Il Management by Objective (MBO) è orma in circolazione da diversi anni. Numerosi sono i consulenti MBO e le metodologie sviluppate e perfezionate nel tempo per aiutare le organizzazioni a raccogliere i benefici della gestione per obiettivi.
Cos’è esattamente l’MBO? Cosa lo distingue da altre filosofie di gestione della forza lavoro, come il Management by Walking Around o il Management by Exception? Chi deve soddisfare tali obiettivi?
Mentre è lecito presumere che tutti i manager stabiliscano obiettivi per i propri team e per se stessi, tali obiettivi potrebbero non essere del tutto sincronizzati con gli obiettivi aziendali generali. Manager e dipendenti spesso lavorano in silos dipartimentali, focalizzati su una serie ristretta di obiettivi invece di lavorare tra i reparti verso obiettivi comuni.
Uno dei principali vantaggi di Management by Objective è il suo approccio top-down. Gli obiettivi aziendali sono fissati dal top management e resi trasparenti. Tutti conoscono gli obiettivi generali dell’azienda e ogni dipendente ha voce in capitolo nel determinare il modo migliore per arrivarci. Ogni dipendente ha un ruolo chiaramente definito da svolgere e obiettivi misurabili da raggiungere. Controlli, controlli ed equilibri sono integrati nel processo MBO tramite report frequenti e valutazione regolare delle metriche delle prestazioni.
I vantaggi
Le strategie MBO non sono facili da implementare. Esse influenzano ogni funzione dell’azienda e richiedono tempo per essere implementata. In genere, l’organizzazione avrà bisogno di un gruppo di consulenti MBO professionisti per aiutarli a stabilire la strategia MBO, fissare obiettivi a tutti i livelli, definire ruoli, coordinare i processi e determinare come verranno premiati gli “obiettivi raggiunti”.
Alcuni dei principali vantaggi includono:
- Migliore comunicazione tra direzione e dipendenti. L’MBO richiede una comunicazione bidirezionale continua per monitorare i progressi verso gli obiettivi. Ciò offre numerose opportunità per chiarire eventuali ambiguità riguardanti i singoli ruoli e aspettative e per adeguare gli obiettivi, se necessario. La comunicazione è la chiave per gestire qualsiasi attività di successo e MBO stabilisce processi per garantire che stia accadendo.
- Migliori prestazioni derivano dall’obiettivo principale dell’MBO: stabilire obiettivi misurabili e processi chiari per raggiungerli. La comunicazione bidirezionale mette manager e dipendenti sulla stesso piano quando pianificano i processi operativi e gli obiettivi individuali. Ogni dipendente capisce come il proprio lavoro contribuisce al business e gli obiettivi che deve raggiungere per garantire il proprio successo e il successo dell’azienda.
- L’utilizzo efficiente delle risorse umane è importante per ogni organizzazione. Con l’MBO, dipendenti e manager collaborano all’assegnazione dei ruoli e alla definizione degli obiettivi. Di conseguenza, entrambe le parti assicurano che i talenti individuali siano appropriati al compito da svolgere e che gli obiettivi misurabili siano altamente raggiungibili. Attraverso una premurosa corrispondenza tra talenti e compiti, favorisce il successo e utilizza le risorse umane al massimo effetto.
- Più coinvolgimento e impegno: l’MBO richiede che ogni membro dell’organizzazione sia coinvolto nella pianificazione e nel raggiungimento degli obiettivi aziendali. Tutti sono nel ciclo, il che migliora il morale e l’impegno per gli obiettivi dell’organizzazione.
- Struttura organizzativa più efficiente: l’MBO ricostruisce efficacemente la struttura organizzativa in modo che tutti si uniscano verso obiettivi chiari e comuni piuttosto che spingere in direzioni diverse.
- La valutazione delle prestazioni più obiettiva è il risultato dell’enfasi dell’MBO su obiettivi che possono essere quantificati e misurati e non si basano sul giudizio soggettivo di un superiore. Gli obiettivi misurabili sono percepiti come una valutazione giusta ed equa della gestione delle prestazioni individuali.
Le insidie
Per realizzare i vantaggi convincenti di Management by Objective, è necessario essere consapevoli delle insidie da evitare lungo il percorso:
- Top Management non coinvolto: mentre è vero che MBO si tradurrà in una struttura organizzativa migliorata e più efficiente, quel lieto fine non può essere raggiunto senza il completo buy-in e supporto della gestione. Non è sufficiente implementare l’MBO in una sola divisione, o non assegnare budget e tempo sufficienti per effettuare la trasformazione.
- Eccessivo lavoro dedicato: implementare una strategia MBO è un’impresa costosa e dispendiosa in termini di tempo. Ci sono i costi anticipati in termini di riunioni per stabilire obiettivi misurabili, stabilire processi che supportano gli obiettivi, definire i ruoli e determinare il reporting necessario per tracciare e valutare. I costi correnti si vedono nelle risme di “scartoffie” che MBO genera e nelle numerose riunioni necessarie per tenere tutti aggiornati e valutare regolarmente le prestazioni. Spesso, i manager si sentono come se trascorressero più tempo a “lavorare per il processo MBO” di quanto spendano lavorando sui loro obiettivi reali.
- Gli obiettivi possono essere difficili da quantificare: la “valutazione oggettiva delle prestazioni” può essere raggiunta solo se gli obiettivi sono misurabili. Ad esempio, il tempo medio di gestione (AHT) per un agente di call center è una metrica chiara misurata in minuti freddi e difficili. D’altra parte, la capacità dell’agente di mostrare “empatia” durante una chiamata è più difficile da misurare. È una valutazione soggettiva. Ognuno di questi contribuisce a un buon servizio. Se solo la produttività misurabile viene valutata e premiata, contributi importanti come la creatività, l’impegno o la cooperazione possono essere trascurati.
- I dipendenti resistono al cambiamento: l’MBO è promosso come un modo migliore e più efficace per motivare e premiare le prestazioni. I bonus e le altre compensazioni dipendono spesso dal raggiungimento dell’obiettivo. Per i venditori su commissione, questo non è insolito. La commissione viene assegnata solo quando la vendita è chiusa, indipendentemente da quanto sforzo è stato speso nel processo. Altri ruoli nell’organizzazione non sono abituati ad avere la loro retribuzione legata alle prestazioni. A seconda di come viene implementato MBO, MBO potrebbe incontrare una forte resistenza da parte dei dipendenti.
- Enfasi a breve termine: l’attenzione dell’MBO sugli obiettivi quantitativi può limitare la volontà o la capacità dell’azienda di fissare obiettivi a lungo termine. Le valutazioni delle prestazioni sono frequenti e si concentrano su obiettivi a breve termine – da 3 a 6 mesi al massimo. I dipendenti lavorano verso gli obiettivi immediati e non considerano gli effetti a lungo termine. Quando si considera il cambiamento strutturale che molte organizzazioni devono apportare per adottare l’MBO, sembra controintuitivo ostacolare la pianificazione a lungo termine di conseguenza.
