Migliorare la gestione HR grazie alla tecnologia

Immagina di essere alla ricerca di lavoro e di aver fissato un colloquio. Hai già imparato molto sull’azienda e su come potrebbe essere lavorarci. Il colloquio ti convince sempre di più che si tratta di una realtà con una cultura aziendale adatta alle tue ambizioni.

Ora immagina di avere ottenuto il lavoro e, superata la fase di onboarding, in pochi mesi ti rendi conto che nessuna delle opportunità di sviluppo e team building che ti è stata promessa è stata effettivamente realizzata. La cultura aziendale non è quella che avevi immaginato. Inizi a perdere la voglia di impegnarti e nel giro 6-12 mesi lasci l’azienda. Purtroppo si tratta di una situazione estremamente comune, a causa della quale molte aziende si ritrovano con un turnover altissimo.

Quali sono le cause di questo fenomeno? La risposta breve è: scarso coinvolgimento dei dipendenti.

La risposta più lunga è che quando i responsabili HR si affidano alla tecnologia a supporto del proprio lavoro, trovano principalmente strumenti di comunicazione e collaborazione, strumenti che raccolgono e analizzano i dati dei dipendenti o strumenti per gestire le buste paga e le attività amministrative. Ognuno di questi strumenti consente di semplificare dei processi e fornire informazioni preziose, permettendo a chi si occupa di risorse umane di essere più strategico e innovativo. Queste tecnologie hanno quindi indubbiamente un forte impatto sulla gestione HR.

Sfortunatamente questi strumenti non sono sufficienti da soli per garantire il coinvolgimento e la soddisfazione dei dipendenti, come dimostrano i dati che abbiamo visto in precedenza. Quando si hanno a disposizione così tante tecnologie, la tentazione è quella di “impostarle e dimenticarle;” ossia introdurle, implementarle all’interno dell’organizzazione e lasciare che facciano da sole il loro dovere. Tuttavia, per essere veramente efficaci e garantire il coinvolgimento dei dipendenti, le tecnologie delle risorse umane devono essere utilizzate in maniera differente.

Questo è più vero che mai per la forza lavoro di oggi, ormai difficilmente incline a orari rigidi e cubicoli. Una pianificazione flessibile e la possibilità di lavoro a distanza sono tra i vantaggi più richiesti dai lavoratori nel 2019, e le aziende che non si adattano a questo cambiamento sono destinate a perdere i migliori talenti in un mercato del lavoro sempre più concorrenziale. Un team “remoto”, tuttavia, è ancora più difficile da coinvolgere di uno che è tutto sotto lo stesso tetto; in che modo i responsabili delle risorse umane possono utilizzare software HR e tecnologie dedicate allo sviluppo professionale per trovare il giusto equilibrio tra la flessibilità e l’impegno richiesto dai dipendenti da parte dell’azienda?

Strategie per sfruttare al meglio le tecnologie HR

Sia che il tuo team sia al 100% “interno”, “remoto” o un mix dei due, dovresti prendere in considerazione i consigli di chi ha sviluppato uno dei software più utilizzati per la gestione HR, Trello: “È importante impegnarsi per costruire dei team che lavorino bene a distanza … trovare interessi comuni, programmare meeting significativi per tutti i partecipanti e comprendere veramente la prospettiva di ogni persona. ” Ecco anche due strategie per sviluppare una forte cultura di squadra a distanza:

  • Stabilire un chiaro insieme di “regole di convivenza” condivise da tutti i dipendenti dell’azienda
  • Un sistema efficace di incontri, eventi e abitudini che permettano alle persone di rimanere sempre in contatto

Questo è il tipo di struttura di sviluppo personale e professionale che può far funzionare al meglio le tecnologie HR allo scopo di mantenere il coinvolgimento di tutto il personale aziendale. Con l’obiettivo finale di creare un ambiente diversificato e inclusivo, si può poi decidere di potenziare queste tecnologie con un sistema chiaramente definito di tutoraggio e formazione, che permetta anche di aumentare la fiducia nel management da parte del personale.

Si possono poi utilizzare le webcam in conference call in modo che i dipendenti che lavorano fuori dall’ufficio possano vedere i volti degli altri, ricreando così virtualmente un ambiente di ufficio. Ma questo da solo può non bastare a coinvolgere i dipendenti. Si dovrebbero sfruttare queste stesse tecnologie per creare gruppi diversificati – con diversi background culturali, età, generi, aree di competenza, livello di occupazione, ecc. – e farli collaborare a specifici compiti. Trasformando questo esercizio in una parte integrante dell’operatività aziendale, nel tempo, si può rendere coeso ed efficiente un gruppo anche fortemente eterogeneo.

Molte strategie per le risorse umane si concentrano sull’offrire vantaggi legati al lavoro in ufficio, come palestre e asili aziendali, mense, spazi per gli animali domestici e, soprattutto, orari flessibili e opzioni di lavoro a distanza al fine di rendersi più attraenti per i talenti più richiesti Ma quando la maggior parte delle aziende offrirà questi vantaggi competitivi, diventeranno leve insufficienti a convincere i dipendenti a restare in azienda. Usare le tecnologie per la gestione HR puntando sulla trasparenza, la comunicazione e la disponibilità, all’interno di una struttura inclusiva, può far sì che il tuo team rimanga non solo produttivo, ma anche coinvolto ovunque si trovi. Anche una squadra sparpagliata in tutto il mondo può sentirsi coesa: questo farà sì che chi ne fa parte sia meno incline ad andar via, rafforzando così l’efficienza e l’efficacia della tua organizzazione.