile
  • Editor di questionari con oltre 40 item combinabili
  • Valutazione basata su Skill Matrix e mansionario
  • Assegnazione e valutazione obiettivi
  • Alert automatici di processo
  • Analytics di performance

MBO, premi e incentivi

Abbiamo creato un software che gestisce l’intero processo ed elimina tutte le operazioni manuali, così tu potrai dedicarti al 100% alle persone.

Le funzionalità

  • Libreria di obiettivi quantitativi e qualitativi
  • Modalità di calcolo dei premi personalizzabile
  • Assegnazione massiva degli obiettivi o delegata ai manager
  • Parametri di riproporzionamento
  • Stampa personalizzabile in PDF
  • Reportistica completa

Reward

Pianifica la politica retributiva della tua azienda e gestisci i processi di salary review con equità e merito

Le funzionalità

  • Job Grading
  • Benchmark
  • Dinamica Retributiva
  • Merit Matrix
  • Sincronizzazione con il gestionale paghe
  • Costruisci il tuo modello di Salary Review

Learning

Genera valore attraverso la creazione e la gestione di un’Academy aziendale. Rileva i fabbisogni formativi, crea il Piano di Formazione e monitora l’erogazione dei corsi, l’efficacia formativa e le scadenze.

Le funzionalità

  • Piani Formativi
  • Scadenzario
  • Gradimento dei corsi
  • Academy aziendale
  • Richieste formative
  • Collegamento con LMS tramite API

Safety

Migliora l’efficacia e l’efficienza dei meccanismi di compliance della tua azienda alle normative sulla sicurezza. Monitora e gestisci i fattori di rischio, i DPI richiesti e le visite mediche dei tuoi dipendenti

Le funzionalità

  • Fattori di rischio
  • Gestione DPI
  • Visite mediche
  • Scadenzario
  • Organigrammi sicurezza
  • Onboarding

My Board

Metti a disposizione di tutti i dipendenti dell’azienda le informazioni di cui hanno bisogno, assegna loro i task legati ai processi HR e incentiva il sistema di continuous feedback.

Le funzionalità

  • Area News
  • My Task
  • Personal Profile e Team
  • Richieste formative
  • Continuous Feedback
  • Diario di Bordo

OnBoarding

Semplifica e automatizza il processo di inserimento dei nuovi assunti Gestisce la distribuzione di pc, tablet, credenziali di accesso, buoni mensa e tutto il necessario ai nuovi arrivati 

Le funzionalità

  • Libreria di dotazioni aziendali
  • Workflow di consegne
  • Allineamento con gli altri reparti
  • Email alert
  • Gestione automatica calendario
  • Set di dotazioni

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