Quale obiettivo?

La valutazione del personale continua ad avere un ruolo centrale in tutti i sistemi di gestione HR. Ma quale modello dovresti adottare nella tua azienda?

Ci sono molti approcci collegati alla valutazione del personale e numerosi modelli e metodologie; la scelta di quale adottare dipende principalmente da cosa vuoi ottenere e dal tipo di azienda.

Cosa valutare?

Esistono tante tipologie di valutazione: alcune osservano la coerenza tra i comportamenti delle persone e i valori-filosofia dell’organizzazione, altre analizzano la capacità di raggiungere obiettivi, altre ancora sono incentrate sulle competenze possedute, conoscenze, “saper fare” come specializzazione del proprio ruolo.

In molte organizzazioni si valuta un mix delle tre (obiettivi, abilità, competenze): in ogni caso la valutazione deve sempre essere allineata al contesto organizzativo e soprattutto, deve essere coerente con il risultato che si vuole ottenere.

La valutazione del personale, ricordiamocelo, è un mezzo non un fine!

Qual è lo strumento giusto? Inizia dai bisogni

Questa tabella riassume gli 8 bisogni principali che abbiamo analizzato.
Parti dal tuo bisogno e leggi i nostri consigli per la scelta del modello migliore da applicare.

Bisogno	Tipologia di valutazione
Sapere chi sa fare cosa	Valutazione delle abilità
Valorizzare il patrimonio di conoscenze aziendali	Skill matrix, valutazione delle skill tecniche, tasso di copertura del ruolo,
Valutare comportamenti collegati a prestazioni efficaci	Valutazione delle competenze
Partire da zero	Modello semplice che unisce skill tecniche a indicatori comportamentali
Diffondere i valori	Autovalutazione e valutazione comportamentale legate ai valori
Creare momenti frequenti di confronto	Goal setting
Focalizzare il management sugli obiettivi	MBO
Oltre la valutazione	Continuous feedback

Bisogno 1: Chi sa fare cosa?

Il mio Direttore Operation vuole avere una mappa chiara di chi sa fare cosa all’interno dei suoi reparti. Ha bisogno di poter spostare persone per coprire assenze, senza far perdere efficienza agli impianti. Inoltre, il consulente della Qualità, vuole vedere una matrice di interfunzionalità.

Modello suggerito: usa un modello di valutazione sulle abilità!

La valutazione nei reparti di produzione o logistica è spesso collegata al chi-sa-fare-cosa. Il nostro gestionale, ad esempio, permette di tracciare tutte le attività dei singoli reparti secondo mansioni, attività e compiti:

Ogni dipendente può essere valutato per ognuno dei compiti inseriti a sistema con una scala preimpostata, numerica o descrittiva. In questo modo è possibile digitalizzare i gradi di sostituibilità nei turni ed ottimizzare i processi produttivi:

La valutazione in questo caso è sia sul grado di copertura delle attività del reparto/mansione (ad esempio, conosco 4 attività su 10), sia sul livello di competenza esecutiva.

Grazie alla digitalizzazione sarà più semplice stabilire il grado di sostituibilità tra due dipendenti, organizzare in maniera efficiente i turni di lavoro e saprai sempre chi chiamare per coprire le assenze!

Bisogno 2: Valorizzare il patrimonio di conoscenze aziendali

La mia azienda è un’azienda di prodotto dove il sapere tecnico è la chiave del nostro modello di business. Abbiamo bisogno di monitorare il patrimonio di conoscenze aziendali, far crescere il livello tecnico della mia organizzazione e fare si che le conoscenze chiave siano trasmesse e diffuse.

Modello suggerito: valutazione delle skill tecniche e skill matrix definendo le skill per ruolo.

Per gestire il patrimonio di conoscenze tecniche è necessario partire dalla definizione di tutte le skill che servono all’azienda per funzionare. Questo elenco è la “Skill library” ed è l’elenco, organizzato solitamente per area funzionale, di tutte le conoscenze specialistiche.

Ogni ruolo in azienda ha delle mansioni specifiche che richiedono skill diverse. Non solo, due ruoli simili hanno un mansionario simile e quindi le stesse skills, ma con pesi diversi sulla valutazione. Parlare una seconda lingua non è importante per chi fa amministrazione quanto per un commerciale, come conoscere le procedure aziendali non è importante per un operaio quanto per un coordinatore attività. La skill matrix definisce le conoscenze specialistiche richieste per ricoprire adeguatamente un ruolo, e con che livello di intensità.

