Una guida alla gestione del workflow HR – Parte 2

Nell’articolo della scorsa settimana abbiamo visto quali siano i vantaggi legati all’automatizzazione dei workflow legati alle risorse umane. Oggi andiamo a scoprire quali sono invece gli specifici ambiti di applicazione di questa automatizzazione.

Come detto, la crescente diffusione della digitalizzazione anche in ambito aziendale ha reso l’automatizzazione dei workflow la soluzione perfetta per ridurre le inefficienze nei processi HR. Ecco alcuni esempi di workflow HR che possono essere ripensati in termini di automatizzazione.

1 – Onboarding

Ottimizzare il processo di onboarding significa innanzitutto permettere ai nuovi assunti di sbrigare le pratiche di assunzione e firmare la documentazione richiesta in modalità “elettronica”. Il workflow automatizzato si occuperà di inviare le diverse notifiche a tutte le figure coinvolte nel processo in modo da mantenere tutti informati. Ogni step del processo viene monitorato in maniera accurata e continua senza stress per i nuovi assunti né per il team HR.

2 – Inviare richieste

L’interminabile processo di gestione di ferie e permessi è un altro eccellente candidato all’automatizzazione. Normalmente questo tipo di richieste comporta un lungo scambio di email, una scrupolosa analisi di enormi fogli di calcolo e infine l’eventuale approvazione. Tutti questi processi possono essere facilmente automatizzati e resi più semplici e trasparenti affidandosi a un software dedicato che permetta di gestire liberamente qualsiasi tipologia di workflow in modo semplice e flessibile.

3 – Gestione delle informazioni sui dipendenti

Col passare del tempo i dati accumulati legati ai dipendenti aumentano in maniera esponenziale e gestirli manualmente può diventare un grosso problema. Automatizzando il processo di creazione e gestione delle informazioni legate al personale aziendale, è possibile ridurre gli errori e semplificare il reperimento dei dati. Gestire tali dati attraverso una piattaforma HR, inoltre, evita che informazioni confidenziali legate ai dipendenti possano finire in mani sbagliate.

4 – Offboarding

Al momento dell’uscita di un dipendente dall’azienda, attenzione ai dettagli e uniformità di trattamento sono assolutamente cruciali. Si tratta di due parametri che però possono risentire pesantemente di una gestione completamente manuale. Se da un lato le checklist cartacee sono sicuramente utili, dall’altro non si può dipendere esclusivamente da esse. Alcuni step potrebbero essere involontariamente saltati e le checklist di offboarding seguite in maniera errata. D’altro canto, un workflow automatizzato attraverso un software HR può far sì che ciascuno step venga validato correttamente, assicura la compliance e dà a chi si occupa di risorse umane la certezza di non commettere errori.

Pianificazione ed esecuzione

Una gestione manuale dei workflow HR non è soltanto costosa ma soprattutto inefficace. Per ridurre gli errori e gli enormi costi associati a tale modalità di gestione è fondamentale che le aziende si concentrino sull’ottimizzazione dei loro workflow. Per prima cosa è necessario identificare i problemi esistenti:

– Valutare quali sono i workflow utilizzati in azienda
– Verificare i problemi che si presentano per diversi workflow
– Elencare gli strumenti usati per risolvere tali problemi
– Isolare le aree specifiche che portano a ritardi e rinvii

Una volta identificati i punti deboli degli attuali workflow, il passo successivo è identificare il giusto software HR. L’ideale è identificare una piattaforma in grado di automatizzare, monitorare e gestire tutti i workflow legati alle risorse umane permettendo agli HR manager di spostare la loro attenzione dai ripetitivi task amministrativi ad attività in grado di avere un reale impatto positivo per l’azienda.

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