Smart working: idee per viverlo oggi e affrontarlo domani

L’emergenza sanitaria che stiamo vivendo in queste settimane ha, tra le tante cose, cambiato in maniera radicale anche le giornate di lavoro di molteplici categorie di lavoratori italiani. Sono tante le aziende che, ove possibile, hanno obbligato i propri dipendenti allo smart working, in questa situazione obbligatoriamente da casa (ricordiamo che per definizione il lavoro agile potrebbe essere svolto da qualsiasi luogo).

In questa nuova ed improvvisa “way of doing”, la messa in pratica dello smart working ha causato reazioni positive ma anche meno positive tra lavoratori e aziende. In alcuni casi sono stati immediatamente identificati i vantaggi, in particolar modo in quelle aziende che lo hanno adottato in tempi rapidi in varie forme e con diverse gradualità, in altri sono state evidenziate le lacune, sia perché quella attuale non è una condizione “scelta” sia perché è molto probabile che si è innestata in processi non definiti, tecnologie non note, scarsa dimestichezza con gli strumenti utili al lavoro agile. A questo va aggiunto il senso di smarrimento e incertezza che questa pandemia sta generando in ognuno di noi.

Tuttavia, siamo inevitabilmente chiamati ad affrontare questa nuova modalità di lavoro e la cosa che abbiamo provato a fare, per tutti noi, è stata quella di identificare alcune possibili indicazioni che aiutino a gestire gli effetti collaterali ed a elaborare possibili soluzioni per il futuro.

Restaurare le relazioni sociali

Qual è la principale mancanza che stiamo vivendo durante queste settimane di lavoro forzato da casa? Probabilmente l’umanità dello stare insieme ai i nostri colleghi, di sentire quel senso di appartenenza e di gruppo che spesso, soprattutto durante i momenti ad alta tensione, ci “salvava” le giornate. In questi giorni di lavoro da casa dobbiamo essere capaci di rispondere al bisogno di appartenenza ad un gruppo. Possibile soluzione se si è in smart working? Videochiamate. Guardare i colleghi negli occhi infatti stimola il confronto e permette di generare l’effetto “pausa caffè” anche se davanti a uno schermo. Una pausa pranzo da remoto? Perché no. Potrebbe essere un momento per raccontarsi la giornata, per scambiarsi qualche piccolo segreto in cucina o per raccontarsi il film visto la sera precedente.

Mantenere la divisione tra vita personale e vita lavorativa

La vita personale e la vita lavorativa in queste settimane si mischiano anche nei luoghi e negli spazi fisici. Sono molte le interruzioni causate dal setting, soprattutto quando non si è soli in casa. È importante riuscire a delineare dei confini spaziali e temporali anche nell’ambiente domestico. Crearsi il proprio piccolo ufficio può essere la soluzione, prestando attenzione alla luminosità e all’areazione, così come concentrarsi negli orari appropriati e poi staccare completamente nelle pause (preferibilmente con telefono e computer spento). I genitori possono fissare delle pause concordate da dedicare solo ed esclusivamente ai figli.

L’importanza dell’attività fisica

Smart working non vuol dire restare tutto il giorno seduti passando dalla postazione lavorativa alla poltrona in soggiorno. Nelle pause o dopo lavoro è importante svolgere attività fisica, soprattutto se questa è sempre stata una nostra abitudine. Break fisici durante la giornata ci permettono di riattivare i muscoli e di migliorare le funzionalità del nostro sistema cardiocircolatorio. La possibile soluzione? Organizzare sessioni di workout virtuale post-lavoro insieme ai colleghi o amici. Le aziende potrebbero anche farsi promotrici di corsi online da diffondere tra i dipendenti.

Non procrastinare rimandare gli impegni e le attività per assicurarsi continuità e per farsi trovare pronti (sfruttando le tecnologie digitali)

Allontaniamoci sempre più dall’idea di rimandare tutto a “quando le cose torneranno nella normalità”, sia perché non conosciamo realmente i tempi sia perché non è detto che si ritorni alla “normalità” come l’abbiamo vissuta e praticata fino a qualche settimana fa. Stiamo vivendo un periodo che potrà portare ad un cambiamento epocale sotto diversi aspetti. È opportuno farsi trovare pronti, continuando a pianificare, organizzare e soprattutto accumulare conoscenza ed esperienza. Abbiamo a disposizione ottime tecnologie per riorganizzare le cose da remoto con un livello di interattività, partecipazione e coinvolgimento inimmaginabile fino a pochi anni fa.

Prepararsi al rientro ripensando il modo di intendere e fare lavoro

Il rientro sarà un momento di verifica per le direzioni del personale delle aziende. La prima domanda che ci si dovrà porre sarà “cosa ha funzionato e cosa no?”. Sarà importante per le aziende misurarsi sull’adeguato livello di flessibilità dimostrato in termini di policy, reattività e strumenti utilizzati non solo per fare azienda ma anche per gestire e sviluppare le persone. Potremmo essere chiamati ad affrontare nuove fasi di stop e di temporanea limitazione, se ne parla sempre più e occorre farsi trovare pronti, questa volta non più per affrontare l’emergenza ma per proseguire il nostro business e il nostro lavoro e per garantirlo a tutti i nostri stakeholders; anche loro sono stati coinvolti dall’emergenza ed è importante come il nostro lavoro debba agevolare il loro.

Acquisizione di conoscenza e tecnologia sono sempre più il paradigma del futuro del lavoro. Le direzioni HR delle aziende possono acquisire un ruolo centrale in questo processo di cambiamento proponendosi di diventare, insieme alle Direzioni ICT, il motore della digital tranformation. La chiave è assumersi la responsabilità del perseguimento di questo obiettivo nel breve termine, per minimizzare qualsiasi rischio di impasse futuro.