Una skill matrix è una mappa che prevede tre elementi: ruolo, skill, livello atteso. 

Una volta definita la skill matrix, si può procedere alla valutazione del personale, in modo da evidenziare i gap.

I Gap sono definiti in modo puntuale, ed è inoltre possibile identificare il tasso di copertura del ruolo, che dà una misura di sintesi dell’adeguatezza del nostro dipendente al ruolo ricoperto 

Ci sono almeno due output fondamentali di questa attività. Il primo è un grafico di sintesi di chi-sa-fare-cosa all’intreno del mio team. Questo grafico si può leggere sia in verticale, per vedere le conoscenze di un collega o di un collaboratore, sia in orizzontale, per vedere il tasso di copertura di una singola skill.

Il secondo output sono le tavole di rimpiazzo. Con questo strumento, puoi vedere chi è più vicino a ricoprire un determinato ruolo:

Bisogno 3: Valutare comportamenti collegati a prestazioni efficaci

La mia azienda è un’azienda di servizi, la chiave del nostro successo è l’orientamento al cliente e la rapidità nel rispondere alle esigenze del mercato. Le nostre persone incidono significativamente sul valore percepito. Abbiamo fatto un progetto e definito un modello di competenze, diverso per ciascuna famiglia professionale, che ha definito i comportamenti associati a prestazioni efficaci.

Modello suggerito: valutazione comportamentale basato su più livelli!

Un solo modello di valutazione, quattro elementi da includere: famiglia professionale, prestazioni, comportamenti e livello agito. Senza un sistema digitalizzato che ordini questi elementi è difficile tener conto dei livelli multipli di questo modello. La soluzione dei nostri HR Expert prevede una classe di competenza, comune a una famiglia di ruoli, che contiene i comportamenti- le competenze- legate ad una performance considerata efficace.

Il terzo livello di questa valutazione consiste nel feedback fornito sul livello agito, misurato secondo una scala di valutazione- anche questa può essere numerica o descrittiva.

Il vantaggio di questo modello di valutazione è sicuramente la precisione che questa quantità di sfaccettature permette. La valutazione con questo livello tiene in considerazione livelli sempre più specifici e, in più, si riferisce a una scala concordata e misurabile, rispettando anche la regola dell’oggettività.

Spesso, la valutazione delle competenze viene collegata alla famiglia professionale e non alla singola posizione organizzativa. 

Le famiglie professionali sono un sistema di classificazione delle posizioni organizzative. Le famiglie professionali raggruppano insieme posizioni simili in base alle loro competenze, alle loro conoscenze e alle loro esperienze. 

Mentre per le conoscenze tecniche è spesso necessario utilizzare la posizione organizzativa come elemento distintivo (pensiamo ad esempio, alla differenza in termini di skill tecniche che deve avere un HR Manager rispetto al un Purchasing Manager), quando parliamo di competenze, e quindi di comportamenti efficaci, è spesso utile definirli per famiglia professionale. In questo modo, definiamo in modo trasversale le competenze del Manager, rispetto a quelle del Sales, rispetto a quelle delle professional che lavorano in funzioni di staff.

Bisogno 4: partiamo da zero!

Nella mia azienda non abbiamo mai avuto un processo di valutazione, siamo in una fase di rinnovamento e transizione manageriale e vogliamo lavorare sulla capacità di gestione dei responsabili. Abbiamo bisogno di inserire un modello di valutazione semplice, ma non semplicistico, che mi dia dei parametri oggettivi, facilmente valutabili, e che consentano di preparare il colloquio di feedback 

Modello suggerito: quello che unisce conoscenze tecniche e comportamentali, con una prospettiva di valutazione dinamica.

Da dova partire per costruire una scheda di valutazione semplice ed oggettiva? Dalla valutazione delle tre “P”: Posizione, Prestazione e Potenziale.In tre semplici passi:

1 – Definisci i fattori di valutazione che ti interessa valutare. Ad esempio, Conoscenze Specialistiche, Capacità relazionale, Problem Solving e Accuratezza.

