Le motivazioni e il percorso per cui System Logistics sta trasformando i propri processi HR, passando da una gestione basata principalmente su Excel a un ecosistema di strumenti integrati.

Siamo lieti di condividere i momenti salienti dell’intervista con Carlo Bondioli, HR Director di System Logistics e ospite del ciclo di webinar Q4. Carlo ci ha raccontato come un’azienda con una storia solida ha intrapreso un profondo e illuminante percorso di trasformazione digitale della Funzione HR: le sfide, le motivazioni e la visione futura di un team che ha saputo evolvere da processi manuali a un ecosistema tecnologico avanzato.

Vediamo quindi:

• Il punto di partenza
• Il cambiamento culturale
• Dati e Consapevolezza: La Nuova Intelligenza HR
• L’HR del Futuro in un gruppo internazionale

Il punto di partenza

System Logistics, un’azienda strutturata, ha deciso di investire in una digitalizzazione profonda, che ha coinvolto il cambio del gestionale paghe e l’introduzione di strumenti avanzati come hrtools. Ma cosa vi ha spinto a questo passo così significativo?

La spinta è arrivata essenzialmente da due driver fondamentali:

1. le persone e l’esperienza utente: le nuove generazioni di dipendenti, abituate a interfacce veloci e intuitive, richiedevano – direttamente o indirettamente – l’adozione di strumenti semplici, intuitivi e user-friendly. Continuare ad utilizzare strumenti obsoleti rischiava di trasformare i processi in qualcosa di frustrante, creando addirittura demotivazione, dove invece l’obiettivo è proprio quello di motivare.
Gli strumenti che l’azienda adotta nei confronti delle risorse sono quasi una vetrina e una forma di employer branding interno: mostrano cosa l’azienda è in grado di offrire ai propri dipendenti. Dunque, la scelta non è stata primariamente orientata verso le soluzioni, ma a valorizzare l’esperienza d’uso.

2. la necessità di efficientare i processi: il secondo driver, più di business, è stato ovviamente l’esigenza di ottimizzare il più possibile i tempi e i costi indiretti nella gestione di processi cruciali come il performance appraisal e la gestione di paghe e presenze.

All’inizio (nel 2016,l’anno del mio ingresso), System Logistics gestiva paghe e presenze in digitale, ma tutti gli altri processi—dal Performance Appraisal (PA) all’MBO e alla selezione generica—erano gestiti fuori sistema, tipicamente tramite file Excel o email e archivi in cartelle. 

Anche la formazione?

Anche la formazione era erogata senza una piattaforma di e-learning dedicata.

Il percorso di digitalizzazione è stato graduale e costante, su diversi fronti:

• 2017: Introduzione del Performance Appraisal (iniziale).

• 2018: Adozione di un LMS per la formazione e un ATS per il recruiting.

• 2021: Digitalizzazione del processo di PA e MBO tramite l’introduzione di hrtools.

• 2023: Cambio del provider gestionale paghe, con l’inglobamento del payroll sotto lo stesso cappello di provider del core management.

In realtà è una trasformazione che continua a evolversi: l’ultima novità riguarda la piattaforma di formazione, dove siamo passati a SuccessFactors ma è soltanto la prima di una serie di integrazioni che seguiranno.

Il Cambiamento Culturale: Adoption e Coinvolgimento

L’introduzione di nuovi strumenti digitali richiede un notevole cambiamento culturale. Come sono stati accolti tutti questi cambiamenti in azienda?

Inizialmente abbiamo comunicato i primi cambiamenti tramite semplici comunicazioni interne collettive, nello stesso modo in cui si annunciano le ferie, per fare un esempio. Le persone, però, in questo modo non sposavano completamente la causa.

Imparando da questa esperienza- coinvolgendo il reparto marketing – abbiamo modificato il processo di adoption, che ora è in 3 fasi:

1. Campagna Comunicativa Preliminare: inviamo una serie di newsletter che partono mesi prima dell’evento, per creare curiosità e tenere alta l’attenzione, trasformando il cambiamento non in una sorpresa, ma in qualcosa a cui tutti sono preparati.

2. Comunicazione di Inizio Evento: rilasciamo manuali e organizziamo webinar, spesso proposti dallo stesso provider del servizio.

3. “Go Live” Umanizzato: è il team HR che annuncia il go live vero e proprio, prendendosi la responsabilità di ciò che sta accadendo e dando un tocco di “umanità” al processo, rimanendo a disposizione per il supporto.

Dati e Consapevolezza: La Nuova Intelligenza HR

Avendo digitalizzato praticamente tutto, immagino che ora la tua azienda disponga di molti dati: quali sono quelli che ritieni davvero strategici avere sempre sotto controllo? E quali invece condividi con il management per aumentare consapevolezza e responsabilità sulle persone?

Sopra ogni cosa tutti questi dati hanno portato a un enorme vantaggio: la tempestività delle informazioni.
Se in passato serviva una giornata per raccogliere dati manuali sulla provenienza dei curriculum o sulle posizioni, oggi l’HR dispone di una nuova intelligenza basata su dati strutturati.

Solitamente con il management condividiamo due tipi di informazioni:

• Dati di Recruiting: numero di candidature, lead time, e in generale i dati di analytics che rientrano nei processi di selezione.

• Dati di Performance e MBO: per esempio in quali dipartimenti le valutazioni sono più alte o più basse, quali obiettivi vengono dati più spesso e quali vengono raggiunti di più o di meno…

Questi dati non solo aiutano a prendere atto della situazione, ma influenzano le decisioni.

Tuttavia, c’è un’area in cui stiamo ancora lavorando: il coinvolgimento dei People Manager nell’utilizzo diretto degli strumenti digitali e nella delega di queste informazioni. Nonostante alcuni tentativi e pilot, abbiamo capito che è necessario dedicare tempo e campagne comunicative specifiche ai People Manager per far sì che adottino pienamente questi strumenti, è più una questione culturale che tecnologica.

L’HR del Futuro in un gruppo internazionale

Cosa c’è nel vostro futuro?

System Logistics opera all’interno del gruppo internazionale Krones; questa appartenenza al gruppo (completata nel 2016) ha gradualmente modificato il processo decisionale della funzione HR. Inizialmente, le scelte erano fatte unicamente con il management locale. Intorno al 2021, la casa madre ha richiesto la centralizzazione dei dati sulle persone (competenze, skills, anagrafiche, percorsi di carriera), con l’obiettivo di impostare processi a livello globale anziché solo locale.

Guardando al futuro – e ormai pare scontato – l’area di maggiore innovazione risiede nell’Intelligenza Artificiale. Il nostro percorso di trasformazione fino a oggi ha mirato a ottimizzare tempi e costi e a rendere la vita delle persone più facile, ora invece l’intero gruppo punta a utilizzare la tecnologia per aiutare a prendere decisioni, sfruttando il dato a livello predittivo per fornire informazioni aggiuntive e strategiche.