Il vademecum dell’HR Manager per la fine dell’anno

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Per ogni HR Manager la fine dell’anno è il momento ideale per rivedere documenti, sistemi e pratiche legati alla gestione HR. Ecco i tre step principali da seguire.

1: Archiviazione dei dati

Il primo compito che gli HR Manager devono portare avanti insieme ai loro collaboratori è quello di revisionare e archiviare tutti i dati legati ai dipendenti per l’anno che sta per finire. In particolare, è fondamentale verificare che tutte le visite mediche, le abilitazioni richieste e gli eventuali DPI siano stati registrati correttamente con la precisa indicazione delle date di scadenza. Avere uno scadenzario aggiornato sarà importantissimo per programmare in maniera adeguata l’anno successivo.

2: Modifiche a sistemi e documenti

A fine anno, è spesso necessario apportare modifiche e aggiustamenti a registri, documenti e sistemi esistenti sulla base di variazioni legate a leggi, regolamenti, operazioni interne, attività, compensi, benefit e situazioni personali dei dipendenti. Ecco alcuni dei cambiamenti più comuni che gli HR Manager devono gestire:

  • Policies: le policies legate ai mansionari dei dipendenti vanno riviste e modificate in base ai cambiamenti legislativi, regolamentari e legati all’operatività aziendale.
  • Job Description: se le attività richieste o i ruoli all’interno dell’organizzazione hanno subito delle variazioni, anche le job description devono essere modificate di conseguenza.
  • Compensation: adeguare le buste paga in modo da riflettere le variazioni negli adeguamenti salariali , gli aumenti di merito, gli aumenti salariali minimi e i cambiamenti sulle ritenute legate a benefit e tasse.
  • Valutazione delle performance: aggiornare i dati relativi ai dipendenti anche in termini di valutazione delle performance, utilizzando un software HR adatto al performance management.
  • Premi e Formazione: i dati dei dipendenti devono essere aggiornati anche per quanto riguarda la parte di premi e di formazione erogati nell’anno in corso.
  • Informazioni sul dipendente: anche i dati personali dei dipendenti quali indirizzi e recapiti devono essere sempre aggiornati all’interno della piattaforma di gestione HR.

3: Pianificazione

Alla fine di ogni anno gli HR Manager devono anche occuparsi di pianificare operazioni, progetti e iniziative di varia natura per l’anno successivo. Ecco alcuni degli esempi più significativi

  • Recruitment: è necessario incontrare i responsabili in modo da valutare le loro esigenze per ciascun area aziendale e pianificare le strategie di recruiting. In tal senso è altrettanto importante tenere in considerazione pensionamenti, cessazioni, promozioni, fatturato, strategia aziendale e altre modifiche a livello di personale.
  • Formazione e Sviluppo: un altro elemento fondamentale della pianificazione del nuovo anno è la revisione dei piani di sviluppo, dei fabbisogni formativi e delle richieste di formazione, se possibile in funzione dei risultati della valutazione.
  • Clima aziendale: altrettanto importante è comprendere quale sia lo stato d’animo dei dipendenti; a tal scopo può essere utile condurre un’analisi di clima coinvolgendo direttamente il personale. Collegato a questo aspetto è anche il tema della pianificazione delle ferie e degli eventuali giorni di chiusura aziendale.
  • Performance management: una volta conclusa la valutazione dei dipendenti per l’anno in corso è necessario pianificare quella per l’anno successivo. In collaborazione con i diversi supervisor si possono concordare momenti di follow-up, di feedback e attività di supporto per il miglioramento delle performance.
  • Sviluppo del management: analizzando i feedback dei dipendenti e il clima aziendale è possibile valutare come venga percepito il management e quali step seguire per favorirne la crescita.
  • Compensation e benefit: anche la parte retributiva, di premio variabile e di eventuali benefit va gestita e pianificata con attenzione sulla base dei risultati della valutazione e degli obiettivi raggiunti.
  • Compliance: anche per chi si occupa di risorse umane è indispensabile essere attenti al mantenimento della compliance preoccupandosi non solo delle pratiche attuali ma anche di quelli che possono essere i cambiamenti futuri. In tal senso è consigliato condurre un audit ad hoc per l’HR management.
  • Miglioramento continuo: non devono mai mancare le iniziative volte a rendere i processi HR più efficienti, riducendo gli errori e migliorando la qualità del lavoro svolto. In tal senso diventa fondamentale dotarsi di una piattaforma HR user friendly e in grado di semplificare tutti gli aspetti dell’HR Management.

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People & Organization

Gestisci la struttura organizzativa e i dati di tutte le persone, tenendo traccia della loro storia all’interno dell’azienda

Le funzionalità

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  • Job Description
  • Mansionario
  • Organigramma
  • Documentazione
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Recruiting

Gestisci le campagne di selezione in modo strutturato, riduci il time to hire ottimizzando l’intero processo. Collega HRTools all’area “Lavora con noi” del tuo sito.

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Talent & Performance

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MBO, premi e incentivi

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Le funzionalità

  • Libreria di obiettivi quantitativi e qualitativi
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Reward

Pianifica la politica retributiva della tua azienda e gestisci i processi di salary review con equità e merito

Le funzionalità

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  • Dinamica Retributiva
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Compensation Management

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Learning

Genera valore attraverso la creazione e la gestione di un’Academy aziendale. Rileva i fabbisogni formativi, crea il Piano di Formazione e monitora l’erogazione dei corsi, l’efficacia formativa e le scadenze.

Le funzionalità

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  • Academy aziendale
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Safety

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Le funzionalità

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  • Gestione DPI
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  • Organigrammi sicurezza
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DocFlow Manager

Crea, distribuisci e raccogli firme digitali per i documenti aziendali.

Le funzionalità

  • Area News
  • My Task
  • Personal Profile e Team
  • Richieste formative
  • Continuous Feedback
  • Diario di Bordo

OnBoarding

Semplifica e automatizza il processo di inserimento dei nuovi assunti Gestisce la distribuzione di pc, tablet, credenziali di accesso, buoni mensa e tutto il necessario ai nuovi arrivati 

Le funzionalità

  • Libreria di dotazioni aziendali
  • Workflow di consegne
  • Allineamento con gli altri reparti
  • Email alert
  • Gestione automatica calendario
  • Set di dotazioni

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