2 – Definisci gli indicatori comportamentali per ciascun fattore. Ti consigliamo di inserirne da un minimo di 3 a un massimo di 5. Puoi farli uguali per tutti, oppure definirli in base al ruolo ricoperto. Nel dubbio, ricorda che è sempre meglio partire prima con un modello semplice, e poi affinare di volta in volta!

3 – Valuta gli indicatori su due dimensioni: la prestazione (ciò che la persona ha fatto) ed il potenziale (ciò che ci si attente che la persona possa fare in un breve tempo)

In questi casi, in HR Tools proponiamo questo modello che misura i singoli comportamenti legati ai fattori di valutazione, al fine di garantire la massima trasparenza e oggettività possibile. Ma soprattutto, può essere velocemente implementabile, ed è facile rilevare i GAP tra erogato e potenziale.

Perché è importante rilevare i GAP: perché dalla rilevazione dei GAP si evidenziano le aree di miglioramento, e si hanno ottimi spunti per preparare un colloquio di feedback!

Bisogno 5: diffondere i valori

Siamo un’azienda manageriale, con una forte cultura organizzativa. Stiamo evolvendo verso un nuovo modello di leadership, allineato ai valori, che raccoglie le nuove sfide organizzative e di business. 

Ho definito i valori della mia azienda, voglio comunicarli e diffonderli. Inoltre, voglio incentivare il senso di responsabilità delle persone e la capacità di autovalutarsi, sviluppando le persone in modo coerente al nostro sistema valoriale.

Modello suggerito: usa il modello comportamenti e valori!

Ogni azienda è guidata da un modello valoriale, identitario. La formalizzazione di questo modello consente di identificare e di rendere esplicito ciò che viene percepito dalle persone. Perché è importante tenere conto dei valori in una valutazione comportamentale? Perchè i valori sono la “stella polare” per un’azienda, sono principi che ti aiutano a “navigare” nel tuo business durante periodi incerti (adeguamento di servizi all’offerta, ai cambiamenti della struttura interna o far fronte ad imprevisti su una scala più ampia all’interno del settore di mercato).

Persone che condividono un aspetto valoriale sceglieranno sempre a seconda dei valori e dei principi che guidano l’azienda, saranno più ingaggiate e si sentiranno più libere di esprimersi e di mettersi in gioco.

Ad esempio, se in azienda uno dei valori è essere “esperti”, tra i comportamenti osservabili (sia in una valutazione in fase di selezione che fatta dai dipendenti) ci potrà essere in che modo il candidato/dipendente conosce un settore specifico, se resta al passo con le tendenze del mercato di riferimento.

Anche i valori aziendali si manifestano nei comportamenti. 

In un momento di valutazione, lo stesso comportamento può essere collegato sia ad una competenza che ad un valore. Attraverso la misurazione di comportamenti legati ai valori della vostra azienda che il nostro modello propone, sarà possibile ottenere una valutazione dell’attinenza, da parte dei vostri dipendenti, al vostro modello valoriale.

Bisogno 6: feedback più frequenti

Ho bisogno di fornire ai manager occasioni periodiche per fare il punto con i propri collaboratori. Oltre all’appraisal annuale vorrei che il percorso di sviluppo e crescita fosse monitorato almeno trimestralmente.

Modello suggerito: quello basato su obiettivi di sviluppo

Ci sono organizzazioni con una forte cultura della valutazione, dove il processo è consolidato e ben gestito. Tuttavia, si sente la necessità di dare più occasioni di incontro tra capo e collaboratore. In questi casi, è corretto far convivere più momenti. Un momento di valutazione annuale, che fa il punto circa la professionalità del collaboratore, e poi più momenti di “fine tuning” e di allineamento, su un percorso di crescita condiviso fra manager e collaboratore.

Lo strumento operativo che consente di creare questa occasione di confronto e condivisione è l’assegnazione di obiettivi.

questi obiettivi devono essere qualitativi, legati a progetti, attività da fare, competenze da acquisire. Devono avere un orizzonte di qualche mese, perchè il tempo che passa dalla assegnazione alla valutazione, deve essere breve, e devono essere non legati a nessun incentivo economico.

Questi obiettivi possono essere poi ricompresi nella valutazione della performance annuale, oppure restare solo come traccia ed essere una opportunità di incontro e di goal setting tra capo e collaboratore.

