Tavole di rimpiazzo: i concetti di base per costruirle

Come fare ad ottenere la lista delle persone più idonee a ricoprire un determinato ruolo e la lista delle posizioni cui una determinata persona può accedere? Le tavole di rimpiazzo costituiscono uno strumento importante nella moderna gestione delle risorse umane. Abbiamo provato a definirne i fondamentali in questo articolo

Le tavole di rimpiazzo (o di successione) sono uno strumento molto utile per l’HR intelligence di tutte le aziende: si tratta di uno strumento che permette di stabilire le gerarchie di successione per i ruoli chiave, nel momento in cui la persona che ricopre un determinato ruolo decida di lasciarlo improvvisamente. 


Le tavole di rimpiazzo sono realizzate incrociando informazioni organizzative con informazioni specifiche sulle persone. Sul piano organizzativo è fondamentale partire da una base che preveda:

– Una chiara definizione delle posizioni organizzative, partendo dalle job description e rilevando obiettivi e responsabilità declinando attività e competenze per poterli espletare al meglio;
– Un sistema di valutazione del personale definito che consenta di rilevare il livello di possesso delle competenze, le performance e, possibilmente, anche il potenziale dei soggetti.
Un’altra dimensione fondamentale da prendere in considerazione per la creazione delle tavole di successione è l’esperienza.

L'importanza di avere dati accurati, completi, organizzati

Più queste informazioni sono complete e accurate, più le tavole di rimpiazzo sono utili per trovare internamente all’azienda un soggetto capace di ricoprire un ruolo improvvisamente scoperto. In questo modo è possibile evitare di selezionare nuovo personale dall’esterno e, di conseguenza, di ridurre i tempi e i rischi relativi alla fase di inserimento.
Attraverso la costruzione e la raccolta di queste informazioni e metriche, viene creata una gerarchia dei possibili sostituti per un determinato ruolo. Non è detto che i sostituti debbano provenire dalla stessa divisione aziendale. Soprattutto nel caso di aziende che danno un alto valore alle competenze trasversali e alla job rotation, è possibile che eventuali rimpiazzi provengano anche da altre divisioni. E’ quindi possibile avere ruoli che possono essere ricoperti da personale proveniente da altri settori aziendali, oppure persone che possono potenzialmente ricoprire più ruoli in azienda.

Il risultato delle analisi svolte è una lista di possibili sostituti con una distinzione tra i soggetti che possono ricoprire il key role sin da subito e chi, invece, può ricoprirlo dopo alcuni mesi (a seguito di interventi formativi o di fasi di addestramento on the job).

Piani di sviluppo e tavole di rimpiazzo, chiariamo le differenze

Seppur i piani di sviluppo e le tavole di rimpiazzo si basino sullo stesso tipo di informazioni vi è una fondamentale distinzione tra i due. I primi servono a inserire e a far crescere in azienda nuovo personale. Il neoassunto (solitamente si tratta di giovani con un alto potenziale), alla fine del suo percorso formativo, potrà occupare un key role già esistente o uno nuovo. I piani di sviluppo, pertanto, rientrano nella programmazione aziendale a medio-lungo termine in accordo con le strategie aziendali.
Le tavole di successione, invece, sono uno strumento fondamentale cui un’azienda si dota per fronteggiare cambiamenti improvvisi nella pianta organica del personale.

Le tavole di rimpiazzo, tra gli strumenti in ausilio alle HR, hanno valore predittivo, ragionando su un possibile ruolo futuro da ricoprire nell’organizzazione, non sulla funzione attuale del candidato. Perché i piani di successione siano efficaci e incidano sulla produttività aziendale nella selezione delle persone, le previsioni devono essere il più accurate possibili, con una raccolta del maggior numero di informazioni disponibili che vanno incrociate opportunamente fra loro. In questo caso le soluzioni digitali per la gestione del personale costituiscono una imprescindibile base di dati e informazioni per la costruzione di tavole di rimpiazzo in maniera semplice ma strutturata.

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