Bisogno 7: Focalizzare il management sugli obiettivi

Ho bisogno di aumentare la focalizzazione del top e middle management verso gli obiettivi aziendali. Ho bisogno di mettere in piedi un sistema che orienta i comportamenti, e faciliti la comunicazione delle strategie di breve/medio periodo, anche attraverso un incentivo economico

Modello suggerito: MBO con obiettivi di aziendali, di team e personali

Il management by objective è la strategia che consiste nel misurare le performance secondo una scala oggettiva e misurabile. Stabiliti gli obiettivi, ognuno di loro dev’essere legato a una scala di riferimento (che rimanga costante nel tempo). 

Il metodo MBO consiste nel prefissare degli obiettivi- i cosiddetti KPI- legati a scale, in modo da misurarne il superamento in percentuale.

Un KPI può essere segmentato in due modi: a salire, in cui l’obiettivo è superare una determinata soglia e il premio viene erogato in funzione del raggiungimento (o del superamento!) di questa, o a scendere, dove l’obiettivo è rimanere il più possibile al di sotto di una soglia- come può essere il rispetto di un budget. 

Questo modello si rivela il più efficace per orientare i comportamenti dei collaboratori, attraverso l’incentivo economico, e per tracciare strategie realistiche nel breve e medio periodo, attraverso il tracciamento dei kpi misurabili.

Inoltre, l’MBO è il metodo che previene ogni possibile equivoco nella valutazione. Non sempre siamo oggettivi sul modo di misurare le nostre performance, e nemmeno quelle dei collaboratori, e questo è evidente. Vorresti approfondire l’argomento? Ti spieghiamo qui tutti i benefici dell’MBO!

Bisogno 8: oltre la valutazione

La mia organizzazione lavora tantissimo per commesse/progetti. Le mie persone hanno team dinamici, ed il responsabile gerarchico non è la persona con cui lavorano per la maggior parte del tempo. Voglio creare una cultura dello sviluppo incoraggiando, facilitando lo scambio di feedback, non solo dal responsabile al collaboratore, ma anche tra colleghi, o tra partecipanti allo stesso progetto.

Modello suggerito: continuous feedback

Il continuous feedback, o feedback continuo, è un processo di comunicazione bidirezionale tra due o più persone, finalizzato a fornire un’informazione continua e costante sulle performance o sul comportamento di una persona o di un gruppo.

Lo scopo principale del continuous feedback è quello di fornire informazioni utili e specifiche su ciò che una persona o un gruppo sta facendo bene e su ciò che potrebbe migliorare, in modo da consentire loro di apportare modifiche e miglioramenti costanti al proprio comportamento o alle proprie performance.

Il continuous feedback può anche aiutare a mantenere la motivazione e l’attenzione sulla performance e sull’obiettivo finale, poiché consente alle persone di comprendere come le loro azioni si traducono in risultati e come possono apportare modifiche per raggiungere i loro obiettivi.

In Hrtools proponiamo un modello basato sul rilascio libero di feedback. E’ presente una traccia per il compilatore per strutturare meglio la comunicazione.

Si può definire se il feedback è legato a una collaborazione continuativa o ad un progetto specifico, inoltre il feedback è su tre campi: Cosa continuare a fare, cosa iniziare a fare e cosa evitare di fare. 

In conclusione

Perché è importante conoscere il motivo per cui si valuta? Perché l’effetto che vuoi ottenere sulla tua azienda determina il tipo di valutazione  più adatto.
Conoscere gli effetti desiderati è un primo passo per una valutazione di successo, ma il percorso non è breve.
Occorre stabilire il metodo, concordare una scala di misurazione, decidere gli elementi da valutare, chi interverrà nella valutazione, i flussi… le cose di cui tener conto sono tante. E’ un processo necessario, ma che richiede molto effort. 

Se vuoi ridurre gli sforzi e ottenere una sessione di valutazione pensata su misura per le necessità della tua azienda, puoi affidarti ai nostri HR Expert.
Non solo sapremo dirti qual è l’impostazione migliore per la tua azienda, ma ti forniremo un sistema del tutto digitalizzato che ti permetterà di effettuare le valutazioni da un unico punto di accesso che custodisce tutte le informazioni necessarie: dati anagrafici, retributivi e organizzativi, skill matrix, valori aziendali e… molto altro ancora! Richiedi una demo!